人力資源和薪酬服務看似相同，但在企業中卻相當不同。人力資源部通常負責處理任何員工關係，但薪酬服務則主要處理員工薪資。然而，在一些小型企業中，這兩項工作可以由同一人負責，這是非常普遍的現象。這種制度可能只是紙上談兵，因為薪資單上的員工數量較少，而且有與整合企業運作相同的方法，但也可能導致一系列的問題。
企業領導者必須瞭解這兩種角色之間的差異，以及它們如何互相依賴，才能為企業帶來最佳成果。
內容概要
薪酬服務需要什麼？
薪資是用來定義僱主公司支付員工薪資的過程。薪酬服務負責執行薪資稅和薪資扣除、執行會計系統中的薪資資訊，並確保按正確的時間表將款項存入員工帳戶。
薪酬服務涵蓋花紅、報銷（例如：出差、里程和餐費）、有薪休假、加班及其他每月、每週或每年發放的預定薪資。除了輸入資料之外，薪酬服務還必須能夠保存記錄、規範工資，並確認初始付款細節。此外，薪酬服務還要確保每位員工在薪資計算完成後都能拿到薪資報表。
人力資源的角色涉及哪些內容？
人力資源單位負責處理各類員工及其問題，使他們成為公司應有的最佳人才，並確保員工的行為和公司的管理符合勞動法規。
人力資源（HR）負責根據公司擴張的程度，透過處理現有員工的辭職或新的空缺職位來為公司招募新員工。
此外，人力資源部門還需要監控員工在工作場所以及偶爾在工作場所以外的行為。根據員工的技術組成和地理區域，可能包括來自社交媒體和其他外部來源的某些問題。
人力資源部門也應注重必要的、及時的訓練制度。第三個要關注的因素是充足且及時的培訓體系。如果員工沒有得到足夠的職位培訓，可能會導致公司的開支增加，因為公司是根據他們應該擔任的職位來招募人員的。雜亂無章的培訓體係也很糟糕。
人力資源部門整體上堅持公司政策，並隨著業務的成長不斷補充政策。
人力資源部門設計激勵或激勵計劃以及文化變革，以幫助員工從工作經驗中受益。人力資源部門旨在幫助個人在其選擇的職業生涯中成長，並透過使員工在分配的職責中發揮最佳水平並在可能的情況下提供幫助來為員工打開新的視野。
此外，人力資源管理服務在多種職能中的參與也不容低估，例如：招募員工、提供培訓、制定職業道德標準以及內部執行各種僱用法規。此外，各種不同的活動包括製作報告、收集人力資源數據、解決薪酬問題和保存員工資訊記錄。
人力資源與薪酬服務的重疊
如果人力資源和薪酬服務沒有緊密合作，公司將無法順利運作。人力資源部門負責雇傭和解雇員工，並為所有員工建立制度。之後，薪資部門確保準時支付員工的工資。
人力資源和薪酬服務都可負責記錄病假、休假和其他假期，並將資訊傳達給經理和主管，由他們安排並確保及時處理休假申請。
在個人資訊保密方面，人力資源與薪酬服務單位雙方的共同努力將大大受益。所涉及的機構都有權存取員工資訊，其中可能包括社會安全號碼、個人財務細節和地址。人力資源與薪酬服務單位都在共同追求確保機密資訊不會落入不被允許擁有的人手中。
除此之外，薪酬服務和人力資源單位還要共同負責定義薪酬策略，這可能是任何一個團隊或兩個團隊都要處理的任務。通常，管理者的第一步是使用一些額外的補償工具，以確保員工獲得具有競爭力和公平的薪酬。
薪酬服務與人力資源
有時，處理員工薪酬的團隊和決定薪酬的團隊之間的差異可能很微妙，而且很難區分它們。人力資源和薪資職能之間的主要區別在於它們的專業性，其中人力資源側重於人員，而薪資則側重於財務。然而，在將資源與人聯繫起來的背景下，差異可能不那麼重要。
基本上，薪資和人力資源之間的區別與每個部門在組織中執行的特定職能有關。薪資主要是根據工作規格向員工支付薪資，而人力資源負責招募適合該職位的最佳候選人。
這是公司內部角色通常的定義方式，儘管可能有其他變化。然而，存在許多職責重疊的情況，導致這些職能在組織中被組合在一起。
薪酬服務和人力資源單位之間經常需要直接溝通，特別是在員工入職或離職等重大僱用事件期間。此外，升職或請假（例如：帶薪育嬰假）等情況可能需要在兩個部門之間進行協調。
人力資源和薪資功能的整合在小型企業中很常見，以使營運更加簡單且更具成本效益。人力資源和薪資之間的主要區別在於每個角色所需的技能組合。薪資管理需要深入的財務知識、會計實務、稅法以及處理數字的能力。另一方面，人力資源需要組織技能、適當的溝通和人員管理。
人力資源與薪酬服務整合
這些是您可能沒有意識到的人力資源和薪酬服務整合之間的一些差異。
隨著業務從小微到中小型的發展，對人力資源和薪資員工的要求不斷提高，部門必須聘請專門的人力來填補職缺。這些職位的合作方式將受到這些模組的規模、組織本身的目的以及業務機構的整體要求的影響。
儘管人力資源部和薪資部門從事不同的工作，但他們是組織非常強大的合作夥伴。因此，他們執行任務的方式有多麼不同並不重要，因為他們仍然可以有更多的互動。
1. 全球薪資作為人力資源職能
薪資流程管理經常與員工福利計畫和薪資系統管理連結在一起。絕大多數人力資源活動（例如：加薪和宣布的加班請求）都屬於薪資範圍。
另一方面，HRMS 是一種人力資源管理系統，它基於精確、詳細的薪資記錄，有助於公司合規。
很難反駁這兩個角色之間的連結：
- 人力資源部輸入員工的訊息，薪資確認資訊。
- 一旦人力資源部門輸入福利扣除額，薪資部門就會確認資訊。
- 當人力資源部門輸入薪資和費率調整後，薪資部門會確認它們。
- 人力資源部批准薪資處理的獎金和獎勵付款。
- 薪資單使用員工數據，即本月存款和稅務報告的最新信息，並進行人力資源驗證。
- 當人力資源部準備考勤標準時，薪資部門產生考勤表並向人力資源部報告出勤問題。
如果薪資和人力資源職能合併在一個部門下，溝通時間可能會縮短。薪資單中的員工可以快速存取與薪酬相關的政策，人力資源員工可以更接近監督合規性的人員。
然而，將這兩項任務整合到一個部門是存在風險的。您的會計程序可能會導致錯誤，從而損害您的聲譽，如果讓非會計師接觸這些程序，則會導致您最好的員工流失。
2. 人力資源與薪酬服務的獨立功能
企業會計錯誤是不可接受的，因此，這就提出了一個問題：非會計人員是否真的有必要計入薪資？
也許更好的做法是建立一個定義明確、獨立的組織結構，在不同的層級設定下進行人力資源與薪資管理的單獨單位。誰必須做什麼並不存在混淆，工資數據等資產永遠不會與其他員工的記錄捆綁在一起。
這種分離也會導致兩項工作之間的接觸減少，從而增加薪資部門無意中違反人力資源政策的可能性（反之亦然）。
單獨的函數可能會讓您遇到以下錯誤：
- 錯誤的福利選擇或與薪資相關的變更實施延遲。
- 由於資料或計時錯誤，薪資流程緩慢且低效。
- 年假工資與休假政策不一致。
- 收集導致非週期付款或罰款和獎金的錯誤。
3. 人力資源和薪酬服務合作的混合方法
人力資源和薪資的合作可以輕鬆有效地實現。人力資源與薪資的成功協作需要對這兩個職能的差異有深入的了解，其中包括每個職能的主要目標和依賴。
例如，人力資源部門是負責員工體驗管理的部門，例如入職、離職以及介於兩者之間的一切。人力資源部門不僅要追求準確性，還要超越準確性。薪資團隊的目標是準確性、速度和合規性。
衝突可能是由於兩個部門之間的分歧造成的；例如，薪資部門可能不喜歡清理後端資料。同時，人力資源部門可能會發現在處理與薪資相關的變更時不得不處理官僚主義問題令人惱火。
在同一部門通常是執行這些任務的最佳選擇，但有一些限制需要將機密部分和關鍵部分分開保存。
使用這種方法，如果您滿足以下條件，成功的機會就會更高：
這有助於減少人力資源和薪資錯誤的可能性，這些錯誤對公司來說是最昂貴的錯誤，以換取溝通和理想關係的改善。
最理想的情況可能是放在一個部門，但獨立性的基本要素受到一些限制。
如果您符合以下任一條件，則此技術將對您有效：
- 明確定義的角色
- 職責分離
- 資料完整性檢查的過程。
- 協作 KPI（關鍵績效指標）
這種設置有助於避免潛在的人力資源與薪資錯誤，這些錯誤通常會造成高昂的代價，因此，隨著緊張局勢的緩解，溝通得到加強。
人力資源可以代發薪水嗎？
對大多數企業來說，最明確的答案可能是「否」。
人力資源部負責新進員工的入職流程和系統設置。然後，工資單必須驗證計算的每個方面是否都適當記錄。兩個角色之間的和諧至關重要，因為它們可以共同發揮作用，提供無縫且美妙的員工體驗。
例如，人力資源部門與薪資部門的共同責任是，在員工決定休產假的情況下，幫助員工能夠順利轉為產假薪資。
薪酬應該向人力資源部門或會計部門報告嗎？
對於薪資部門來說，在向人力資源部門報告或向會計報告之間進行選擇並不是一個容易的步驟，因為每個角色都具有積極和消極的品質。
例如：財務知識有限可能會導致人力資源 (HR) 部門的工作人員執行與薪資報告相關的任務。即使具有技術和財務能力的會計部門也可能不按照規定的道德標準運作；例如事項保密和員工管理。這當然意味著，如果另一名員工遇到與薪資相關的問題，則會有很大的風險。
對於那些管理組織的人來說，必須保持積極主動並遵守人力資源標準和規則。您必須確保沒有接受過足夠人力資源培訓的經理或主管不會被雇用，否則他們可能不會意識到使用正確語言的重要性。然而，這意味著在沒有該領域任何專業知識的情況下管理會計系統是不可接受的。
這一切都歸結為業務類型以及組織結構的設定方式。考慮員工提出的有關工資問題的類型也至關重要。事實上，可以得出結論，薪資單應該向人力資源部門提供報告。人力資源部門和薪資部門應作為一個團隊合作，盡可能方便地管理該組織的薪資。
事實上，薪資管理職能通常轉移到人力資源部門，負責從招聘到處理薪資等所有人力資源問題。工資和扣除、投入、工資單的準備、獎金和獎勵、費用和稅收都是財務部門的情況說明書，財務部門也恰好在規定的時間監督工資單。在充分、及時地履行與薪資相關的職責方面，人力資源發揮著至關重要的作用。
區分人力資源和薪資職責可能會非常令人困惑。多年來，這些角色將隨著業務的成長而變化，增加工作量和知識深度。無論公司規模如何，人力資源部門與薪資/財務部門都需要在需要時進行協作和共享資料。
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