香港公司的所有員工均透過人力資源部門領取薪金。而準確記錄員工薪酬的過程，稱為計糧（Payroll Accounting）。計糧 Payroll Specialist 在確保記錄妥善存檔方面擔當關鍵角色，讓員工能準確獲發工作薪金，同時令財務操作符合香港的監管要求。
本文將概述何謂計糧、計糧包含的內容、提供與香港企業相關的實例，並解釋如何在香港設立計糧系統。
目錄
什麼是計糧（Payroll Accounting）？
在香港，計糧是指記錄及追蹤員工薪酬明細的過程，包括稅項扣繳、強積金（MPF）供款，以及任何提供的員工福利。計糧會計師會運用財務分錄來匯總公司的交易及整體現金流動。
這些計糧分錄屬於總帳（general ledger）的一部分，而總帳負責整理所有財務數據。一旦每位員工的計糧資料被準確記錄，人力資源部門便能存取這些數據，並與管理層共享，用於績效評估及薪酬檢討。
計糧包含哪些內容？
以下是記錄員工薪酬時需包含的關鍵細節：
1. 基本薪金、佣金及獎金
必須記錄員工在財政年度內獲得的所有收入，包括：
- 年薪
- 獎金
- 已獲批准的加班費
在香港，若涉及加班費，需確保其已通過員工上司及人力資源部門的審批。此外，對於銷售等行業中常見的佣金（例如成功簽訂業務合約所賺取的佣金），也需確認並記錄。
2. 薪俸稅相關表格（BIR60 及 IR56B）
在香港，計糧工作必須遵守稅務局（IRD）的規定，準確申報員工收入及相關稅項。主要涉及兩份關鍵表格：
BIR60（僱主報稅表）
雖然主要用於申報公司的營業利潤及財務資料，但亦包含與員工薪酬相關的欄目。計糧會計師必須確保以下項目正確記錄：
- 員工薪金
- 獎金
- 各項福利
這些資料將影響公司在 BIR60 上的稅務申報準確性。
IR56B（僱主填報的薪酬及退休金報稅表）
此表格用於向稅務局申報每位員工的：
- 全年收入
- 津貼
- 獎金
- 福利
計糧會計師須在每年截止期限前，為所有員工準備並提交 IR56B，以符合香港稅務條例。此表格對員工準確申報個人稅項至關重要。
重要性
若計糧記錄出錯或延誤，可能導致稅務局處罰，並為員工報稅帶來困擾。
確保公司稅務合規，避免罰款。
提供正確稅務文件，方便員工申報個人入息稅。
3. 員工保險相關計糧處理
在處理與員工保險相關的計糧工作時，需計算及記錄以下項目：
3.1 僱主保險供款
- 計算僱主承擔的保險費比例（如醫療、人壽、意外或危疾保險）
- 需將這些金額記錄為：
✓ 員工福利支出
✓ 公司營運成本
3.2 員工保險扣款
- 若保險計劃要求員工分擔保費，需計算從薪金中扣除的金額
- 確保扣款準確顯示於：
✓ 工資單
✓ 計糧記錄
3.3 應課稅與非應課稅福利
- 根據《香港稅務條例》判斷保險福利是否屬於應課稅項目
- 注意：
✓ 部分僱主支付的保險費可能被視為「應課稅福利」
✓ 必須在 IR56B表格 中申報
3.4 保險賠償或報銷款項
- 追蹤透過計糧系統支付給員工的保險賠償金
- 需明確分類記錄：
✓ 應課稅收入
✓ 非應課稅報銷款項
3.5 對最終薪金計算的影響
- 處理離職或解僱個案時，需計算：
✓ 尚待結算的保險供款
✓ 最後一期薪金中應扣除的保費
香港計糧實務範例
以下為香港企業營運中常見的計糧操作實例：
1. 零售業
香港零售公司計糧實例詳解（表格版）
| 項目 | 金額 (HKD) | 借方帳戶 | 貸方帳戶 | 說明 |
|---|---|---|---|---|
| 基本薪金 | 300,000 | 薪金開支 | 銀行 | 員工每月基本薪金 |
| 加班費 | 20,000 | 加班開支 | 銀行 | 已批准的加班工資 |
| 年終花紅 | 50,000 | 花紅開支 | 銀行 | 年終花紅發放 |
| 僱主強積金供款 | 17,500 | 強積金開支 | 強積金應付款項 | 僱主按有關入息的 5% 供款 |
| 僱員強積金扣除 | 17,500 | — | 強積金應付款項 | 僱員薪金中扣除的 5% 供款 |
| 扣繳薪俸稅 | 15,000 | — | 薪俸稅應付款項 | 扣繳並申報予稅務局的稅項 |
| 房屋津貼 | 10,000 | 津貼開支 | 銀行 | 每月房屋津貼 |
| 離職員工最終付款（包括未放年假） | 25,000 | 最終付款開支 | 銀行 | 離職員工的最終薪金結算 |
總共人工支出:
HKD 300,000 + 20,000 + 50,000 + 10,000 + 25,000 = HKD 405,000 (撇除強積金及稅務支出)
2. 醫療業
香港醫務所計糧實例詳解（表格版）
| 項目 | 金額 (HKD) | 借方帳戶 | 貸方帳戶 | 說明 |
|---|---|---|---|---|
| 基本薪金（醫生及護士） | 500,000 | 薪金開支 | 銀行 | 醫護人員每月基本薪金 |
| 輪班／值班津貼 | 30,000 | 津貼開支 | 銀行 | 特殊班次及夜班津貼 |
| 績效花紅 | 80,000 | 花紅開支 | 銀行 | 每季績效花紅發放 |
| 僱主強積金供款 | 27,500 | 強積金開支 | 強積金應付款項 | 僱主按有關入息的 5% 供款 |
| 僱員強積金扣除 | 27,500 | — | 強積金應付款項 | 僱員薪金中扣除的 5% 供款 |
| 扣繳薪俸稅 | 25,000 | — | 薪俸稅應付款項 | 扣繳並申報予稅務局的稅項 |
| 房屋津貼（外籍醫生） | 20,000 | 津貼開支 | 銀行 | 提供給外籍醫生的房屋津貼 |
| 醫療保險保費（僱主供款） | 15,000 | 保險開支 | 銀行 | 僱主支付的團體醫療保險費用 |
| 離職員工最終付款（包括未放年假） | 35,000 | 最終付款開支 | 銀行 | 離職員工的最終薪金結算 |
總共人工支出:
HKD 500,000 + 30,000 + 80,000 + 20,000 + 15,000 + 35,000 = HKD 680,000 (撇除強積金及稅務支出)
3. 建築業
香港建築公司計糧實例詳解（表格版）
| 項目 | 金額 (HKD) | 借方帳戶 | 貸方帳戶 | 說明 |
|---|---|---|---|---|
| 基本薪金（地盤工人） | 400,000 | 薪金開支 | 銀行 | 地盤工人每月工資 |
| 加班費（已批准項目） | 50,000 | 加班開支 | 銀行 | 已批准項目的加班工資 |
| 工地津貼 | 25,000 | 津貼開支 | 銀行 | 工地艱辛津貼 |
| 僱主強積金供款 | 21,250 | 強積金開支 | 強積金應付款項 | 僱主按有關入息的 5% 供款 |
| 僱員強積金扣除 | 21,250 | — | 強積金應付款項 | 僱員薪金中扣除的 5% 供款 |
| 扣繳薪俸稅 | 18,000 | — | 薪俸稅應付款項 | 扣繳並申報予稅務局的稅項 |
| 安全獎金 | 10,000 | 花紅開支 | 銀行 | 無工傷事故安全獎金 |
| 醫療保險供款 | 12,000 | 保險開支 | 銀行 | 僱主支付的醫療保險費用 |
| 離職員工最終付款（包括未放年假） | 28,000 | 最終付款開支 | 銀行 | 離職員工的最終薪金結算 |
總共人工支出:
HKD 400,000 + 50,000 + 25,000 + 10,000 + 12,000 + 28,000 = HKD 525,000 (撇除強積金及稅務支出)
香港公司如何計糧？入門指南
✅ 第一步：了解僱主的法定責任
- 熟讀《僱傭條例》及《稅務條例》確保合規
- 重點掌握：
✓ 離職結算（包括代通知金、遣散費計算）
✓ 法定假日與有薪假期安排
✓ 最新最低工資要求（2023年為每小時HK40）✓強積金（MPF）供款規則（僱主僱員各供540）✓強積金（MPF）供款規則（僱主僱員各供51,500/月）
✅ 第二步：向稅務局登記為僱主
- 僱用首名員工後 3個月內 必須提交 IR56E表格
- 未按時登記可能被罰款 HK$10,000
✅ 第三步：設立強積金計劃
| 關鍵動作 | 時限要求 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 選擇核准MPF受託人 | 僱用員工前 | 比較手續費及基金表現 |
| 為員工登記參計劃 | 受僱後60日內 | 涵蓋所有合資格員工 |
| 首期供款 | 發薪後10日內 | 違規最高罰HK$350,000 |
✅ 第四步：建立可靠計糧系統
推薦方案比較：
| 系統類型 | 適用企業規模 | 香港特色功能 |
|---|---|---|
| Xero | 中小型企業 | 自動計算MPF、生成IR56B |
| QuickBooks | 跨境企業 | 多幣種薪資處理 |
| 金蝶（Kingdee） | 本地大型企業 | 完整稅務模組整合 |
✅ 第五步：完善員工檔案管理
必備文件清單：
- 身份證副本（需註明「僅供僱傭用途」）
- 已簽署僱傭合約（列明薪資結構）
- MPF參與表格（ORSO豁免證明若適用）
- 稅務聲明書（IR56E/IR56F）
✅ 第六步：準時準確處理每月計糧
標準流程圖解：
- 核算基本薪金 → 2. 計算變動項目（加班/佣金） → 3. 扣除MPF及預扣稅 → 4. 生成電子糧單 → 5. 銀行自動轉帳
✅ 第七步：稅務申報時間表
| 表格類型 | 提交時限 | 罰則條款 |
|---|---|---|
| IR56B | 每年4月1日前 | 遲交罰款HK$900起 |
| BIR60 | 稅局通知書指定期限 | 最高可罰應繳稅款3倍 |
✅ 第八步：定期合規審查
年度檢核清單：
- 比對MPF供款記錄與薪資報表
- 覆核離職員工稅務文件（IR56F/G）
- 更新系統稅率參數（如2023/24年度免稅額調整）
總結：香港計糧管理的重要性
在香港，計糧（Payroll Accounting）是企業營運的核心環節，不僅關乎法定合規，更直接影響財務準確性與員工滿意度。面對強積金（MPF）供款、稅務申報及員工福利等嚴格監管要求，僱主及人力資源團隊必須建立系統化流程，並持續掌握最新法規動態