專業服務會計介紹

專業服務會計是一個專業領域,需要關注細節並了解行業特定需求。無論您經營的是律師事務所、顧問公司或建築公司,適當的財務管理對於您的業務成功至關重要。在本文中,我們將討論專業服務會計的一些重要因素、其重要性以及確保企業財務健康的最佳技巧。  

什麼是專業服務會計? 

專業服務會計涉及記錄收入、支出並確定提供專業服務的企業的整體財務狀況。與傳統零售或製造企業不同,專業服務通常涉及向客戶收取時間、專業知識和基於專案的工作費用。這需要一種獨特的會計方法,重點是時間追蹤、專案管理和詳細的財務報告。 

為什麼會計對專業服務很重要? 

正確而準確的會計是任何成功的專業服務公司的核心。原因如下: 

  • 財務準確性:正確的會計可確保準確記錄所有財務交易,從而防止可能影響公司財務狀況的代價高昂的錯誤。 
  • 合規性:公司必須遵守法律和稅法,這一點至關重要。準確的會計有助於企業履行義務,避免處罰和罰款。 
  • 業務成長:透過正確的會計實踐,您可以深入了解企業的財務狀況,從而進行策略規劃和成長。 

為什麼專業服務的會計有所不同? 

由於以下原因,專業服務的會計在幾個方面有所不同: 

  • 計費和時間追蹤:與大多數基於產品的業務不同,專業服務通常會根據工作時間或專案里程碑向客戶計費。準確的時間追蹤和發票至關重要。 
  • 基於專案的會計:通常為需要詳細追蹤專案費用、進度和盈利能力的專案提供服務。 
  • 收入確認:在正確的時間確認收入,尤其是在較長時期內提供服務時,可能會很複雜。 
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專業服務會計的關鍵指標

了解和追蹤關鍵指標對於有效管理專業服務業務至關重要: 

1. 財務績效指標

  • 每位專業人員的收入:總收入除以專業人員(律師、建築師等)的數量,顯示了整體生產力和財務效率。
  • 每個合作夥伴的利潤:總利潤除以合作夥伴的數量。從合作夥伴的角度來看,這代表了盈利能力和潛在的財務健康狀況。
  • 利潤率:扣除所有費用後剩餘收入的百分比。它反映了整體盈利能力。

2. 營運效率指標

  • 使用率:可向客戶計費的總可用時間的百分比。它將有助於衡量專業人員時間的有效利用是否有利可圖。
  • 實現率:收集的計費小時數的百分比。這將表明計費是否有效以及客戶是否正確支付服務費用。
  • 專案超支率:超出原預算專案成本的有效百分比。這將顯示專案管理效率。
  • 平均計費小時數:每位專業人員向客戶收取費用的平均小時數。它是生產力和效率的衡量標準。

3. 客戶指標

  • 客戶滿意度:透過調查和提供的回饋來衡量。這反映了服務品質以及客戶保留率。 
  • 客戶保留百分比:保留的客戶以及回來尋求更多項目或服務的客戶的百分比。這反映了客戶關係的強度。
  • 獲取率:在一定範圍內獲得的新客戶數量。這會為您的市場帶來成長。 

4. 研究和開發測量(如果適用)

  • 研發強度:如果公司參與任何研發活動,則用於研發的收入百分比。這將側重於創新和長期成長。
  • 研究資本回報率 (RORC):研發投資的財務回報,以毛利除以上一年的研發支出計算。

5. 流動性和償付能力指標

  • 流動比率:使用短期資產償還短期負債的能力。如果該比率高於 1,則有利於短期財務健康。 
  • 速動比率:使用最具流動性的資產來履行短期債務的能力。

6. 生產力和效率指標

  • 庫存週轉率:如果適用,衡量一段時間內庫存的銷售和更換次數。對於服務公司來說,這可能反映了資源和人員配置的有效利用。
  • 銷售應收天數 (DSO):銷售後收取付款所需的平均時間長度。它反映了信貸和收款流程的效率。

7. 市場和成長指標

  • 市場佔有率:公司在其地理或專業領域的市場佔有率。
  • 銷售成長率:一段時間內收入成長的百分比。顯示成長、表現

8. 管道和專案開發指標

  • 新項目或客戶數量:獲得的新項目或客戶數量。它顯示了成長和未來潛力。 
  • 上市時間/專案交付時間:從專案啟動到完成或從實施想法到完成所需的平均時間。時間越短,效率就越高,並且作為競爭優勢具有更大的價值。

專業服務會計中的帳戶類型

專業服務的會計是基於該專業使用的帳戶類型,例如律師事務所、建築公司或諮詢事務所等獲得許可的合夥專業。這些對於監控財務績效和營運管理以及確保所有法規得到遵守至關重要。以下是您會遇到的一般帳戶類型: 

1. 收入帳戶

  • 服務收入:提供專業服務所產生的收入。此帳戶可按服務類型(例如法律服務、建築設計)進行細分。 
  • 諮詢費:諮詢項目產生的收入(如果有)。
  • 項目收入:來自特定項目或業務的收入。

2. 費用帳戶

  • 薪水和工資:對薪資單上的專業人員的補償,包括律師、建築師、支援人員。
  • 租金和公用事業:辦公空間和公用事業成本以及與設施相關的其他成本。
  • 辦公用品:辦公用品、設備和其他材料的成本。
  • 專業費用:支付給分包商或外部顧問的費用。
  • 旅行和娛樂:商務旅行、客戶會議和娛樂費用。
  • 保險:職業責任保險、財產保險和其他保險的費用。
  • 培訓和發展:員工培訓、專業發展和繼續教育的成本。

3、資產帳戶

  • 現金:銀行帳戶內的資金和庫存現金。
  • 應收帳款:客戶因尚未收取的服務而欠下的金額。
  • 預付費用:為支付未來費用和/或服務(例如預付租金或保險)而支付的預付款。
  • 辦公設備:辦公家具、電腦等企業辦公設備。
  • 無形資產:商標、專利或商譽等非實體資產。 

4. 負債帳戶

  • 應付帳款:欠商品供應商或服務提供者的金額。
  • 應計費用:已發生但未支付的費用。例如應付薪資或應付水電費。
  • 遞延收入:在提供服務之前收取的金額,因此有義務提供這些服務。
  • 應付貸款:來自貸款或信用額度的負債。

5.權益帳戶

  • 合夥人資本帳戶:這些是個人帳戶,顯示每個合夥人在公司中擁有的股權。這包括初始資本投入以及利潤分享或提款的任何調整。 
  • 留存收益:代表實體賺取並再投資於業務而不是分配給所有者的累計淨利。

6. 損益表帳戶 

  • 毛利:收入減去與提供服務相關的直接成本(例如計費專業人員的薪資)
  • 營業收入毛利減去營業費用,反映核心業務的獲利能力
  • 淨利:是指從總收入中扣除所有費用、稅金和利息後的最終利潤。

7. 資產負債表科目

  • 流動資產:擁有的、可能在下一年內轉換成現金或用完的資產,例如現金、應收帳款。
  • 非流動資產:預計一年內不會轉換為現金的長期資產,例如辦公設備和無形資產。
  • 流動負債:預計在一年內解決的債務,例如。應付帳款、應計費用。
  • 非流動負債:任何類型的長期義務,例如。應付貸款。

8. 特別帳戶

  • 信託帳戶:對於律師事務所來說,這些帳戶持有客戶的資金,這些資金必須與營運資金分開。
  • 退休基金:員工退休金帳戶(如果適用)。 

每種帳戶類型都有其處理或追蹤專業服務公司財務狀況的目的。如果帳目正確分類和處理,準確的財務報告將確保遵循會計準則和規則。

什麼是專業服務會計科目表 (COA)?

專業服務提供者的會計科目表 (COA) 是用於管理企業財務的結構化帳戶清單。它通常包括以下類別: 

1、資產

  • 流動資產
    • 現金:可立即使用的資金。
    • 應收帳款:客戶因提供服務而欠下的款項。
    • 預付保險:為服務或商品預先支付的費用(例如預付保險)。
  • 非流動資產
    • 辦公設備:用於營運的實體資產,例如電腦和家具。
    • 無形資產:非實體資產,例如商業中使用的軟體或專利。

2、負債

  • 流動負債
    • 應付帳款:因收到的服務或貨物而欠供應商或供應商的款項。
    • 應計負債:已發生但尚未支付的費用(例如應付工資)。
  • 非流動負債
    • 長期債務:一年以上到期的貸款或其他債務。

3、股權

  • 所有者權益:企業資產扣除負債後的剩餘權益。這代表了所有者對公司的投資。

4、收入

  • 服務收入:透過提供專業服務所獲得的收入。
  • 諮詢費:向客戶提供諮詢服務的收入。

5、費用

  • 薪水和工資:支付給僱員工作的報酬。
  • 租金:租賃辦公空間的成本。
  • 公用事業:電力、水和瓦斯等服務費用。
  • 專業費用:為外部專業服務(例如法律或會計服務)支付的費用。
  • 辦公用品:辦公室日常運作中使用的物品(例如文具、印表機)的成本。

該 COA 有助於追蹤重要的財務活動,並提供公司財務狀況和業績的清晰視圖。

專業服務會計的步驟是什麼?

以下是管理專業服務企業會計的逐步指南: 

1. 第 1 步:初始設定

  • 選擇會計師事務所:從專業會計師事務所獲得專家協助來幫助您處理財務問題對於有效管理現金流至關重要。了解如何選擇合適的會計師事務所。 
  • 科目表設定:根據您的業務的特定需求(包括基於項目的會計類別)自訂 COA 可能很有用。 

2. 第 2 步:記錄交易

  • 收入追蹤:確保所有客戶付款均準確入賬,並按時準備發票並交給客戶。
  • 費用記錄:記錄業務中發生的每項費用,從專案費用到業務中發生的所有其他費用。

3. 第三步:財務報告

  • 損益表:應定期產生損益表來分析企業的財務狀況。 
  • 資產負債表:總結您企業的財務狀況,包括資產、負債和權益。 

專業服務的稅務監理合規性是什麼? 

遵守稅務法規對於避免處罰至關重要: 

1. 利得稅

  • 稅率:應評稅利潤的標準利得稅稅率為16.5%。
  • 提交要求:公司應向稅務局提交年度利得稅報稅表(表格BIR51)。報稅表通常應自收到稅務局通知之日起一個月內到期。
  • 會計記錄:保存準確的財務記錄以支援利得稅報稅表。 

2. 薪俸稅

  • 稅率:僱員的薪俸稅最高為所得的17%。 
  • 提交:員工必須提交年度報稅表(表格 BIR60)。雇主必須向僱員工資中代扣代繳薪俸稅。
  • 強積金供款:雇主和員工必須向強制公積金(強積金)制度作出供款。 

3. 無增值稅/商品及服務稅

  • 稅:香港不徵收增值稅(VAT)或商品及服務稅(GST)。一般來說,專業服務免徵此類稅。

4. 許可和專業標準

  • 許可:對於某些專業服務,需要特殊許可或註冊;例如,律師必須是香港大律師公會的會員,會計師必須是香港會計師公會的會員。
  • 合規性:確保遵守相關專業機構所製定的專業標準和行為準則。 

5. 客戶信託帳戶(適用於律師事務所)

  • 管理:律師事務所應將客戶信託帳戶與其營運資金完全分開管理。準備並報告客戶資金的處理情況,以滿足監管要求。

專業服務業的會計數位化工具

如今,數位化對於提高會計效率和準確性尤其重要,特別是對於律師事務所、顧問公司或會計師事務所等專業服務公司而言。一系列數位工具不僅可以提高會計效率,還可以支援確保合規性和開發更好的整體財務管理的流程。以下是一些核心數位化工具及其對專業服務產業的好處。

Xero 專業服務

Xero是專業服務公司主要的基於雲端的會計解決方案提供者之一。此功能集針對專業服務公司的需求進行了顯著優化。

  • 發票:Xero 允許用戶在最短的時間內建立和發送專業發票。它提供了個人化模板、設定定期發票和追蹤付款狀態的功能,這對於必須維護多個客戶帳戶的人來說非常方便。
  • 費用管理: Xero 行動應用程式讓擷取和分類費用變得非常容易。此功能可確保您的所有業務支出準確記錄和分類,減少手動輸入並增強對支出的追蹤。
  • 銀行對帳: Xero 最重要的功能之一是自動銀行對帳。它將您的銀行帳戶中列出的交易與 Xero 本身記錄的交易進行匹配,從而簡化整個對帳過程,並將錯誤最小化。
  • 財務報告: Xero 提供財務報告,例如損益表、資產負債表和現金流量報告。這些報告提供了有關公司財務狀況的寶貴見解並有助於決策。
  • 多貨幣:此功能對於與國際客戶合作的專業服務非常重要。它允許以多種貨幣執行交易,並自動更新外匯匯率。
  • 整合: Xero 與一系列其他業務工具無縫整合,包括 CRM 系統和薪資軟體,從而使營運更加高效和整合。

專業服務會計的最佳實踐和避免的事情

定期對帳

平衡每日、每週或每月的銀行和信用卡對帳單可確保財務記錄較少或根本沒有差異。這將透過在錯誤發展為重大問題之前發現錯誤來準確地確保記錄的完整性。不完整或不定期的對帳可能會導致財務記錄不準確和遺漏錯誤,這可能導致更大的財務差異和合規問題。 

準確的記錄保存

保留所有交易的正確且準確的記錄,包括收據、發票和合約。這將有助於會計師提供正確的財務報告,並確保遵守各種法律和法規。相反,不完整或不正確的記錄會對公司的信譽和償付能力產生負面影響。

及時開發票和收款

及時開立發票,並對逾期付款進行跟踪,以確保現金流得到良好管理。正確開立發票和追收債務對於維持正確的財務狀況非常重要,因此,維持公司的現金流量狀況穩定。如果您延遲開立發票或收款管理不善,現金流量將會受到影響,並造成財務壓力,從而導致營運問題。

費用管理

透過正確分類來追蹤業務支出,以確定節省成本的機會和準確的財務報告。這將轉化為有效的預算控制和適當的稅務準備。另一方面,如果公司未能追蹤或錯誤地分類其費用,則可能會對該組織的財務報表產生錯誤的看法,並可能使稅務申報過於複雜,從而造成財務和合規問題。 

利用科技

利用Xero等技術實現發票、費用追蹤和銀行對帳等流程的自動化。技術的使用確保了高度的準確性和最小的人為錯誤,從而實現高效的財務管理。另一方面,完全手動的過程也可能需要大量時間,並且容易出現錯誤,從而影響您的會計系統。

合規與稅務規劃

隨時了解所有稅務法規和截止日期。與稅務專業人士合作,為公司實現最大程度的稅務規劃和合規問題。有效的稅務規劃和合規性可以防止經濟處罰或任何其他類型的法律問題。規劃不當或忽視所得稅法規將使您的公司陷入經濟處罰和法律問題,從而危及其財務健康。

定期財務審查 

進行定期財務審查,以分析財務指標並為業務做出明智的決策。否則,僅在年底審查財務狀況可能會導致錯失當年調整和改進的機會,從而對整體業績產生不利影響。

客戶信託帳戶管理

將客戶信託帳戶與公司資金分開設立,以遵守法律和道德標準。正確處理客戶信託帳戶對於維持監管合規性和避免潛在的法律問題至關重要。混合客戶和公司的資金可能會導致嚴重的法律和道德問題,從而損害公司的誠信和信譽。

透過實施這些最佳實踐並避免常見陷阱,專業服務公司將更了解如何管理財務、維持合規性並提高營運效率。轉向技術並保持健全和詳細的財務監督是專業服務成功的關鍵。

結論 

專業服務會計有一些特殊性,例如計費準確性、有效率的專案管理和法律合規性。如果您遵循最佳實踐以實現更好的財務控製或使用Xero等軟體進行業務運營,您就可以管理財務穩定性並成功地進一步發展公司。您是否能夠增強您的會計能力?現在是時候與永捷集團的專業人士取得聯繫,以了解我們如何為您的專業服務業務提供協助。立即聯絡我們