為什麼記賬重要？
1. 稅務報告要求
由於企業被政府要求提交總課稅利潤，記賬是整個程序的第一步。如果簿記有準備好，整個報稅過程會更加順利。
2. 內部監控
恆常的簿記可以確保所有商業交易發生後有被確認和記錄。當可疑交易出現時，公司會更容易找出內部欺詐。準確的記賬和內部控制減少調查可疑交易所需要的時間。
3. 具成本效益地準備審計
到財政年度結束後才准備公司賬簿是非常危險。服務供應商所提供的最初價格對公司而言可能看來很吸引，但在過程中可能會出現計劃以外的額外費用。除了要更正所有簿記的錯誤外，時間也是需要考慮到的一個重要因素。香港稅務局對所有企業都有納稅期限。等到公司年終時再準備簿記，會大量縮減準備年度會計和審計報告的時間。由於遲交財務報告將會受到處罰和起訴，這對公司不利。
4. 始終為投資者做好準備
對於初創和小型企業來說，使用能夠即時生成財務報表的會計系統去進行記賬十分重要。如果一直有定期準確地記賬，企業就能隨時準備好與潛在投資者分享其公司表現。這不但為公司樹立良好的企業形象，更有利於製定策略和下重要決定。
5. 最大程度地減少錯誤
簿記確保所有財務資訊有組織地保存。這確保了有錯誤或缺失的文件能夠輕易和快速地被發現。現今社會中，雲端存儲系統十分流行，紙張的文件則慢慢被減少使用。如果雲端上的文件以一種系統的模式（即按月、按會計帳目表或按交易日期）存儲時，即使發生錯誤，亦很容易被發現。
簿記所需文件
簿記所需的文件會因行業、商業性質和商業活動而有所不同。大多數進行零售的公司都傾向於現金系統，而以服務為基礎的行業則普遍希望使用無現金操作。但不論怎樣的行業或業務性質，大多數企業都需要類似的簿記文件。例子包括銀行對帳單、現金報表/登記簿、支票存根、發票、收據、工資單和其他記錄。
對於進行貨物貿易的公司，記賬所需的額外文件可能包括：所有貿易債務人和債權人的記錄，庫存和盤點數字，每個項目的購買和銷售價格和數量的記錄。
對於服務行業，你可能需要保留所有服務合約和協議的記錄，支付所有佣金、承包商的付款記錄，支持合同談判和服務價格確定過程的額外證明（對於離岸公司）。
在香港，企業必須將所有業務記錄至少保存7個財政年度。但若公司在成立7週年前就停止經營，那麼在7年期限到期之前，公司仍然必須保存其記錄。
記賬的實際步驟
1. 選擇你的財政年度結束日期
一個財政年度指公司計算一年會計賬目的開始和結束的日期。一個財務年度的結束日期標誌著一個公司為期12個月會計期的結束。選擇一個財務年終作為記賬的第一步，有助於會計和稅務規劃。一旦確認了年終日期，記賬員就能更好地確定優先次序，加快記賬和會計過程。
2. 將商業和個人支出分開
一旦確認了財務年終和會計期，那麼就該對只與企業經營有關的財務交易進行分類、歸檔和記錄。在為企業準備記賬時，不應考慮任何個人支出。在香港，只有用於產生商業收入的商業支出才可以扣除。
3. 選擇偏向的記賬工具
選擇記賬工具取決於公司的可用資源。如果企業處在偏遠地區，只有有限度的互聯網連接，它們可以利用現金簿和分類賬簿手動記賬。如果企業可以使用互聯網，公司可以使用雲端軟件軟件來記賬。
4. 編制會計帳目表
如果你選擇了一個雲端軟件，如Xero，設置帳目表將是下一步。賬目表是構成公司總賬的所有財務賬戶的一份清單。賬目表包括收入賬戶（銷售、佣金、服務收入）、支出賬戶（銷售商品的成本、廣告、工資等）、資產（銀行賬戶、現金賬戶、廠房和機器賬戶等）和負債（貸款賬戶）。
貿易公司的賬目表將會不同於服務行業。因此我們需要為公司建立最合適其業務性質的帳目表。
5. 開始記錄財務交易
一旦設置了會計系統，就可以開始記賬。所有與企業有關的財務交易必須作出記錄和核對，以確保財務報表的準確性。
6. 製成財務報表
當記賬工作完成後，就可以生成和分析財務報表。大多數企業使用的基本財務報表包括：損益表、資產負債表、現金流量表和權益表。你的會計師可以利用這些報表為公司進行分析，用於決策活動。
如果企業沒有內部會計，你可以尋求註冊會計師的服務。
為您的業務尋找最理想的記帳工具
通常用作簿記的工具可以被廣泛分為人手和雲端操作。而對公司而言，選擇那一種簿記系統將取決自公司對兩者之間的偏好。
如果企業決定採用人手記帳，您所需的工具將包括現金簿、分類賬簿以及大量的紙和筆。而EXCEL試算表也是人手記帳中常使用的一種工具。
但使用人手記帳將會浪費大量時間，因為負責人員須要花費時間整理文件，使用日記帳和分類帳來標記交易，並以人手製作財務報表。
對於受電力不足及網絡覆蓋不足限制的企業來説，人手記帳或會是一個合理選擇。但對於交易量龐大的企業來說，這種記帳方法並不可取。
對於現金大多數企業而言，使用基於雲的會計解決方案管理記帳是他們常用的解決方案。該類型解決方案允許用戶只要擁有互聯網連接，就能從手機、平板電腦或電腦上獲取公司的財務資訊。該種方案受大企業歡迎的主要賣點來自於它的靈活性和效率。同時，對於希望實現無紙化的企業，選擇雲端記帳工具是最好的解決方案。
Xero作為該行業標竿之一，為企業家們提供了使企業營運更加順暢的方案。Xero提供了簡單有效的方案去協助管理繁瑣的業務流程，如發票管理、付款收集、庫存和工資管理等等。對於交易量龐大、經常需要進行業績審查、進行預測、計劃預算和準備財務報表的企業， 我們建議他們與雲會計軟體合作，以簡化記帳任務。
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