付款條件簡介－到期日與條款的重要性

對於企業主來說，最重要的事情是確保盡快收到欠他的款項，以便他能夠支付費用並維持業務運作。企業主、自僱人士和公司財務負責人應該知道如何開立清晰、準確的付款條件的發票。

了解常見付款條件及其在發票流程中的正確使用將有助於客戶按時、以正確的方式付款。您對付款條件了解越多，您就越能夠為您的企業銷售選擇正確的方式。 

對於提供服務和高價銷售商品的企業來說，付款條件和發票通常更為重要。例如，對於按計劃提供服務的草坪護理公司來說，發票中嚴格的付款條件可能是最佳選擇，但對於直接向客戶銷售的咖啡店來說，這並不適用。

合約付款條款解釋

付款條款是指將要進行業務交易的兩方之間的交易，並會讓您知道如何、為何以及何時從客戶或客戶處獲得付款。通常與發票付款相關，明確的合約付款條款有助於使您的計費流程更易於理解，讓客戶了解按時和延遲計費的資訊。

付款條件的重要性

合約的付款條款是重要因素，可讓您知道資金到達您帳戶的確切金額和時間，從而可以準確預測現金流。精確的現金流量預測使您有機會規劃稅收、順利經營您的業務、適應業務成長，並確定您是否及時收到付款。

付款條件如何運作？

在合約討論過程中，付款條件非常重要。經過深思熟慮的付款條件應該符合雙方的利益，因為它將確保客戶按時付款，同時客戶不會受到打擾。對於健康的業務，您的付款條件必須符合您的業務計劃和行業的通常銷售週期。這種通訊可以保持現金流，支付費用，從而實現成長。無論何時，發票上都必須註明付款條件，以明確預期內容，避免任何混亂並確保財務交易順利進行。付款條款應明確規定到期日、可接受的付款方式以及逾期付款的任何處罰，以鼓勵及時付款和企業的財務穩定。

付款條款何時創建以及如何更新？

應在發送發票之前設定付款條件，並在付款結構變更時進行變更。任何時候，發票上都必須註明付款條件，以防止誤解和爭議。明確的付款條件規定了到期日、接受的付款方式以及逾期付款的處罰。這使客戶能夠意識到自己的責任，因此，您始終可以擁有定期的現金流入，這對於您支付費用並保持業務運營非常重要。

付款條件類型

創建具有特定付款條件的發票系統是商業會計中不容忽視的關鍵方面。設定付款條件可以優先考慮您的付款，並建立對客戶的期望，使與客戶的關係更加專業和有效率。一旦您獲得這些付款條件，您接下來要考慮的是使用各種接受付款方式的方式，其中可能包括預付款或部分付款。 

預付款

提前計費將幫助您改善現金流、收回資金並限制損失的可能性。例如，提供活動攝影服務的企業可能希望透過在活動前要求全額付款來最大程度地減少取消的可能性。預付款對企業來說是一個很大的優勢，因此一些公司為預付款的客戶提供折扣。

部分付款

您可以決定僅要求客戶支付總付款中的部分款項。很多時候，這可能是為您的企業提供完成客戶專案所需的營運資金的來源，或者為您的企業帶來增加銷售額和更高訂單價值形式的利益。他們可以分解成本分成更小的部分，這對他們來說更容易管理。

分期付款協議

您也可以進行分期付款。某些公司根據時間制定分期付款合同，例如每三個月或專案里程碑的完成。您可以選擇將客戶的總成本分成幾筆較小的每月付款。對於供應商來說，現在可以使用像 Afterpay 這樣的服務，客戶可以購買東西並在幾個月後付款。

信用額度

信用額度允許買家為他們需要的產品提供資金，並按照商定的付款計劃償還餘額。業務信用額度也會帶來一定程度的風險，因為客戶可能會違約。這種方法通常由大公司使用，但小型企業也可以使用。

立即付款

即時付款是指收到貨物或提供服務後立即付款的交易。有些人可能會在合約中規定，如果客戶未能立即付款，您有權取回貨物。另一方面，並非所有類型的業務或交易都可以立即付款。

淨值 7、10、15、30、60 或 90

這些條款規定了應付款的天數。另一個例子是 net 60，這意味著客戶應在發票聲明中標記的日期後 60 天內結算帳戶。

這種淨付款條件的策略可能不太方便，因為您可能已經完成了專案而沒有收到收入。因此，客戶可能更容易接受這些條款。您必須安排一個適合您和您的客戶的時間。

訂閱和保留

訂閱和保留付款條款要求客戶每月或每年定期付款。一般來說，當客戶將企業納入聘用協議時，這類企業通常會定期向客戶收取費用。在這種情況下，利用發票自動化進行定期付款管理可能會有所幫助。

常見發票單字和縮寫

以下是小企業主在建立發票時應了解的一些最常見的發票術語：

以下是您在處理公司財務時可能會看到的一些其他術語： 

• 累積折扣：量大折扣。
• 抵銷：客戶付款扣除採購材料成本後的付款。
• 遠期日期：用於客戶收到訂單後付款的發票。
• 部分付款折扣：由於現金流不佳，給予輕微的貿易折扣。
• 回扣：客戶完成付款後向其發放的退款。
• 分期付款：在客戶和賣方商定的期限內分期付款。

常見的發票挑戰

如果我們仔細研究一下，發票流程並不像看起來那麼簡單。除了支付問題之外，還可能存在管理問題。一些常見的發票挑戰包括： 

• 解決付款條件上的分歧 
• 嘗試跟進後續付款或未付款項
• 記錄發票和付款 
• 處理付款和發票會計。
• 確保付款安全

制定明確且具有法律約束力的付款條件有助於朝這個方向發展。如果客戶錯過了這些準則下的付款，您可以採取一些及時的行動來取回您的錢。

發票付款條件範例

為了更了解付款條件對企業財務狀況的重要作用，請查看顯示與付款條件相關的一些因素的發票。發票通常包含一些基本內容，例如企業名稱、發票金額和付款方式。這也可以透過客製化來完成，例如公司徽標和個人化標記。

付款條件如何影響發票流程

專業、明確的發票應包含有關付款條件的所有必需信息，並有助於在工作完成後讓您和您的客戶保持一致。標準票據的內容如下：

• 發票日期
• 發票上的應付總金額
• 付款到期日
• 允許的付款期限
• 逾期付款政策
• 預付款或押金要求
• 付款計劃詳情
• 接受的付款方式

發票需要考慮的其他一些重要細節可能是：

• 發票編號：作為追蹤發票的時間參考。
• 爭議解決聯絡人：必須提供您的聯絡方式，以便客戶有一個聯絡點來解決任何問題或爭議。

選擇發票條款和條件的最佳方法是什麼？

選擇商業發票條款可能是您業務強大的基礎，也可能是摧毀您業務的因素。在決定最終條款之前，您應該考慮幾個因素。

看現金流

您是否總是在接近月底時就用完現金？或因為沒有錢而在月初無法完成工作？這可能是由於現金餘額或沒有足夠的現金來履行當前的財務義務所造成的。對您來說最可接受的發票條款是那些可以幫助您在服務完成後立即收到現金的發票條款。 

以下這些付款方式可能是您的好選擇： 

• 預付全款
• 預付款 50%
• 要求分期付款，並在下訂單後立即支付第一筆付款。 

在 Xero 等專家的幫助下評估現金流量監控流程，使用者可以從多方面的服務中受益，這些服務可以處理他們的帳簿和稅務，了解他們的業務。透過 FastLane 服務獲得成功，才能獲得個人化建議，讓您輕鬆自在並獲得協助。

遵循行業標準

許多不同的行業都有一定的付款條款以及與客戶之間的協議，他們應該遵守。進行簡短的研究，以便更好地了解您的行業標準。例如，婚禮承包商通常會在預訂時要求支付初始押金。另一方面，美髮沙龍通常在送貨時收取現金。 

查看客戶歷史記錄

透過安裝條款，您可以根據每位客戶的特定需求設定獨特的條款。對於付款歷史不良的客戶，有更嚴格的條件，例如預付款或貨到付款。 

但是，如果您與擁有完美記錄的客戶合作，請在某些情況下提供更寬鬆的條款​​或折扣作為獎勵。er with a perfect record, offer more lenient terms or discounts in some situations as a reward.

關於滯納金和利息的條款

滯納金和利息可能是按時支付發票的最順利方式。有了您手邊的條款文件，如果您的客戶未能履行其義務，您將有法律依據可以依靠。如果客戶未能及時付款並長期忽視或拒絕付款，您可能需要訴諸法院來幫助您收回會費。發票通常不具有法律文件的地位，這就是為什麼如果您沒有達成協議，您將很難獲得法律支援。此外，合約可以作為適當的管道來突出顯示任何滯納金或您打算更改的費用。

在實施任何新的付款條件之前，請務必將變更通知您的客戶。以下是尊重他人的方法： 

• 向您的整個客戶清單發送更新電子郵件 – 確保包含所有重要日期和詳細資訊。
• 非常清楚地包括所有未來發票的新政策（其他商業合約協議除外）。
• 禮貌地致電拖欠客戶，並提醒他們當前的餘額以及這些新條款何時以及如何影響他們。

確定發票尺寸

小型企業可能必須為大型專案開立大額發票。為了避免可能造成的任何風險和不確定性，可以要求支付押金作為預付款。在這種情況下，關鍵的事情之一是評估發票金額、評估您的現金流量並做出明智的決定，而不僅僅是基於信任。
FastLane Xero Trainer 提供專業輔助技術和經過驗證的專業知識來滿足您所有的業務需求。最好的行業專業人士和一流的工具可以在您需要引入業務流程和發展時為您提供支持，可以透過自動化重複流程（例如發票格式）來減輕您的工作量。

如何監管付款方式

除了可以選擇付款時間外，您還可以決定客戶與您交易的付款方式。若要根據您首選的付款方式設定發票條款和條件，您必須確保自己按時收到全額付款。為了方便客戶，最好的方法就是讓流程變得簡單、簡單。當涉及現代付款方式時，您可能需要考慮智慧發票和信用卡。

智慧發票

透過Xero這樣的軟體，客戶將能夠隨時透過支援支付的智慧發票進行線上支付。智慧發票可用於透過信用卡、金融卡和自動清算所 (ACH) 銀行轉帳等方式進行付款。

完成訂單或服務後立即發送發票對您來說至關重要。延遲付款有時可能是由於延誤甚至現金流中斷造成的。透過此功能，您可以設定自動和定期帳單，使事情變得更容易，從而提高準確性並減少發票問題。此外，您可能更喜歡使用電子郵件並直接向客戶提供信用卡免賠額資訊。 FastLane 提供免費電子郵件和 ACH 商家服務帳戶以及即時現金到企業銀行帳戶。

信用卡或行動支付

您也可以收取信用卡付款，為此您的客戶可以向您提供信用卡號。也許，您還可以使用 Xero Partner 應用程式來接受行動支付，其硬體可以處理智慧型手機上所有類型的信用卡和金融卡。

儘管如此，請記住，您將必須支付信用卡付款通常附帶的更高費用。有些店主保留費用，而其餘的則讓顧客支付費用。另一方面，您可以選擇讓對方付費。您應該在合約中傳達這一點。協議應明確表明，如果客戶使用信用卡付款，您將向客戶收取信用卡費用。

將安全放在首位

我們應該考慮的另一個因素是發票付款安全是我們不應忽視的問題。很容易想像，發票將以您的名義發送，這不僅會給您的客戶帶來財務損失，也會給您帶來財務損失。 Xero軟體的自動更新可確保您的資料安全，讓您安心無憂。