年度股東大會（Annual General Meeting，簡稱 AGM）是公司每個財政年度必須舉行的一次法定會議，讓董事會向股東報告經營狀況、提交財務報表，並處理與公司治理有關的重要事項。根據香港《公司條例》第622章，公司須於每個財政年度內召開一次 AGM，以保障股東的基本權益與決策參與。
AGM 通常涵蓋公司表現匯報、董事與核數師的任命或續聘、股息派發安排、重要決議表決等，亦是股東向董事會提問、監察企業運作及參與重大決策的重要場合。
雖然 AGM 最常見於公司架構中，但在香港，某些非牟利團體、擔保有限公司、學校或協會等，也可能根據其章程或監管條文要求召開年度大會，以審視組織運作及制定未來方向。
與一般公眾持股不同，AGM 讓具表決權的股東有實質發聲空間，包括就財務政策、董事人選、章程修改等具影響力議題投票表決。因此，它是公司治理制度中不可或缺的一環。
内容概要
內容大綱
重點摘要
- 香港公司每個財政年度須依法召開一次 AGM，以提交財務報表、處理董事任命及讓股東參與決策。
- AGM 可透過實體、虛擬或混合形式舉行，但須確保股東能即時發問、表決與參與會議。
- 特定情況下可獲豁免召開 AGM，如全體股東已書面決議、公司為單一成員、或註冊為不活動公司。
- 會議通知必須提前 21 天發出，並載明日期、地點、議程、表決方式與技術參與指引。
- 股東可透過委任代表參與 AGM，並就所有議案行使表決權，代表表格須依章程格式與時限提交。
- 永捷集團提供 AGM 全流程支援，涵蓋法律合規、文件準備、虛擬會議技術與股東溝通安排。
AGM 的目的與核心功能
年度股東大會（AGM）的核心目的是確保公司治理透明，讓董事會就企業過去一年的表現向股東報告，並在股東監督下處理重要決策。這不僅是履行法律責任的會議形式，更是股東參與治理、表達意見、保障權益的重要制度安排。
根據香港《公司條例》與《上市規則》的規定，公司每年透過 AGM 彙報其財務狀況、經營成果、業務策略，並處理下列重大事項：
- 呈交年度報告及經審核財務報表
董事會需向股東提交財務報表、核數報告與審核委員會回顧，提供公司資產、收入、現金流與債務的最新概況。 - 選舉與委任事項
AGM 是股東對董事會組成發揮決策權的正式機會，包括新董事、高階管理人員的委任與罷免、董事酬金表決，以及續聘或更換核數師等。 - 表決股東決議案
AGM 可就普通或特別決議案進行投票，例如修改公司章程、股份發行授權或重組方案。所有具表決權股東皆可參與，亦可透過代表委任方式投票。 - 解答股東提問與企業展望
AGM 提供一個機制讓股東可向董事會提問，了解營運策略與未來發展方向，同時也是公司釐清股東疑慮、加強信任的關鍵場合。
AGM 不只是程序性的例行公事，更是公司高層與股東之間唯一公開且具法律效力的正式會議，對維護公司長遠穩健運作與投資者關係具有深遠意義。
首次 AGM 的召開時限與日後 AGM 的時程規定
根據香港《公司條例》第622章及 2023 年修訂條例的規定，公司須在每個財政年度內召開一次股東周年大會（AGM），但首次 AGM 的召開時限因公司類型而有所不同：
首次 AGM 的法定召開時限：
| 公司類型 | 首次 AGM 必須召開的時間 |
| 擔保有限公司 或 非附屬公眾公司的私人公司 | 成立後首個周年日後的 9 個月內，或會計參考期結束後 3 個月內，以較遲者為準 |
| 其他公司（如上市公司或附屬公眾公司） | 成立後首個周年日後的 6 個月內，或會計參考期結束後 3 個月內，以較遲者為準 |
之後每年 AGM 的召開時限：
- 私人公司或擔保有限公司（非附屬公眾公司）：
每個會計參考期結束後 9 個月內 必須召開 AGM。 - 其他公司類型：
每個會計參考期結束後 6 個月內 必須召開 AGM。
此外，公司應在 AGM 召開前，向所有有權出席與表決的成員提供必要文件副本，例如年度財務報表與核數報告，以便股東有足夠時間審閱及作出決策。
此時限屬於公司治理與合規的核心規定，董事會應妥善規劃會議日期與通知安排，避免違反法例所訂明的期限要求。
可以不召開 AGM 嗎？豁免條件與書面決議制度
雖然年度股東大會（AGM）在香港屬於公司每年應履行的重要法定程序，但根據《公司條例》及其 2023 年修訂版本，部分公司在特定情況下可獲豁免召開 AGM。這些例外機制旨在為較簡化的公司架構提供靈活安排，前提是所有法定程序已透過其他形式適當完成。
以下情況可依法豁免召開 AGM：
- 全體股東已以書面方式通過所有必須在 AGM 處理的決議，並無任何議題需於會議中表決；
- 公司為單一成員公司（即僅有一名股東），相關決議可透過書面或電子方式處理；
- 公司已獲註冊為不活動公司，且經公司註冊處批准；
- 全體有表決權的股東書面同意免除當年召開 AGM 的要求。
在實務上，只要公司在年度內所有必要事項均已透過書面決議完成，便無需召開實體或虛擬形式的 AGM。這種處理方式不僅可簡化行政流程，也有助於提升董事會與股東間的決策效率。
值得注意的是，若公司選擇行使豁免權，應確保所有書面決議文檔具法律效力，並妥善存檔備查，以應對未來可能的公司法審查。
AGM 的通知期與會議通告應包含哪些內容？
為確保股東有充分時間準備與參與，召開股東周年大會（AGM）必須遵守法定通知期限與格式要求。根據香港《公司條例》及《上市規則》規定，公司董事會須於會議前至少21天發出書面會議通知。若為召開其他股東特別大會，通知期則為至少14天。
如公司章程另有規定較長的通知期，則須遵循該較長通知期限。此外，若全體有權出席並表決的股東同意，通知期可依法縮短。
會議通告應包括以下關鍵內容：
- 會議基本資訊：日期、時間、地點（如為虛擬會議，須列明登入平台與方式）
- 會議形式說明：註明是否採用實體、虛擬或混合形式進行
- 議程安排與決議內容：每項決議案應清晰列出，並註明屬於普通抑或特別決議
- 投票安排與記錄日期：說明有權出席與投票的股東名冊截止日，以及委任代表方式
- 技術參與指引：如採虛擬或混合形式，須提供登入資訊、身份驗證方式與支援渠道
- 惡劣天氣安排：列明若遇八號風球、黑雨或極端情況，會議是否延後與通知方式
撰寫會議通告的建議：
根據香港交易所指引，會議通告應使用清晰、易於理解的語言撰寫，避免過度法律化的術語。所有決議案應以完整原文呈現，而非僅概述目的。若有多項實質上獨立的事項，應分拆為多項獨立決議，除非該等事項具有法律上或實務上的關聯性，且需綁定表決，方可作合理合併。
為提升參與率，公司亦可考慮提前於企業網站或公告欄位公開會議通告及附件，讓股東能隨時查閱。
AGM 的舉行流程與公司秘書的角色
召開年度股東大會（AGM）需依據法律程序與公司章程妥善籌備。從會議通知、議案呈交，到議程進行與會後紀錄，每一個環節皆是公司治理合規的重要一環。公司秘書在整個過程中扮演協調、監察及合規落實的關鍵角色。
AGM 標準流程概要：
- 發出會議通知：依照法定時限（至少 21 天）通知所有有表決權的股東，並提供會議議程、決議案全文及技術登入資訊（如為虛擬／混合會議）；
- 準備會議文件：包括審核後之財務報表、董事會報告、核數報告，以及其他決議草案；
- 會議召開：由主席主持會議，逐一處理議程事項，解答股東提問，並就各決議案進行表決；
- 表決與點票：若為上市公司，須以投票方式進行表決，並委任點票監察員（如核數師或註冊會計師）；
- 紀錄與公告：會後須妥善保存會議記錄，並於規定時間內公告表決結果（如適用）；
- 文件存檔：會議紀錄、委任表格與相關決議文件需依法存檔，保存不少於 7 年。
公司秘書的核心職責：
公司秘書是 AGM 合規運作的監管人與協調者，負責以下主要事項：
- 籌備與通知：擬定會議議程與決議草案，安排法定通告，協調董事與股東通知流程；
- 文件準備與核對：確保所有呈交文件（包括財務與核數報告）內容正確、齊備並於法定時間內發送；
- 會議支援與紀錄：於會議期間記錄股東提問、董事回應及表決結果，確保整體流程合法並具備追溯性；
- 合規監察與後續跟進：核對表決權資格、監察表決過程、處理會後文件與必要的法定申報；
- 特殊安排協調：如採用虛擬會議，須另行負責登入流程、認證安排及技術支援指導，確保股東能有效參與。
作為公司法與治理制度的核心人員，公司秘書的角色不僅在於文件處理，更在於確保公司對內對外的合法性、透明度與問責制，協助董事會與股東之間順利完成年度重大治理程序。
AGM 可以延期或休會嗎？法定原則與應變安排
雖然年度股東大會（AGM）應於法定期限內召開，但在特殊情況下，公司可依法延期或休會。然而，任何延期或變更皆須符合法例及公司章程，並適當通知股東，確保資訊透明與決策權不受損。
延期召開 AGM 的法定原則
根據香港《公司條例》，公司必須於會計參考期結束後的指定期間內召開 AGM（一般為6或9個月內，視公司類型而定）。如因特殊情況（如疫情、自然災害、場地不可用）導致無法按時舉行，應盡快通知股東並提出具體安排。
任何延後 AGM 的決定，應附合理理由，並於公司網站及聯交所（如適用）發出公告。延期不應成為逃避履行合規責任的手段，而應視為暫時性、符合法例的例外。
AGM 的休會安排
會議休會（adjournment）是指會議開始後，由主席根據章程或會議情況宣布中止會議，並將剩餘議程延至日後日期繼續進行。常見原因包括：
- 現場突發事件（如技術問題、突發事故）
- 現場法定人數不足
- 需要補充資料後再表決
- 因惡劣天氣（如八號風球、黑雨或極端情況）須立即中止實體會議
注意事項：
- 若 AGM 延期或休會，應在最短時間內公告並說明原因及新安排。
- 如會議主席以決議方式宣布休會，所有股東應有機會對該決議投票表決。
- 續會不得新增議程，僅可處理原來未完成的事項。
- 如涉及實體場地更改或時間變更，應重新提供通告與技術登入指引（如適用）。
公司應預設應變方案，如備用會場、備援網絡平台、臨時公告機制，以確保即使在突發情況下，也能保障股東的參與權與知情權。
AGM 是否可以虛擬或混合方式進行？法律與技術安排
隨著科技日益成熟，香港法例已容許公司透過虛擬或混合形式召開年度股東大會（AGM），為企業提供更大彈性，亦有助促進股東參與與資訊透明度。然而，實施虛擬會議仍須遵守特定法律與章程要求，並配合適當的技術支援與資訊披露。
法律依據：公司可合法召開虛擬／混合 AGM
根據《公司（修訂）條例》第584條，自 2023 年起，香港公司可透過任何科技方式召開 AGM，條件為該方式能讓股東即時聆聽、發言及表決。這意味公司可採用：
- 虛擬 AGM：全程線上進行，無需設立實體會場；
- 混合 AGM：結合實體與虛擬參與，股東可自由選擇參與方式。
此修訂使香港成為亞洲少數立法正式承認虛擬股東大會的司法管轄區之一，並與國際資本市場接軌。
技術與操作安排
公司若採虛擬或混合 AGM，應依據香港交易所《股東大會指引》作出以下安排：
- 登入與身分驗證機制：為每位股東提供個人登入連結，或設立一次性識別碼（OTP）登入系統；
- 直播功能與互動通道：會議應設有即時音訊或視訊直播功能，並容許股東發問、表達意見；
- 技術支援與預先測試：於會議前提供測試連線環境，會中如遇障礙應有即時客服支援；
- 記錄與存檔義務：電子形式召開之會議亦須如實記錄、存檔不少於 7 年，以符合法定要求。
注意章程與法規限制
實施虛擬或混合 AGM 前，公司應確認其《公司章程》是否已授權採用該會議形式。若章程未載明，應於 AGM 前修改章程或先徵得股東批准，以確保合規。
此外，公司應考慮到部分地區或投資者對純虛擬會議的接受程度較低，因此可透過提供混合方式，提升透明度與包容性。
無法出席 AGM 的股東該怎麼辦？關於委任代表與投票安排
並非所有股東皆能親身出席股東周年大會（AGM），因此《公司條例》與《上市規則》均授權股東委任代表（proxy）代為出席及行使表決權。這是保障股東參與權利的重要制度設計，亦是維持公司治理程序合法性與完整性的關鍵機制。
什麼是「委任代表」？
委任代表是指由股東授權，代表其出席 AGM 並就議案進行投票的人士。受委代表不必為公司股東，可為任何具法律行為能力的個人或法人。所有有表決權的成員，皆有權透過正式程序委任代表。
若公司為單一成員公司，則其唯一股東可依公司章程規定直接行使委任代表權利；若公司擁有股份或成員結構，則每位股東亦可委派一名或多名代表，視股份劃分或持股目的而定。
委任代表的程序與表格應包含以下要點：
- 會議資料：載明 AGM 的日期、時間、地點或線上登入方式；
- 委任方式：提供受委代表的姓名、授權股份數量及聯絡方式；
- 表決選項：清楚列出每項議案及其表決指示（贊成／反對／棄權）；
- 彈性權限：若股東未指示投票方向，代表是否可酌情表決；
- 截止時間與遞交地點：通常須於會議開始前不少於 48 小時送達指定地址或電郵；
- 技術說明：如使用電子表決平台，應提供登入與操作指引。
補充注意事項：
- 代表表格應中英對照，議案編號與排序須與會議通知一致；
- 股東如親自出席會議，其原委任安排即自動失效；
- 公司應容許股東委任多名代表（特別是機構投資者或代理人），並設有機制避免重複表決或股份重疊計算；
- 若代表表格內容模糊、錯誤或未註明股份數量，公司應訂明處理方式（例如僅承認首張有效表格）。
AGM 投票與表決程序：股東權利、合規要求與技術驗證
股東在年度股東大會（AGM）上享有核心的法定權利——發言與投票。無論是面對面參與、虛擬登入，或透過代表委任投票，董事會均須確保所有股東可在公平條件下行使其決策權。為保障透明度與合規性，投票表決程序必須嚴謹執行，並配合適當的技術與內部控制安排。
股東的表決權利與限制
股東於 AGM 上有權就議案投票，惟部分情況下，根據《上市規則》，特定股東必須放棄表決權，包括但不限於：
- 涉及重大利益之關連交易或安排：相關股東及其聯繫人不得參與有關決議案的表決；
- 持有庫存股份者：在股東名冊上登記但非實益擁有人，不得投票；
- 股份計劃信託人：若所持股份未有受益人明確指示，則須棄權。
公司應設立紀錄機制，以記錄上述股東是否確實放棄表決或已按原先意向表決，並於會後公告中披露相關資料。
表決方式與技術保障
除非會議主席裁定僅屬程序性事項可舉手表決，所有 AGM 的議案應以**投票方式（poll voting）**進行。這能確保按每股一票計算，反映每位股東實際投資比例。
如為虛擬或混合形式召開 AGM，發行人須：
- 提供安全穩定的電子投票系統；
- 為每位股東設計獨立登入憑證或一次性驗證碼；
- 即時紀錄並統計投票結果，並提供存證副本以供核對；
- 規劃技術支援熱線或預先測試環境，以降低技術風險。
投票結果公告
根據《上市規則》，公司應於 AGM 結束後盡快公布表決結果，並應於下一個交易日早市前至少 30 分鐘內完成公告。公告應披露：
- 可投票股份總數
- 實際贊成與反對票數
- 放棄投票或未被計入的票數
- 是否有關聯人士依承諾實際表決或棄權
- 股東大會上董事出席情況
這不僅有助市場公平運作，也是投資者關係透明度的體現。
永捷集團如何協助企業舉辦合規且高效的 AGM？
年度股東大會（AGM）不僅是企業履行法定責任的程序，更是公司治理中強化透明度與股東溝通的核心環節。對於初創企業、成長中公司，或在港設立分支的國際企業而言，熟悉 AGM 規則與高效執行流程，往往是一項挑戰。
永捷集團擁有專業的公司秘書及合規顧問團隊，熟悉香港《公司條例》與《上市規則》下的各類公司治理要求，能為企業提供一站式 AGM 解決方案：
我們的 AGM 支援服務包括：
- 法定合規諮詢與章程審閱：檢視公司章程內容，確認是否允許虛擬或混合形式會議，並依需要協助修改；
- 會議通告草擬與決議安排：根據最新法規撰寫通知與通函，確保議案格式、通知期、技術資訊皆符合法定標準；
- 文件準備與提交：協助準備審計報告、財報、授權書、委任代表表格等會議所需材料；
- 虛擬／混合 AGM 技術安排：提供或協調安全可靠的視訊系統，設計登入驗證流程與投票機制；
- 會議紀錄與法定存檔：製作並保存符合法例要求的會議記錄，支援法定呈報程序；
- 股東溝通與議程管理：協助處理股東提問、表決流程、休會安排與會後公告撰寫。
無論您的公司正在籌備首次 AGM，或希望優化現有治理流程，我們皆可根據企業性質與營運規模，量身制定最合適的支援方案，確保每一次股東大會合法、準時、高效執行。
如需安排 AGM 諮詢、獲取會議通告樣本或委任表格範本，歡迎與我們團隊聯絡。
常見問題解答
當然。根據新《公司條例》（第622 章）第584 條，公司可在多個地點舉行股東大會，使用任何技術，使不在場的股東能夠聆聽、發言和投票，前提是公司章程細則中沒有相反的規定。
請注意，為了適應本地公司舉行完全虛擬或混合式的股東大會，新《公司條例》的相關章節已被修訂。具體而言，第584 條經《2023 年公司（修訂）條例》修改，並於2023 年4 月28 日生效。
根據新《公司條例》（第 622 章），公司必須在每個財政年度而非每個歷年舉行股東年度大會（AGM）。然而，在某些情況下，公司可以避免召開年度股東會：
- 書面決議：根據第 612(1) 條，如果所有必要的行動都可以透過書面決議完成，並且在書面決議傳閱之日之前向每位成員提供所需文件，則公司沒有義務召開年度股東大會。
- 單一成員公司：第 612(2)(a) 條規定，單一成員公司無需召開年度股東大會。
- 免除年度股東大會：第 613 條允許公司通過書面決議或在所有成員支持的股東大會上通過決議來免除召開年度股東大會的需要。
- 休眠公司：第 611 條免除休眠公司召開年度股東大會的義務。
根據新公司條例第 612(2)(a) 條，獨資公司沒有義務舉行股東年度大會。無需通過任何決議即可免除召開年度股東大會的必要性。
如果公司不需要在某個財政年度舉行年度股東大會，則在任命期結束時任職的審計師將自動被視為在下一個財政年度重新任命（根據第 403(1) 條）。此外，公司還必須向每位成員提供一份財政年度報告文件的副本（根據第 430(3) 條）。
然而，新《公司條例》（第 622 章）並沒有就公司沒有義務根據第 612(2)(a) 條舉行股東年度大會的情況，就處理末期股息的分配或董事重選提供具體指引。或依第612(2)(b) 及613 條選擇不舉行股東年度大會。對於使用私人公司章程細則範本的公司，可參閱《公司（範本細則）條列》（第 622H 章）附表 2 中的指南。必要時，董事可以召開股東會審議該事項，也可以採取書面決議。
請參閱上面的問題2。根據第 622(1)(g) 及 (2) 條，公司有義務在通過後 15 天內，將根據第 613 條通過的決議的副本提交給公司註冊處處長進行登記。
公司僅可利用第 612(2)(b) 及 613 條，放棄在 2014 年 3 月 3 日新公司條例實施當日或之後開始的公司財政年度舉行股東年度大會的必要性。新公司條例第(2)(a) 條規定，單一成員公司僅可在2014 年3 月3 日或之後開始的公司財政年度內豁免舉行股東年度大會。 ) 及附表11第107(2)條。
- 《公司條例》第 612(2) 條和第 613 條中允許免除召開股東年度大會的規定是寬鬆的，並且不會凌駕於公司的組織章程細則之上。
- 如果公司希望利用第 612(2) 和 613 條不召開年度股東大會，但其條款規定必須召開年度股東大會或禁止召開年度股東大會，則該公司需要先修改其條款。
- 由於公司章程可能有所不同，因此每家公司應尋求專業法律建議，以確定在根據第 612(2) 和 613 條免除召開年度股東大會之前是否需要對其特定章程進行修改。
- 目標是確保公司不會因在未先修改條款的情況下取消年度股東大會而違反自己的條款（如果當前條款要求召開年度股東大會）。
公司的年度股東大會必須在每個財政年度的指定期限內舉行：
對於擔保有限公司或非上市公司子公司的私人公司：其會計參考期結束後 9 個月。
對於任何其他公司：其會計參考期結束後 6 個月。
(第610(1)及(4)條)
如果會計參考期間是公司的第一個且持續時間超過12個月：
對於擔保有限公司或非上市公司子公司的私人公司：公司成立一周年後 9 個月，或該會計參考期結束後 3 個月，以較晚者為準。
對於任何其他公司：公司成立一周年後 6 個月，或該會計參考期結束後 3 個月，以較晚者為準。
(第610(2)及(4)條)
對於年度股東大會，通知期至少為 21 天。在其他情況下，有限公司的通知期至少為 14 天，無限公司的通知期至少為 7 天（第 571(1) 條）。
如果公司章程規定更長的通知期，則必須在該更長的通知期期間召開會議（第 571(2) 條）。
對於年度股東大會，如果所有有資格出席並投票的成員都同意（第571(3)(a) 條），則召開會議的通知期可以短於21 天（根據第571(1)(a) 條）。對於任何其他會議，通知期限可以短於 14 天（對於有限公司）或 7 天（對於無限公司），視情況而定（根據第 571(1)(b) 條），如果有資格出席並投票的大多數成員（代表總投票權的至少95%）同意（第571(3)(b) 條）。
是的。公司股東大會在以下情況下被視為已正式召開： 對於股東大會，所有有權出席會議並在會上投票的成員都同意短於 21 天的通知期（第 571 條（3 ）（A）） ;就任何其他會議而言，較短的通知期須經有權出席會議並在會議上投票的多數成員同意，即佔總投票數至少 95% 的多數成員同意所有會員的權利（第571(3) (b) 條）。
新《公司條例》（第 622 章）第 12 部第 1 分部第 2 分部詳細規定了提出、批准和記錄書面決議案的程序。以下是主要規定：
- 流通要求：公司必須在收到代表至少 5% 總投票權或公司章程中規定的較低百分比的成員的請求後，向所有有投票權的成員分發擬議的書面決議（第 552 條）。
- 聲明請求：提出書面決議的成員可以要求公司就決議主題分發最多 1000 字的聲明（第 551 條）。
- 聲明自由裁量權：如果法院確定該權利被濫用或用於不必要的誹謗，公司沒有義務分發聲明（第 554 條）。
- 流通方式：副本可以以硬拷貝或電子形式分發，或在網站上提供（第 553 條）。成員可以同意擬議的決議並將其以硬拷貝或電子形式返回給公司（第 556 條）。
- 協議期限：成員有 28 天或公司章程規定的期限同意擬議的書面決議（第 558 條）。
- 通知：如果決議以書面決議形式通過，公司必須在 15 天內通知所有成員和審計師（第 559 條）。
- 條款替代方案：只要所有符合資格的成員都同意，公司章程可以概述無需召開會議即可通過決議的不同程序（第 561 條）。
如果公司章程包含關於無需召開會議即可通過決議的規定，並且這些規定符合第 561(2) 和 (3) 條，則公司可以根據這些章程規定通過決議。第 12 部分第 1 部分第 2 款所概述的法定程序不影響這些條款的規定。
但請注意，第 561(1) 條規定，任何導致決議無法以書面決議提出和通過的條款規定均屬無效。如果董事或成員根據第 549 條正確提出書面決議，公司必須遵守所有法定程序。
第 549 條規定，公司的董事或成員可以提出以書面決議形式通過的決議。
如果以書面決議形式提出的決議不是由公司董事或成員根據第 549 條提出的，則公司不必根據第 550 或 552 條分發該決議。
此外，如果公司章程沒有規定以書面決議形式傳閱的決議的比例低於總投票權的5%，並且如果公司沒有收到代表不少於10%的股東提出的傳閱該決議的請求超過所有有資格對該決議投票的成員總投票權的5%，公司無需根據第552 條分發該決議。
在這種情況下，根據第553 條分發以書面決議形式提出的決議的必要性並不適用，因為僅當公司根據第550 或552 條有義務分發以書面決議形式提出的決議時，第553 條才相關。
在舊《公司條例》（第32 章）（「舊條例」）中，符合一定條件的公司成員可以要求公司為即將舉行的股東年度大會派發擬議決議案，或關於任何事項的最多1000 字的聲明。如果法院發現該權利被濫用以獲取誹謗性內容的不必要的宣傳，則該公司沒有義務發布聲明。提出請求的會員負責分配費用，除非公司另有決定。
新《公司條例》（第622 章）第582、615 及616 條訂明，分發股東於股東年度大會上提呈的決議案及與股東年度大會上提呈的決議案或討論的業務有關的股東聲明的費用，須予支付。前提是公司在年度股東大會召開前 6 週內收到所需數量的分發擬議決議的請求，或在發出會議通知的時間之前（如果較晚）收到。為了分發聲明，公司必須及時收到必要數量的聲明分發請求，並將其與會議通知一起發送。不要求分發成員聲明的標準也發生了變化。現在，如果法院發現要求分發的權利被濫用，或者該權利被用來獲得誹謗性內容的不必要的宣傳，則可能不會要求分發。
根據新《公司條例》（第622 章）要求以投票方式投票的規定，只要有5 名在會議上有投票權的成員，或占所有在會議上有投票權的成員總投票權5% 的一名或多名成員提出要求（第 591 條）。
新《公司條例》（第 622 章）關於委任委任代表的最新規定如下：
提名另一人作為委任代表的權利適用於所有公司（第 596(1) 條）。
擔保有限公司可以透過其章程將委任代表僅限於公司成員（第 596(2) 條）。
如果公司擁有股本，則可以指定多名委任代表（第 596(3) 條）。
當要求進行投票時，指定委任代表任命的通知期（第 598 條）。
委任代表任命和終止可以透過電子方式通知公司（第 599 條）。
公司簽發的委託書必須使會員能夠指示委任代表投票贊成或反對每項決議，或在未提供指示的情況下使用委任代表的酌處權（第 601 條）。
公司章程可以授予其成員或委任代表比新《公司條例》（第 608 條）中概述的權利更廣泛的權利。
對於前成員的記錄，規定期限為自該個人不再是公司成員之日起 10 年（第 627(5) 條）。對於會員的決議和會議記錄以及單一會員公司的決定書面記錄，其期限自決議、會議或決定之日起不少於10年（第618（2）條）。
香港公司登記冊變更：
- 單獨的登記冊：公司現在可以為董事和公司秘書保留單獨的登記冊。 （以前，它們是合併的。）
- 地點：這些登記冊可以保存在公司的註冊辦事處或香港境內任何其他依照法規規定的地點。
- 影子董事：有關影子董事的資訊不再需要包含在董事名冊中。
- 公司秘書地址：對於個別公司秘書，登記冊需要他們的「通訊地址」而不是「通常的居住地址」。
註：這些變更的過渡性安排可在《公司條例》的具體章節中找到。
保留香港境外分冊的舊制度已被更簡單的通知制度所取代：
- 公司不再需要許可證來保存分公司登記冊。
- 相反，他們必須在 15 天內通知公司註冊處:
- 當分支暫存器開啟時（包括其位址）.
- 如果地址變了
- 如果停止註冊
寄存器位置：
- 公司現在可以將分行登記冊保留在香港以外的任何地方，而不僅僅是其營業地點附近。
- 這僅適用於擁有股份的公司並且在其章程允許的情況下。
更新主寄存器：
- 公司必須在 15 天內將分公司登記冊中任何新條目的副本發送至其註冊辦事處。
- 他們還必須更新與主要會員名冊保存在同一位置的副本名冊。
停止註冊：
- 已終止的分冊的條目必須轉移到同一地點的另一個分冊或公司的主要股東名冊。
《公司記錄（查閱及提供副本）規例》（CR(IPC) Reg）是根據新《公司條例》制定的一套規則。該法規概述了香港公司必須如何管理其記錄，特別是在三個關鍵領域：
- 記錄保存地點：公司可以靈活選擇記錄的儲存位置，可以是在其註冊辦事處，也可以是在 CR(IPC) 法規指定的其他地點。
- 存取記錄進行檢查：任何有權檢查公司記錄的人都可以在工作時間內這樣做，但公司可能會設定合理的限制。
- 取得記錄副本：公司有義務根據要求在規定的時間內並支付特定費用提供其記錄副本。
從本質上講，CR(IPC) 法規透過規範公司管理和共享重要資訊的方式來確保透明度和問責制。
雖然 CR(IPC) 法規涉及公司記錄保存，但它具有選擇性，並且僅適用於新公司條例 (CO) 中概述的特定類型。
把它想像成購物清單：
- CR(IPC) Reg 是列表。
- 新公司條例定義了哪些記錄在名單上（例如，成員、董事和債券持有人的登記冊）。
- 諸如會計記錄（新公司條例第 373-378 條）之類的記錄並不在清單中，因此 CR(IPC) 法規不適用於它們。
這表明 CR(IPC) 法規重點關注特定記錄，而不是公司保留的所有內容。
以前，特定記錄（例如會員登記冊）必須保存在註冊辦事處或建立地點。
然而，CR(IPC) 法規引入了更多靈活性。它允許香港公司在香港任何地點保存特定類型的公司記錄（如新《公司條例》所定義），只要這些類型的記錄可以保存在《公司條例》本身規定的地點（第 356 條至657）。意味著公司現在有更多選擇來儲存特定類型的記錄，從而可能提供更大的便利性和效率。
此資訊澄清，與舊制度相比，新制度下的公司記錄檢查流程基本上沒有變化。這是一個簡單的解釋：
- 誰可以檢查？和以前一樣，只有根據新《公司條例》的具體規定有權查閱公司記錄的個人才能查閱。
- 他們什麼時候可以檢查？在營業時間內仍可進行檢查，但須遵守公司可能設定的任何合理限制（只要每天至少有兩個小時可用於檢查）。
- 他們可以檢查什麼？請求必須指定記錄類型以及所需的日期或期間。
- 製作副本：個人仍然可以複製他們正在檢查的記錄。
本質上，CR(IPC) Reg保留了現有檢驗系統的核心結構，同時增加了一些關於請求格式的具體要求。這確保了流程的清晰度和一致性。
檢查費通常適用於請求者不是公司成員的情況，現在已統一為 50 美元，而不是之前的 1 至 2 美元。
公司不得收取高於標準金額的費用，但有權收取低於標準金額的費用或根本不收取費用。
事實上，在提供公司記錄副本方面，特別是在回應時間和適用費用方面，進行了顯著調整。在所有情況下，回應請求的準備時間已標準化為 10 個工作天（不包括公眾假期和惡劣天氣），而舊條例規定之前的範圍為 7 至 20 個日曆日。
關於費用，計算基礎發生了變化。對於註冊者來說，費用現在根據參賽作品的數量確定（從請求的前 2,000 個參賽作品中每 10 個參賽作品收費 5 美元，隨後每增加 100 個參賽作品收費 1 美元）。相反，對於登記冊以外的記錄，費用是根據頁數（每頁 5 美元）計算的，而不是以前使用字數的計算方法。
公司不得收取高於標準金額的費用，但可以收取低於標準金額的費用或完全免除費用。