香港更改公司秘書及董事通知書完整指南

介紹

公司秘書的角色在香港現行企業管治中非常重要。公司秘書擔任公司的首席行政經理，專注於合法性和監管義務。但有時由於某些情況，公司秘書的角色需要改變。在本文中，我們將探討更換香港公司秘書的程序，以及在確保您遵守公司註冊處要求的同時需要採取的所有步驟。

了解公司秘書的角色

在更換公司秘書的過程之前，了解該角色的基本角色目的非常重要。公司秘書在良好的公司治理以及與公司、股東的溝通和監管合作過程中發揮重要作用。在履行這些職責時會產生各種任務，例如保存法定登記冊、提交年度報表、組織年度股東大會以及根據一般法律和法規處理所有盡職調查事項。根據《公司條例》的規定，香港公司必須任命某人出任公司秘書。

更改公司秘書的原因

有幾個原因可以證明公司秘書的存在是有用的。首先，現任公司秘書可能會因為個人原因或職業目標改變而選擇辭職或被解僱。此外，現任公司秘書可能缺乏符合要求的正確態度或能力，因此在這種情況下，需要更換他們。與此同時，企業可能會嘗試任命在公司秘書職責方面擁有更多經驗或更高專業水平的人員，作為公司的特定任務或為了遵守良好的公司治理。

為更改公司秘書做準備

要進行公司秘書的委任變更，首先設定某些準備步驟至關重要。一開始，公司應修訂公司章程，以避免違反處理公司秘書委任與辭職的條款。此外，應根據全面的標準謹慎挑選具備適當資格的候選人，這些標準必須評估候選人的技能、資格和能力，以滿足公司的特定需求。此外，最重要的是取得董事會或股東會等內部批准，以確保業務流程的完整順暢過渡。

通知現任公司秘書

一旦做出有關變更的知情決定，公司秘書將收到正式通知以騰出該職位。該通知必須註明終止或辭職的生效日期，以便有足夠的時間轉移責任、文件和相關資料。移交階段有效的溝通和文件處理將使過渡更加順利，從而減少誤解和分歧的可能性。

聘請新公司秘書

挑選新任助理/公司秘書的程序應以嚴謹的方式完成。組織必須啟動全面且專門的篩選程序，目的在於採購符合必要資格與能力的潛在員工。公司秘書評估應考慮教育背景、類似職位的經驗，以及處理該職位所有職責的能力，如解釋和遵守公司法律法規。董事會選定候選人後，應確保該人同意擔任秘書一職，並將過程記錄在案。

向公司註冊處提交的決議和備案

為了有效發揮公司秘書的作用，應起草、同意並合法制定特定決議。傳統上，這些決議將涉及提名最新一任公司秘書，然後確認並確認其任命。不僅如此，企業也應該更新他們的記錄，而這應該符合公司秘書變更的條款。畢竟，有關表格和文件必須提交給公司註冊處，例如：表格ND2A，用於發出更換公司秘書的通知以及同意新公司秘書行事的通知。

時程和截止日期

更換公司秘書職位必須遵守法律法規規定的期限。未能遵守這些最後期限可能會導致罰款或法律責任。變更的處理時間可能會受到多種原因的影響，例如公司註冊處的工作量以及所提交文件的準確性。因此，公司必須提供足夠的時間來完成流程的所有階段，並努力確保所有文書工作正確和完整。

與利害關係人的溝通

在過渡期間向所有利害關係人充分、清楚地傳達公司秘書的變動至關重要。應立即通知股東和董事，並在整個過程中實施透明度，以保持他們對公司及其職能的信心。此外，有必要不斷更新所有相關文件，例如信箋、網站和電子郵件地址，以便正確顯示新公司秘書的姓名。

持續的合規要求

公司秘書更換後，確保公司始終遵守法定要求非常重要。現有公司秘書必須與新公司秘書達成協議，移交所有資訊和文件，並指導他們完成公司程序和合規要求。必須向新任公司秘書提供必要的資訊，以便他或她能夠正確、及時地成功履行其職責。

如何使用 ND2A 和 NR1 表格為香港公司更改公司秘書

根據《公司條例》，香港公司必須委任一名公司秘書。永捷集團一直是值得客戶信賴的公司秘書服務提供者。

當您將公司秘書移交給我們時，您有兩個選擇。

選項 1：公司秘書變更通知  

選項 2：讓永捷輕鬆管理您的公司秘書變更

選項 1：公司秘書變更通知

首先，您必須告知您現任的公司秘書您將擔任公司秘書的終止服務以及註冊辦事處地址。

可以向您的協會發送格式信函以獲取詳細資訊。您可以使用的電子郵件範本範例：

電子郵件主題：

公司秘書及註冊辦事處地址服務終止通知

郵件內容：

尊敬的[服務提供者]，

我們寫信正式通知您，我們決定終止您目前向我們提供的服務，特別是公司秘書服務和註冊辦事處地址服務。

我們懇請這些服務於[日期/月/年]生效。

我們衷心感謝您迄今為止為我們提供的服務。

若您透過電子郵件及時確認本終止通知，我們將不勝感激。

謝謝。

溫暖的問候，

[你的名字]

ND2A 表格 – 公司秘書變更通知

若要填寫公司秘書變更通知的 ND2A 表格，請依照下列步驟操作：

1. 停止現任公司秘書的行為：
   • 根據公司註冊證書或最後的名稱變更證書輸入公司編號和公司名稱。
   • 在「停止擔任公司秘書/董事」部分中，選取「公司秘書」選項。
   • 提供現任公司秘書的詳細資料（中英文姓名，如果是自然人，則提供香港身分證/護照號碼；如果是法人團體，則提供中英文姓名）。
   • 在“停止詳細資料”下，選擇“註冊/其他”選項並輸入停止日期。
   • 對於董事卸任後是否繼續任職，回答「否」。
   • 在演示者參考部分中，提供演示者的聯絡方式。
2. 任命新公司秘書：
   • 如果新秘書是自然人，請填寫公司書/董事（自然人）任命部分的詳細資料。
   • 如果新秘書是法人團體，請填寫公司文件/董事任命（法人團體）部分及其詳細資料。
   • 簽署您的簽名並寫下您的名字。
   • 劃掉「導演」。

確保準確提供所有必要的信息，並且不要忘記在需要的地方簽名。如果您有任何疑問，請隨時詢問。

NR1 表格 – 註冊辦事處變更通知

NR1 Form- Notice Of Movement Of The Registered Office

若要填寫已註冊辦事處地址變更通知的 NR1 表格，請依照以下說明操作：

1. 準確輸入公司註冊證書或最後一份名稱變更證書中所述的公司編號和公司名稱。
2. 填寫新註冊辦事處的完整地址和生效日期。確保提供的地址是香港本地地址，而不是郵政局 (PO) 信箱地址。
3. 提供新的電子郵件地址和生效日期。
4. 簽署您的簽名並寫下您的名字。如適用，請劃掉「董事」。
5. 在演示者參考部分中，提供演示者的以下詳細資訊：
   • 姓名 
   • 地址 
   • 電話號碼 
   • 傳真號碼 
   • 電子郵件

選項 2：讓永捷輕鬆管理您的公司秘書變更

只需通知您現任的公司秘書，您就可以將剩下的工作交給我們永捷集團的專家團隊。我們可以管理 ND2A 表格（公司秘書變更通知）和 NR1 表格（註冊辦事處地址變更通知）的整個提交流程。透過公司秘書服務，公司可以期待順利過渡，這完全符合他們的策略，並且所有法律義務都得到履行。