甚麼是 Com Sec ？
當決定在香港設立企業後，任命一名合資格的公司秘書對成功經營公司非常關鍵。公司秘書有別於文書秘書，該職位可以由個人或公司擔任。Com Sec負責保持與政府和香港其他監管機構（如公司註冊處、稅務局、證監會和香港聯合交易所）之間的溝通。由於公司秘書所需背負的責任很重，他們在有限公司中擁有很高地位。Com Sec的職責還包括與公司的董事和股東聯繫。他們確保公司遵守香港的法律和法規要求。
為甚麼在香港需要一個公司秘書？
委任一名Com Sec是在香港註冊公司的法律要求之一。
但委任一名專業的Com Sec的重要性並不僅僅限於上述法律要求。
一般來說，公司秘書是公司和香港政府間的橋樑。
他們的核心職能包括：
誰可以被任命為香港的公司秘書？
個人或公司可以被任命為Com Sec。
- 如果公司決定任命個人為其秘書，那人必須是香港居民。
- 如果委任一個法人團體，它必須在香港有一個商業地址，並且必須是一個持牌的香港信託和企業服務提供者（TCSP）。
- 如果有限公司只有一名董事，該董事沒有資格同時擔任公司秘書。
- 如果A，B兩家公司都有相同的唯一董事，而A公司是一個香港私人公司，並且只有一名董事，那麼A公司就不能聘請B公司擔任其公司秘書。
Com Sec 的重要性
根據香港《公司條例》第474條的規定，所有香港公司都必須委任一名Com Sec。因此，除非已任命公司秘書，否則不可能完成香港公司的註冊程序。公司秘書負責通過向其公司提供專業指導和建議，確保法定合規性。這職位亦需確保所有的法律文件和備案準時提交，以避免政府的處罰。
對於那些不熟悉香港法律和合規流程的人而言，我們建議把Com Sec職務外判，以避免任何跟合規有關的潛在罰款或處罰。作為香港持牌的信託公司服務提供商（TCSP許可證號：TC000758），永捷團隊有資格協助您所有與Com Sec有關的服務。從幫助您成立香港公司，到協助您提交年度報表，永捷集團希望為你提供一個一站式的解決方案。
公司秘書的職責
如上所述，Com Sec的主要責任是確保其公司遵守所有適用的法律和法規。雖然香港《公司條例》沒有明確列出Com Sec必須履行的具體工作職責，但每個公司的公司章程都應詳細說明對這一職位的期望。
香港公司秘書通常必須履行以下核心職責：
準備和提交利得稅申報表
香港的稅收制度非常簡單直接，但也要求按時準備和提交當局要求的相關資訊。
一個專業的Com Sec應該確保公司遵守所有的納稅期限和履行義務。由於公司的管理人員可能會過分忙於日常生意運作，Com Sec應當時間管理，提醒並確保審計報告和財務報表準時提交。
協助準備和提交年度報表
年度申報表和利得稅申報表的提交有所不同。年度申報表（NAR1）是一份包含香港有限公司所有股東和董事基本信息的表格。年度申報表必須每年提交給香港公司註冊處。該申報表詳細說明了公司的所有細節，並由公司董事、公司秘書或授權代表簽署核實。
任何延遲提交年度報表到公司註冊處的行為都將收到處罰。因此，Com Sec必須密切關注所有最後期限和申報要求。由於Com Sec亦需負責處理所有來自政府的郵件，他們應確保及時與公司管理層進行溝通，以避免任何提交延誤。
| 港幣$ | |
| NAR1在公司申報日期後42天內提交@，應繳政府費用為 | 105 |
| 逾期超過42天但在公司申報日期後3個月內提交的罰款@ | 870 |
| 逾期超過3個月但在公司申報日期後的6個月內提交的罰款@ | 1,740 |
| 逾期6個月以上但在公司申報日期後9個月內提交的罰款@ | 2,610 |
| 逾期提交超過9個月的公司申報日期的罰款@ | 3,480 |
| @=公司成立日期的周年紀念日 |
通知和更新政府關於公司的變化
公司不時需要更新有關細節。這可能包括更新公司註冊地址，任命新董事，或更新公司的股權結構。公司秘書則負責確保這些法定及時更新和正確。
此外，他們的責任包括製作、發布和分發公司的賬目和報告。
當公司法定檔簿發生任何變化時，公司秘書必須通過向香港公司註冊處提交文件來通知當局。
組織和出席董事會議
所有涉及香港公司董事會和股東的公司會議都需由Com Sec來組織。由於香港公司必須遵循既定程序以確保在會議上作出的任何決定都符合香港法律，因此，Com Sec必須出席這些會議並準備議程和會議記錄。
協助股票發行和轉讓
需要股票發行或轉讓的香港公司必須遵循嚴格的法律和程序。因此，公司秘書有責任確保其公司在這些活動上沒有出現任何違規行為。
協助香港公司的註冊和註銷
如上述，公司必須任命一名公司秘書來完成香港的註冊程序。公司秘書不僅要積極參與公司的成立，還必須確保在公司註銷過程中按照有關部門所製定的規則和條例進行清算。
怎樣才能成為一名出色的Com Sec？
一名優秀的公司秘書應該了解工作背景、公司流程和政策，以確保公司符合香港法規。這是因為公司董事都會依靠Com Sec來指出及強調公司內部的合規問題，並提供解決方案。
在委任個人作為Com Sec時，有限公司並不強制要求委任有持牌的公司秘書，但我們會建議公司委任為香港特許秘書協會成員的秘書。這可以確保他們的工作質量達到預期標準，並有助於減輕處理複雜文件的時間。
你為甚麼要使用永捷的秘書服務？
永捷提供Com Sec服務，擁有多年幫助初創企業的經驗。通過為企業提供公司成立、會計和審計方面的一站式解決方案，永捷了解香港中小型企業的需求。
最重要的是，作為您的公司秘書，我們確保公司策略能符合法定要求，並與您分享最新的企業法律和規則。通過擔任Com Sec，我們的知識和專長使您更能專注於您關心的業務發展，將行政和後台工作交給我們。
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