什麼是在線支付發票？如何進行？

重點

• 當消費者購買的商品或服務交付時，他們按照發票上的規定向企業付款。
• 現金或支票、信用卡或金融卡、銀行轉帳、電匯、網路付款和自動帳單支付是支付發票的幾種流行方式。
• 使用自動化軟體管理發票和檢查發票範本是兩個最佳實踐，可以幫助您的企業防止付款延遲。 

發票付款是企業向客戶收取款項的方式。無論看起來多麼令人興奮，隨著線上支付技術和發票自動化軟體的進步，全球企業仍然面臨著廣泛的挑戰。

透過擁有整合的發票管理系統可以消除包括延遲付款在內的這些問題。

無論您是剛開始新業務還是已經涉足該領域一段時間，本文都將幫助您了解有關發票付款的所有信息，並且我們還將向您展示一些有關如何按時進行發票付款的快速提示。

發票付款是什麼意思？

發票付款是個人清算所提供的商品或服務的全部應付金額的交易，是維持正常業務運作的關鍵因素。因此，良好地執行該流程有助於解決問題，即前面提到的延遲付款等問題。發票是一份正式文件，通常概述整個交易，包括商品或服務說明、應付金額和付款條件。建立這些要素對於發行和支付都至關重要。

近年來，電子發票和會計軟體的使用越來越頻繁，這可以極大地幫助簡化流程。因此，發票準確性和及時計費是與客戶和供應商建立和維持良好關係、保持現金流量以及被視為專業組織的一種方式。

了解如何閱讀發票至關重要，但將其與帳單和其他財務文件分開也至關重要。最後但並非最不重要的一點是，我們將遍歷發票和帳單之間的區別，儘管它們有相似之處，但事實上它們是不同的文件。

票據和發票之間的主要區別是什麼？

帳單應立即以現金支付，而發票上則規定客戶可以清除部分欠款。

發票應包含哪些內容？

為了避免延遲付款或跟進未付發票的不愉快情況，您必須精心準備發票。以下是必須包含的關鍵詳細信息，以促進客戶及時付款：

• 公司識別：清楚說明您公司的名稱。
• 營業地點：提供您的營業地址。
• 聯絡資訊：突顯可供客戶使用的各種溝通管道。
• 產品/服務詳細資訊：描述購買的物品或服務。
• 發票識別：分配唯一的發票號碼以供參考。
• 購買日期和付款條款：指定交易發生的時間並概述付款安排，包括方法和商定的日期。
• 付款明細：包括付款組成部分，例如：到期日。
• 應付總額：總結客戶應付的總額。
• 付款說明：提供完成金融交易的指導。

這些是您應在發票中包含的最少項目。除此之外，您還可以找到其他詳細信息，包括如果根據購買後達成的協議適用增值稅，您何時有權獲得提前付款的折扣。

發票範例

讓我們來看看旨在簡化客戶付款流程的發票樣本：

這是發票樣本，其中包含我們上面列出的所有組件以及它們的結構。通常，您每次將發票發送給客戶之前都必須仔細檢查，以避免任何誤解。

6 個最安全的發票付款選項

收到發票後，下一步就是在指定日期之前結算。賣方必須在發票中註明付款方式和付款條件。每種付款方式都有自己的設定程序，可能會對交易的任何一方收取額外費用。在為您的公司決定付款選項時以及選擇付款方式之前，應考慮這些因素。

以下是您可能會遇到的幾種典型付款方式：

1. 現金支付

現金支付請求，是付款人和收款人之間的共同行動計劃。人們可以透過在預定地點參加會議或透過郵寄的方式獲得現金。由於存在丟失或被盜的風險，數位支付系統已成功地將現金變成了安全的選擇。

2. 透過支票付款

此外，支票通常需要提前安排會面和/或郵寄給收件人。

鑑於更快的數位支付管道的成長，這種方法也在減少，因為它比新的支付方式更耗時。另一張支票也面臨被取消或偽造的風險。

3. 信用卡/金融卡

使用信用卡或金融卡付款更加方便和安全。大多數情況下，賣家都會註明該卡是否可以使用。例如：您可以被重新導向到受安全網關保護的付款頁面，該網關可以保護您的資訊。

也許信用卡支付選項的最大缺點是卡公司收取的額外信用卡費用。

4. 電匯或銀行存款

有時，供應商甚至可以要求直接將銀行存款存入帳戶。如果這是最方便的付款方式，則應在發票上寫下銀行帳戶詳細資訊。

國內電匯是全國市場上最受歡迎的支付工具。通常有一個本地銀行系統可以協助此類貨幣交易。但是，在進行跨國支付時，由於貨幣兌換和國際轉帳處理成本，也可能會收取交易費。

5. 網上支付

通常，線上支付由 PayPal、Apple Pay、Google Pay、Statrys、Venmo（美國）、微信支付（中國、香港）和 Payoneer 等第三方提供者提供。

此類付款的交易處理通常需要向第三方收取費用。

6. 自動繳費

支付發票的另一種方法是設定自動付款。

這種付款請求使買方和賣方雙方就所欠金額和後續付款的時間表達成協議。

付款人可以透過將單一貨幣交易拆分為客戶更易於管理和控制的區塊來實現這一點。對於那些讓客戶定期下單的企業來說，這也是一個不錯的選擇。

可以發出定期訂單，用於定期扣款的自動帳單付款或定期付款安排來支付發票。

定期付款可以預設為固定或變化的金額。對於系統已清算的每筆付款，都應向客戶發送收據。

什麼是付款條件？

付款條款是客戶必須遵守的時間段的規範，並且可能會因供應商的不同而有所不同。通常，這件事與付款日期有關。

發票的付款部分包含所提供的商品或服務的付款應遵循的規則。它包括付款方式、到期日和可能的提前付款折扣等元素。

如果不遵守付款條件，該怎麼辦？

不遵守發票付款條款可能會導致付款延遲。以下是發票開立後可能導致業務方和客戶方付款延遲的因素。

客戶端付款延遲的典型原因包括： 

• 組織或會計流程問題
• 資金不足以結算發票
• 對付款條件的誤解

相反，開立發票的企業可能會因為以下原因導致付款延遲：

• 發票上遺漏重要細節
• 付款條件和說明不明確
• 提供不正確的訊息

另一方面，銀行或技術問題等其他因素可能會減慢支付過程。即便如此，企業有必要確保發票不混亂，以便客戶的付款不會延遲。

您可以做 5 件事來自動準時付款

逾期付款費用或付款延遲對其他人來說絕不是令人愉快的。

如果您是企業主，您可能還需要向供應商支付發票款項。遵循我們的 5 大提示，避免延誤並始終按時支付帳單。

1. 檢查您的發票

收到發票後立即檢查非常重要，尤其要注意：

• 到期日：確保按時付款並驗證付款期限。
• 付款條款：查看發票上提供的條款，確保您理解它們。
• 總成本：確保帳單金額正確並且反映了您購買的商品和服務。

2. 設定提醒以及時通知

如果您因日常活動而不知所措，突然收到一張賬單，請不要試圖將其放在一邊以供稍後處理。因此，它可能會被完全遺忘。

相反，您可以使用提醒為自己或您的團隊留出時間。結帳後，寫一封簡訊即可快速支付帳單。如果會計團隊在場，您可以立即將發票發送給他們。

3. 建立一個專門用於發票目的的計劃作為主要計劃

制定執行開立、審核和支付發票任務的時間表。如果您意識到您可能有幾張發票同時到達，那麼這種方法可以伴隨著付款時間表的繪製。

4.立即解決發票問題

此提示對於發票發送者和付款者都很重要。

如果您的企業經常受到客戶逾期付款的影響，現在可能是您考慮檢查發票範本的適當時機。檢查基本細節是否有空白，或您的發票結構是否清晰。

如果您的企業未能按時付款，您需要確定根本原因。例如：您可以從分析您的發票系統開始。

5.安裝自動開票軟體

自動發票軟體的一部分可以幫助您的企業提高時間和成本效率。此類軟體可以幫助您製作、歸檔、整理、支付、保存等帳單，以便您可以正確處理和管理您的發票。今天就可以考慮嘗試Xero和永捷來體驗這些好處。

確保使用正確類型的發票

這樣，您可以透過確保使用正確類型的發票來避免一些可能導致滯納金或其他中斷的錯誤。

Xero的發票產生器可以幫助您專業地建立發票，並節省手動建立發票的時間。立即聯絡永捷並嘗試！

永捷集團如何提供協助？

永捷集團為香港企業提供包括發票付款管理在內的一站式會計服務。我們擁有一支才華橫溢的專業團隊，他們擁有多年的經驗和創新的軟體，使您的會計業務易於處理，以便您可以專注於發展您的業務。有機會與永捷集團一起親身感受。今天就聯繫我們進行對話！