為了保持員工的生產力和工作效率，薪酬管理也應該正確地完成，不能有任何差錯，因為在公司裡，薪酬管理是一項重大的支出，完全不容許有任何差錯。薪資團隊成員必須處理一長串的職責，包括裁剪薪資單，而這只是工作的一小部分。
任何企業需要考慮的薪資工作範圍都可能太多，因此企業可以從改善以縮短流程中獲益。以下 15 項薪資程序和技巧可讓大小公司受益，從遵守薪資法到薪資軟體的技術，讓付款流程更有效率。
內容概要
什麼是薪酬管理？
「薪資」是一個集合各種解決方案的詞彙，但通常是指支付員工薪資的整個過程。有時候，薪資管理非常複雜，因為它不僅僅是確保員工正確、準時地收到工資。例如：薪資涉及稅法和工資、支付薪資稅、記錄的適當儲存、處理福利、足以支付薪資費用的現金流，甚至讓員工對其工作感到滿意。
企業薪酬管理的 15 個技巧
成功的薪資管理不可避免地與仔細的分析有關。新創組織的薪資範圍很廣。儘管老牌公司可能已經具備了一些技能，但也可以從反思中受益，以確保不遺漏任何一項。以下提示將有助於降低您的帳戶成本，並提高薪資效率。
1. 取得 EIN：對於所有類型的企業而言，有員工或計劃聘請新員工的雇主都有義務取得僱主身份識別號碼 (EIN)。稅務局(IRS)透過EIN來收取薪資稅和商業所得稅。可能考慮雇用員工的公司會發現使用EIN的好處。因此，您將能夠在需要時聘請員工，並找到合適的人來執行您的任務。
稅務局(IRS)允許公司免費取得個人EIN。除了透過傳真、郵寄或電話申請EIN之外，最快速的方法就是上稅務局(IRS)的網站。一般而言，申請的過程很簡單，申請人需要有一個有效的納稅人識別號碼，不論是社會安全號碼(SSN)、個人納稅識別號碼(ITIN)或不同情況的僱主身份識別號碼 (EIN)。
2. 設定預算：徹底了解薪資開支會對公司財務造成影響的事實是非常重要的，因此公司應該始終有足夠的資金準時支付員工的薪資。然而，薪資是一個廣泛的成本項目，所佔的比例比預期的要大。除了薪資之外，雇主還依法有義務為員工支付社會保障 (Social Security) 和醫療保險 (Medicare) 的費用 (平均相當於員工薪資的 7.65%)。
一般而言，薪資稅可能較高或較低，視所涉及的州而定，有些州可能會徵收額外的就業稅。此外，提供健康保險或匹配 401(k) 等福利的公司也會產生額外成本，這也是很重要的一環。總而言之，薪資稅、福利、工傷賠償及其他費用可能會增加薪資支出的 15% 到 20%。
預算的其中一個步驟可能是計算每位員工支付的費用佔公司營收的百分比，以瞭解公司是否能維持利潤率。不同行業的平均營收百分比會有所不同，這就是為什麼企業必須研究其競爭對手的工資，這些競爭對手都是公開交易的知名機構。
3.準確分類員工：為了確保您能正確支付員工薪資，並符合國稅局和州政府對於員工分類的要求，您必須適當地將他們分類。員工通常會根據業務和是否滿足業務需求被分類為員工或獨立承包商。若未能正確分類員工，例如：錯誤地將員工僱用為獨立承包商，可能會造成不利的稅務侵害。這是因為企業必須履行管理員工的稅務義務和預扣規定，但不包括承包商。
首先，雇主必須為每位全職或兼職員工填寫 W-4 表格。同時，合約人員必須填寫 W-9 表格。不確定如何將員工分類的公司，只需填寫 SS-8 表格並寄送至國稅局，由稅務局決定員工是否為聯邦就業稅及所得稅的「員工」。
4. 選擇員工是時薪制還是薪資制：被指定為員工的工人將被分類為時薪制或薪資制。FLSA（公平勞動標準法）構成了時薪工人的基礎，他們有權賺取加班費，且每週工作超過 40 小時。另一方面，有些員工如果是受薪員工，則可能是 FLSA 超時工作法豁免的員工。
公司經常喜歡使用薪資支付員工，因為這樣可以穩定薪資，也不需要擔心員工工作多少小時，因為每個月都會給相同的錢。至於如何取得薪資，員工必須執行指定的工作職責以及其他資格，這些都是由勞工部所規定的。有時候，按時薪計算才能更快獲得幫助。另一方面，按時薪計算的員工會發現經理有更多能力決定何時安排他們的工作時間，這對於不需要每小時都被預約的角色來說很方便。
5. 建立薪資明細表：建立與您的企業現金流需求一致的薪資排程有助於避免緊縮，但也要注意符合聯邦和州法律，因為薪資排程和州法律一樣會改變。可以一直保持不變，但雇主可能選擇哪個發薪期是個人的喜好。員工將他們的薪水支票視為收入來源，因此付款問題可能導致員工士氣低落。
每兩週一次的發薪日是標準的，但有些雇主會每週、每月甚至每月兩次發薪。以較少的間隔自動發薪可以簡化文書工作，但是，員工也可以選擇以更頻繁的間隔發薪。選擇符合員工需求、企業現金流預算，甚至兩者皆符合的薪資週期。
6. 隨時掌握最新的勞工法、薪資規則和稅務知識：公司的稅務法規促進適量的就業稅金繳納，而勞工法則嘗試協助公司確保員工的福利達到一定水準。這兩項法律都顯示在聯邦、州和地方層級，而且會隨時變更。不遵守任何變更升級可能會造成員工的付款分配不正確，以及意想不到的稅務負擔，這兩種情況日後都可能導致罰款和罰款。錯過截止日期可能會導致滯納金的後果。不遵守勞動法可能會為勞工部帶來危險，降低員工的士氣，進而甚至引起訴訟。
除了隨時更新所有工資法和稅務責任之外，企業別無選擇。在稅務方面，您可以幫助自己的方法之一，就是確保自己盡職盡責，並在個人行事曆上記下所有重要稅務截止日期的日期。僱用一個盡責的薪資服務供應商，讓客戶隨時瞭解所有勞工法和薪資規定的最新資訊，在許多情況下也非常有用。
7. 提供簡單透明的政策：由於薪資相關政策，包括休假、出勤和福利等變得複雜，薪資處理也會變得更複雜，員工瞭解您的雇用政策的可能性也可能會大大降低。詳細規劃指引，說明如何支付員工薪資、何時支付薪資，以及其他注意事項，例如：如何計算費用，以及有關福利資格和有薪休假的規定。
制定並定期確保您的薪資政策文件寫得充實且準確。如有必要，請隨時更新政策文件。確保每位員工都能正確地瞭解薪資政策。然後，透過共用的線上管道，讓每位員工都能隨手取得任何數量的副本。此方法可確保員工無需等待與薪資單位或人力資源部門的正式溝通，即可獲得所需資訊。
8. 與員工保持透明度：員工是否因意外而領不到薪資，或誤解了薪資政策的設計，都可能造成混淆。在設計這些程式時，員工應該能夠向經理報告任何與工資相關的問題，並在問題發展成更大的問題之前立即生效。
如果發生薪資錯誤，請儘量保持與員工溝通的暢通，並說明錯誤發生的原因、原因及如何避免再次發生。除了這些措施，自訂薪資政策和程式，說明薪資流程、員工分類、薪資決定方式以及任何其他重要資訊。設計時要讓它能在所有資訊中一致使用，不論是透過線上中心或手冊。考慮到員工經常提問，請列出最常見的問題。方便存取的常見問題集可以幫助員工隨時取得所需資料。
9. 保留完整的薪資記錄：定期保存最新且準確的工資記錄，對於企業來說是一項至關重要的職責，因為它可以讓他們看到許多關鍵指標，例如：勞動效率、缺勤率、工資成本以及所有相關的稅款，此外還有利於企業的發展。然而，這些薪資單仍然是提供的法律義務。違規行為還可能導致勞工部、稅務局局和相關機構處以巨額罰款。
確保始終遵守國家機構的各種記錄及其需要儲存的期限。例如：根據《公平勞動標準法》，雇主必須保留詳細記錄，其中員工的姓名和地址、他們的工作以及工作時間和所得工資必須保存至少 3 年。稅務局 (IRS) 制定了所有規定，要求工資稅記錄以及其他員工記錄保存 4 年，以備最終審計之用。各州政府可以有其具體要求。將清晰且記錄的資訊保存在易於存取的安全空間或位置。
10. 務必仔細檢查資料輸入：不可否認，工資輸入錯誤時常會發生。即使是最小的錯誤，例如：按錯一個鍵，也可能引發許多問題，並導致稅務和勞工合規罰款。此外，可能會在預計從事這項工作的員工中造成不滿。仔細檢查薪資資料輸入可以防止公司出現複雜且耗時的錯誤。提供正確的資訊和數據還可以激勵企業對數據產生更多信心和能力，最終使組織做出更明智的決策。
即使在薪資處理時間之前，也要檢查時間表、薪資計算、稅務資訊和福利計算。仔細檢查每份稅務局表格和其他雇主文件。僱用後正確關注員工詳細信息，即全名、地址、出生日期、工資、稅號以及與員工相關的任何其他詳細信息。
11. 簡化流程：收集處理薪資所需的所有數據可能會成為每家公司沉重的負擔。儘管如此，薪資管理必須掌握時間，不容有失。在不犧牲品質的前提下，儘可能簡化薪資處理程序，可讓企業在短期內節省時間和金錢，長期則可提升員工的投入度。
這表示要組建薪資團隊，使用薪資軟體程式處理這項工作，或最後只把這項工作外包。這些都有助於公司提高營運效率。例如：付款可直接以存款方式匯入銀行帳戶。
薪資軟體將進行任何必要的計算並加快流程，而且，人為錯誤的餘地也較小。此外，薪資服務供應者始終了解不斷變化的財政和工資法規。
12.使用直接存款：現今，紙本薪資支票已不再受歡迎，因此企業以成本效益極高的直接存款取代紙本薪資支票可能仍是個好主意。改用直接存款的方式可以降低工資支票遺失或被盜的風險，同時也能更準確地發放工資。有了優秀的薪資軟體，員工甚至可以準時以電子方式產生他們的薪資單。
若要使用直接存款，您必須取得您的企業銀行提供者或薪資服務。有了這個設定，您現在必須取得員工的銀行帳號，包括其路由資訊。如果您的公司同時提供紙張支票和直接存款，請考慮告訴您的員工，無紙化的原因和方式對他們有利。
13. 軟體投資：透過使用薪資軟體，可以更有效率地控制員工人數與工作量之間的整體平衡。有多種選項，但將開發的選項主要著重於消除計算錯誤，以及預扣和報稅等功能。這類流程的自動化可節省薪資管理人員的時間，讓他們可將注意力分散到其他工作上。薪資軟體有能力簡化透過直接存款匯款的工作。
注意薪資軟體的選擇過程，除了成本匹配之外，還要考慮其他方面，包括軟體的便利性和直覺性、員工自助服務選項、與其他系統的整合，以及員工自助服務選項可用後，薪資部門對流程的控制程度。選擇能與其他重要軟體系統 (如會計和人力資源部門系統) 整合的薪資管理系統，可使企業運作更為簡化。
14. 稅務自動化：報稅過程可能很複雜。從一開始，員工就必須承認各種稅務義務，因為他們的 W-4 表格上顯示了他們的收入和預扣收入。員工必須同時支付社會安全和醫療保險稅、FUTA（聯邦失業稅）以及其他州和地方的薪資或個人所得稅和費用。一方面，人為錯誤是無法避免的。但由於計算錯誤和失誤，成本往往非常高昂。
使用具有自動計算和支付聯邦、州和地方稅項功能的薪資解決方案或薪資服務供應商。在理想的設定中，薪資管理系統應該根據 W-4 表格中每位員工的資料，加上聯邦、州或縣層級的任何其他稅務義務來計算稅金。這不僅可以節省時間和資源，還可以透過必要的合規性來保護和保障公司免於支付稅金和其他重要要求。
15. 整合系統：現代商業系統的一個主要優勢是不同部門之間可輕鬆連結和整合軟體程式，以確保能夠在整個實體中對公司狀況進行必要的檢視。其中一個例子是薪資管理，它可以整合到會計和人力資源管理系統中，以減少薪資處理中的冗餘。整合薪資與會計系統可避免在薪資與會計軟體中重複輸入相同資訊。由於不同的資料庫會不斷即時更新，因此整合可避免時間上的落差，還能提供重要的業務洞察力，例如：顯示薪資如何影響現金流。
選擇薪資軟體解決方案時，請考慮該軟體是否可與其他業務解決方案整合，以協助輕鬆處理某些特定的薪資工作。通常，這些解決方案會透過 API 連結，但也有提供薪資、會計、人力資源及類似的其他核心業務解決方案的整合式業務管理套件。
永捷集團如何提供協助？
薪資管理的任務並不容易，事實上，即使是員工較少的小型企業有時也很難管理它。遵守不同的稅法和工資要求，以及對員工薪酬和工資偏好的個人不同決定，使得組織僅在工資單上花費大量時間。透過永捷集團專家提供的薪資服務，新舊企業都將能夠優化其薪資系統，從而提高業務成功率。欲了解更多詳情，請立即與我們聯繫！
常見問題解答
有效處理工資通常需要以下步驟：
- 追蹤特定薪資期間的員工工作時間。
- 計算總額和淨額，根據工作時間或合約工資以及稅金、扣除和福利支付工資。
- 透過工資支票或直接存款支付工資
- 轉移工資稅和任何額外費用
- 跟上文件並仔細檢查準確性。
為了確保無縫的薪資流程，應制定並遵循薪資日曆。當您從事薪資服務工作時，您必須了解稅法和勞動法。應用薪資軟體將使付款流程自動化，從而減輕該過程的壓力。
有幾種可能的方法可以學習薪資單的基礎知識。首先，研究有關工資的相關立法和納稅義務。進行徹底研究或盡職調查的實踐無疑是最重要的一步。美國國稅局專門撰寫了許多文章來幫助企業主掌握聯邦工資稅的基礎知識以及按行業類型劃分的從小型到大型企業的記錄保存要求。了解您所在州的工資稅法和勞動法規同樣重要。
至於支付員工薪資的具體細節，請諮詢您的企業會計師。尋求有關如何處理工資和工資稅的指導，並且不要忘記涵蓋一些基本內容，例如：您應該在工資中投入多少。
另一方面，透過線上課程和計劃，您可以培養您的薪資技能。例如：美國薪資協會為初學者和經驗豐富的薪資專業人士提供許多模組和培訓選項。
薪資不僅僅是按時向員工支付工資。根據定義，薪資遠比這更全面。事實上，這是發展永續業務的一個重要方面，但成功也取決於其他一些問題，包括確保員工受到保護、遵守工資稅要求和勞動法、有效管理現金流以及尋找優化方法透過適當安排員工來提高業務績效。
小型企業管理薪資的方式主要有三種：內部、外包或薪資軟體。傳統上，內部操作的工資單主要與使用電子表格和線上工資計算器來計算預扣稅或工資有關。這是一項繁瑣的任務，因為幾乎每個員工都會有不同的表格，因為您將經歷處理稅務和勞動法的麻煩。手動審核薪資單可能適合員工較少的小型企業，但從長遠來看，這肯定不適合。
另一個選擇是與薪資服務公司簽訂合約或外包。外包公司負責所有工資計算和工資分配，甚至可能徵收稅款。
薪資軟體還具有某種「兩全其美」的因素，因為公司可以自動化薪資流程並簡化流程。簡而言之，減少了員工的不便和壓力。工資軟體通常可以執行所有計算，並且某些軟體包能夠向稅款和員工付款。