如何將 Xero 與 Talenox 鏈接整合？

Talenox 是一款專為香港中小企業設計的先進人力資源管理系統，致力於提供全面且便捷的 HR 解決方案，協助企業輕鬆處理從員工檔案管理到薪資計算、假期追蹤等各項人事事務。無論企業規模大小，Talenox 都能提供靈活的管理工具來處理員工的個人資料、薪資與假期，確保所有操作符合香港的法律法規要求，有效幫助 HR 團隊節省時間、降低手動操作的風險，從而提升整體管理效率。

除了基本的 HR 功能外，Talenox 還與多個本地金融機構和政府部門合作，如香港積金局和稅務局，支援強積金供款計算、報稅申報等合規功能。系統會自動更新以符合最新的《僱傭條例》和《勞工法例》，確保企業隨時能夠符合法規。此外，Talenox 擁有 ISO 27001 認證的數據安全保障，確保企業數據在儲存和傳輸過程中的隱私和安全無虞。

最值得一提的是，Talenox 具備與 Xero 等主流會計軟體的無縫整合功能，可實現 HR 和財務數據的自動化同步，使得薪資、報稅等流程更加順暢。此外，Talenox 的假期管理功能支援團隊日曆和假期審批流程，讓企業根據不同職級靈活設定假期，同步至 Google Calendar，確保內部假期安排井然有序，有效避免排班衝突。

在進一步了解 Talenox 與 Xero 的整合功能之前，建議企業先掌握幾個核心要素，包括員工檔案管理、薪資處理、假期設定、假期申請與審批、薪資報告生成、報稅申報，以及最後的 Xero 整合流程。

員工檔案 (Employee Profile)

在 Telenox 中，您可以透過 Menu Bar 進入 Profiles，然後選擇 Employee Listing 來管理和查看所有員工的個人資料。以下是建立和管理每位員工檔案的詳細步驟，確保您在操作中能掌握每項必要資訊。

1. 基本資料（Personal Details）：在 Employee Profile 中，填寫每位員工的基本資料，包括名字、電郵、出生日期、性別和婚姻狀況等，這些資料將便於後續報稅等操作。
2. 雇用詳情（Employee Details）：記錄每位員工的雇用日期、確認離職日期等，確保資料的完整性。例如，如果已確認某員工的離職日期，可以在 Confirmation Date 欄位中輸入該日期。
3. 身份文件（Identification Documents）：在 Identification Documents 中上傳護照等國籍證明文件，以備核對。在 Related Attachments 中，您還可以上傳畢業證書等相關文件。
4. 現有職位詳情（Current Job Details）：記錄每位員工的現任職位和工作細節，包括職位名稱（如 Engineer）、工作開始日期、薪資模式（如每月支付或按小時支付）以及基本薪資等，這些資料將幫助薪資部門準確計算和發放薪水。
   
5. 聯絡資料（Contact Information）：輸入每位員工的聯絡資料，以便在需要時列印在薪資單上，確保員工資料的完備性。
6. 強積金供款計劃（MPF Plan）：根據香港法例要求，為每位員工設定強積金供款計劃。您可以在 Telenox 中直接輸入相關計劃資料，方便系統在薪資計算中自動考慮此項供款。
7. 自訂欄位（Custom Fill）：如預設的資料項目中缺少所需的資料欄位，您可以利用自訂欄位功能添加更多項目，以符合公司特定需求。
8. 存取權限（Access Permissions）：根據每位員工的職位設置系統的存取權限，包括 User、Admin 和 Super Admin，並可針對每個模組（Module）進一步自訂權限級別，讓員工僅能訪問他們職責範圍內的資訊。
   
9. 銀行資料（Bank Details）：輸入每位員工的銀行帳戶資料以便於薪資發放。若企業擁有分店或不同部門，亦可在資料中加入這些分類，以便生成報表時更具條理性和分析能力。

透過這些詳細設置，Telenox 讓企業能夠全面管理員工資料，確保 HR 流程的準確性和合規性，從而大幅提升人力資源管理的效率。

薪資處理流程 (Process Payroll)

在 Telenox 中，處理薪資（Payroll Process）是一個簡單且直觀的過程，只需三個主要步驟即可完成整個薪資流程。以下是具體操作步驟的詳細說明：

步驟 1：選擇出糧員工

1. 進入 Menu Bar：在 Telenox 的上方選單中，點擊 Paywall，然後選擇 Process Payment。
2. 選擇支付期間：設置年份和月份（Pay Period），決定本次要支付的期間。
3. 選擇員工：您可以選擇一次性支付所有員工的薪資，或僅選擇特定的員工進行支付。

步驟 2：確認付款項目

1. 檢查付款項目：在進行支付之前，請確保每位員工的支付項目正確無誤。這些項目可以包括固定薪水（Salary）、獎金（Bonus）等。
2. 調整加減項目：如果有需要針對當月做額外的加減項目，可以在此進行調整。例如，若某位員工在假期期間上班，則可以在付款項目中添加此筆額外費用。
3. 檢查特定項目：在 Ad Hoc（臨時項目）或 Deduction（扣款）中，確認是否有特殊的加減項目，並進行相應的金額調整。
   

步驟 3：完成出糧動作

1. 查看付款總結：在確認所有項目無誤後，查看總結頁面（Summary），確保每位員工的最終金額正確，包含所有加減項目、強積金供款等。
2. 選擇支付方式：選擇最合適的支付方式，包括銀行轉帳（Bank Transfer）、支票（Cheque）或現金（Cash）。
3. 完成支付：完成後，系統會顯示最終支付總結，包含每位員工的最終應支付金額及其相關的強積金供款等。
   

進一步操作

• 輸出銀行付款文件：若選擇銀行轉帳，您可以導出一份支付文件並上傳至銀行系統，加快支付流程。
• 同步到 Xero：此時，您也可以將薪資數據同步到 Xero 會計系統，以便進行會計處理。
  

發佈薪資單

1. 通知員工：薪資處理完成後，您可以通過 Telenox 將薪資單發送至員工的電郵，員工將會收到詳細的薪資單。
2. 自訂薪資單項目：若您希望隱藏某些薪資單中的項目，可以在 Telenox 的設置中自訂顯示內容，讓薪資單顯示更符合公司需求。
   

通過這些步驟，Telenox 讓薪資流程變得更高效、透明，並支援多種支付方式和文件輸出，方便 HR 團隊確保薪資支付的準確性和時效性。

假期設定 (Leave setting)

在 Talenox 的假期設定（Leave Settings）中，系統預設了一些常用的假期類型，如年假（Annual Leave）、產假、低薪假（Unpaid Leave）、時薪假（Hourly Leave）和長期病假（Long Sick Leave）。每個公司可以根據需求對這些假期設置進行調整，確保假期政策符合企業特定的規則與員工福利需求。以下是具體的假期設定步驟和調整選項：

1. 自訂假期規則

• 年假設定：在 Annual Leave 中，您可以選擇是否允許員工申請半天假，或者只能申請全天假。還可設定員工申請年假的資格條件，例如是否需在試用期（Probation）後才可以申請，以及試用期結束後需要等待的時間。
• 假期延遲選項：若員工到年底還未用完年假，可以設定是否允許將剩餘假期延遲至下一年，並指定最多可延遲幾個月和延遲的天數。
• 年假額度設定：在假期設置中，您可以為每位員工設定年假額度（Entitlement），確保假期分配合理，並符合公司的休假政策。

2. 自訂假期類型（Leave Types）

除了系統預設的假期類型，您可以根據公司需求對每一種假期類型進行自訂。例如，可以為不同職位的員工（如普通職員和經理職級）設置不同的年假額度。在 Entitlement 中，可以定義各職位級別的假期天數，滿足員工的不同需求。

3. 假期審批流程

在 Leave Structure 中，您可以為假期設置審批流程。具體來說，可以為每位員工指定不同的審批人員，例如第一審批人（Approver 1）、第二審批人（Approver 2），以便在員工申請假期時進行有效的審核和批准。

4. 特別假期補償（Grant Off-in-lieu）

當員工在假期期間上班或加班時，您可以在 Offer New 功能中為員工設置補償假期。設定補償假期時，您可以指定補償的原因（例如加班），並設定可補的最大天數、到期日（Expiry Date）等。完成設定後，員工可以在其假期申請門戶中查看到這些補假選項，並在有效期內提出申請。

員工的假期申請流程 (Leave application and approval)

在完成上述假期設定後，員工可以通過 Talenox 的 Leave Portal 提交假期申請。申請提交後，系統會根據設定的審批流程，自動通知相關的審批人，確保每筆假期申請得到及時處理。

透過這些自訂假期選項和審批設置，Talenox 讓企業能夠根據自身需求靈活管理各類假期，並為員工提供更便捷的假期申請體驗，同時確保符合香港勞工法規的要求。

在 Telenox 中，員工可以輕鬆地在自己的 Portal 中申請假期，而經理可以通過系統進行審批。以下是具體的假期申請與審批流程：

員工申請假期

1. 進入員工 Portal：每位員工都有自己專屬的 Telenox Portal。在登入後，員工可以選擇 Leave，然後點擊 New Leave Application 開始申請。
   
2. 選擇假期日期：系統預設顯示員工的姓名，接著選擇申請的假期日期。員工可以選擇申請「全天假（Full Day）」或「半天假（Half Day）」。
3. 選擇假期類型和時段：員工可以根據需求選擇假期開始日期、結束日期或指定某個特定期間。系統會自動顯示假期結束日期（End Date）。
4. 查看剩餘假期天數：在假期申請頁面右側，員工可以查看該假期類型的剩餘天數、已申請天數及假期是否有到期日（Expiry Date）。
5. 填寫假期原因：員工可以在申請頁面中填寫假期的原因（如生病、家庭事務等）。如果需要附上證明文件或其他附件，可以在此頁面上傳相應的檔案。
6. 提交申請：確認資料無誤後，點擊 Submit Application 提交假期申請。

經理審批假期

1. 收到 Email 通知：當有員工提交假期申請時，指定的審批人會收到系統發出的 Email 提醒。
   
2. 進入審批 Portal：經理可以通過 Email 中的鏈接進入自己的 Telenox Portal，查看該假期申請。
3. 審批或拒絕申請：在 Portal 中，經理可以選擇 Approve（批准）或 Reject（拒絕）假期申請。如果拒絕申請，經理可以填寫拒絕的原因，以便員工了解決策理由。
4. 通知員工結果：無論批准或拒絕，系統會自動發送 Email 通知員工，並在員工的 Portal 中更新申請的審批狀態。
   

假期日曆（Leave Calendar）

為了便於公司內部安排和避免假期衝突，Telenox 提供 Leave Calendar 功能。經審批的假期會顯示在公司假期日曆中，並可以同步至 Google Calendar 供員工參考，確保所有人都能清楚了解已批准的假期安排。

透過以上步驟，Telenox 提供了一個透明、方便的假期申請與審批流程，不僅提升了員工的體驗，也減少了管理層的工作負擔，確保公司內部假期安排井然有序。

在 Telenox 中，您可以輕鬆查看每位員工的假期餘額以及詳細的薪資報表，以下是操作步驟：

查看員工假期餘額

1. 進入 Leave Balances：在 Telenox 系統中，前往 Leave Balances 頁面，您將看到每位員工剩餘的假期天數。
2. 查看假期詳細資訊：點擊特定假期類型後，系統會顯示該假期的相關明細，包括已使用天數、剩餘天數和每筆假期申請的詳細資料。
   

這個功能讓 HR 和管理層可以及時掌握員工的假期狀況，方便管理和分配員工假期資源。

薪資報表（Payroll Reports）

Telenox 提供多種薪資報表，方便公司根據需求生成和查看員工的薪資資料：

1. 按支付方式生成報表（Payment Method Payroll Report）：您可以選擇根據支付方式（如銀行轉帳）來生成薪資報表。這份報表會顯示不同支付方式下的薪資總結，適合公司財務部門管理和核對資金流動。
   
2. 按薪資項目生成報表（Pay Item Overall Report）：此報表會根據員工和薪資項目分類，列出每位員工在特定月份中每個薪資項目下的發放金額，例如基本薪資、獎金、加班費等。這讓管理層和財務部門可以清晰了解每位員工的薪資結構。
   

Telenox 的這些報表功能能夠幫助企業有效地進行財務管理和薪資分析，提升內部流程的透明度和準確性。

報稅功能

Talenox 不僅能協助處理薪資，還提供完善的報稅功能，方便企業輕鬆完成報稅操作。以下是 Talenox 報稅流程的詳細步驟，尤其適用於香港的 IR56 報表生成與提交：

申請報稅許可

1. 申請報稅資格：在開始報稅之前，企業需申請報稅許可，這可以通過永捷辦理。申請流程相對簡單，一般需要約兩週到一個月的時間。
   
2. 購買 Talenox 後申請：一旦企業購買了 Talenox，便可以著手進行報稅許可的申請，並在收到相關文件後立即開始報稅流程。
   

IR56 電子報稅流程

1. 生成 IR56 報表：進入 Talenox 的 Payroll 模組下的 IR56 子選項。例如，選擇 IR56B，並選擇報稅的年度。
2. 選擇員工：選擇需要報稅的員工，然後點擊 Generate 按鈕生成報稅表。
3. 下載並檢查表格：系統會生成 IR56 表格，您可以下載檔案並進行檢查，確認所有信息無誤後，準備上傳。
   

上載至稅局 E-Filing 平台

1. 導出 XML 檔案：Talenox 生成的 IR56 表格將以 XML 格式保存。此 XML 檔適用於稅局的 E-Text 電子報稅系統，方便直接上傳。
2. 上傳至 E-Filing 平台：進入香港稅務局的 E-Filing 系統，將 Talenox 生成的 XML 檔案上傳完成報稅。這樣的數據格式符合稅局要求，能夠準確地傳達薪資和稅務信息。

支援的其他 IR56 報表

除了 IR56B（員工年終報稅表）外，Talenox 還支援其他常見的 IR56 報表，例如：

• IR56E：適用於新入職員工
• IR56F：適用於離職員工
• IR56G：適用於離港的離職員工
• IR56M：適用於臨時工或供應商等非固定雇員

通過這些報表選項，Talenox 為企業提供了靈活且高效的報稅解決方案，讓企業能夠準確、合規地完成所有必要的稅務申報。

與 Xero 會計軟體連接 (Sync with Xero accounting software)

在 Talenox 中，企業可以輕鬆將薪資數據同步至 Xero 會計軟體，實現 HR 和財務管理的高效整合。以下是完整的同步、審批和支付流程詳解：

1. 將 Talenox 的數據同步至 Xero (Send To Xero)

1. 進入 Process Payment 頁面：在 Talenox 的 Process Payment 頁面中，點擊 Xero Talenox 按鈕，將 Talenox 中的薪資數據（包括薪資、MPF 供款等）同步到 Xero。
2. 數據同步前提：若企業尚未連接 Xero，則需要手動將數據輸入至其他會計系統；而一旦連接 Xero，數據將自動同步，節省重複輸入的時間和人力，確保數據的一致性和準確性。
   

2. 在 Xero 中審批同步數據 Approve in Xero (Draft Bill) 

1. 查看草稿數據：成功同步後，數據將以草稿（Draft）的形式顯示在 Xero 的 Purchases 模組中，包括員工薪資和 MPF（強積金）供款。
2. 審核並批准草稿：進入 Xero 檢查同步的數據，確認所有項目無誤後可以批量批准，確保薪資、MPF 供款和任何額外項目準確無誤地記錄在 Xero 中。這一步驟減少了傳統手動錄入的錯誤風險。
   

3. 在 Xero 中進行薪資付款記錄  Payment in Xero (Wages & Salaries)

1. 檢查並完成付款記錄：進入已批核的薪資記錄，確認所有金額無誤。系統會自動生成付款帳戶，您只需在 Xero 中選擇實際支付的日期和銀行帳戶，並確認付款金額，即可完成薪資付款記錄。
2. 確保賬目的一致性：即便已在銀行進行實際支付，建議在 Xero 中記錄這筆交易，以便保持帳目的一致性，並使所有財務報告能夠準確反映公司的現金流動。
   

4. 在 Xero 中記錄 MPF 供款付款 Payment in Xero (MPF)

1. 記錄 MPF 雇主與雇員供款：同步至 Xero 的 MPF 數據包含雇主和雇員的供款記錄，您可以在 Xero 中進行檢查。確認無誤後，輸入支付日期和選擇支付銀行，完成 MPF 支付記錄。
2. 財務報告完整性：在 Xero 中完整記錄 MPF 的支付，確保此交易能夠準確反映在財務報告中，讓公司保持合規，並實現透明的財務管理。
   

整體流程的優勢

透過 Talenox 與 Xero 的高效整合，企業 HR 和財務部門可顯著簡化薪資、MPF 和假期管理的流程。這樣的自動化數據同步降低了手動操作的錯誤風險，增強了工作效率。Talenox 與 Xero 的無縫整合，讓企業不僅節省了時間，更保證了數據的準確性，幫助 HR 和財務團隊專注於策略性的業務發展，達成高效合規的營運目標。希望 Talenox 能成為您企業管理的可靠夥伴！

與 Xero 整合 Talenox 數據的好處

將 Talenox 與 Xero 整合為企業提供了眾多高效益的管理優勢，特別是在香港這樣具備嚴格勞工法規和會計要求的營商環境中。以下是 Talenox 與 Xero 整合帶來的主要好處：

• 減少手動輸入，降低出錯風險
  將 Talenox 的數據自動同步至 Xero 會計系統，可以顯著減少手動輸入所帶來的錯誤風險，同時節省寶貴的時間。數據自動化讓薪資和假期等數據直接進入會計記錄，減少雙重輸入的需求，讓 HR 和財務部門能夠專注於更高價值的業務工作。
• 合規性與高透明度
  Talenox 的 IR56 報稅工具結合 Xero 的財務記錄透明度，協助企業確保所有稅務和薪資記錄符合香港勞工法規和稅務要求。這種高合規性與高透明度的管理流程能夠減少審核期間的錯誤和重複工作，為企業的財務健康提供可靠保障，同時也增強企業的合規管理能力。
• 提升協作與工作效率
  薪資、假期和財務數據的無縫同步提高了 HR 和財務部門之間的協作效率。整合的數據流讓 HR 部門可以隨時查看更新的薪資和假期資料，財務部門也能即時掌握資金動向，有助於雙方在財務報表、成本分析及人力資源規劃上的協同作業。
• 增強員工滿意度，提升體驗
  即時處理薪資發放和準確更新假期餘額，讓員工對於薪資和假期管理的透明度更有信心。員工可以輕鬆查看自身的薪資記錄和假期狀態，無需透過繁瑣的查詢程序來獲取資訊，這樣的即時回饋和透明管理提高了整體的員工滿意度。
• 財務分析和數據驅動的決策支持
  由於 Talenox 與 Xero 的整合，企業可以更輕鬆地進行薪資、成本和假期相關的數據分析，進而做出基於數據的業務決策。管理層能夠利用這些數據準確了解人力成本、現金流和其他財務指標，有助於制定更具前瞻性的決策。

永捷集團如何協助企業進行 Talenox 與 Xero 的整合

永捷集團作為專業的會計與企業服務提供商，專門協助企業高效設置和管理 Talenox 與 Xero 的整合流程。無論是首次使用 Talenox，還是希望優化現有工作流程，永捷集團的專業團隊皆能為您提供可靠的支援與指導，確保企業的 HR 和財務管理流程能夠順利運作並達到合規標準。

• 專業設置與管理支持
  永捷集團深入了解 Talenox 與 Xero 的整合流程，能根據企業的特定需求提供個性化設置，無論是薪資管理、假期記錄還是報稅流程，都可為您優化設置，確保操作流程順暢無礙。
• 合規指導與數據同步優化
  透過 永捷集團的合規指導，企業能夠確保所有數據同步符合香港勞工和稅務法規的要求。這讓企業在處理薪資、報稅時，能更具信心並減少合規風險，尤其適用於對數據準確性要求較高的中小企業。
• 持續支持與系統優化
  永捷集團提供不斷更新的支持服務，協助企業根據業務需求的變化進行系統優化，使整合流程持續符合公司策略與法規變動。這種持續性服務幫助企業在人力資源和財務管理上保持競爭優勢。

通過永捷的專業支持，企業可以更加高效、合規地運營 Talenox 與 Xero 整合的 HR 和財務流程，達成更高效的內部管理和更卓越的業務表現。