您正盯著薪資報表，突然發現一個不該存在的80,000港元錯誤。頓時胃一沉——這絕非小失誤，而是可能引發審計稽查、引發員工不滿，讓您徹夜難眠的嚴重問題。
薪資錯誤不僅是數字偏差，更是對團隊的失信承諾、潛在法律風險，更是企業系統需要整頓的警訊。殘酷的事實是：多數企業正反覆犯這些錯誤，卻渾然不覺。
內容摘要
薪酬管理7大常見錯誤
薪資錯誤在各種規模的企業中頻繁發生。美國國稅局研究顯示，約33%的雇主存在薪資誤差，這些錯誤不僅耗費時間更需要額外資金來修正。以下是我們客戶最常出現的薪資管理失誤：
1. 員工資料輸入錯誤
資料錄入失誤是多數薪資問題的根源。從錯誤的強積金（MPF）計算到時薪費率誤差，這些疏漏若未及時察覺，將會迅速累積成嚴重問題。
2. 員工分類錯誤
根據香港《僱傭條例》，合資格員工享有法定福利保障，包括年假、病假、侍產假/分娩假、長期服務金與遣散費，以及帶薪法定假日。此外，雇主必須為員工強制性公積金（MPF）供款——這項法定義務並不適用於獨立承包商。錯誤分類可能導致雇主逃避這些法定責任，從而面臨追溯性補償及法律責任風險。
| 風險範疇 | 錯誤分類的影響 |
|---|---|
| 就業權益 | 剝奪法定福利（休假、遣散費、強積金 MPF） |
| 法律責任 | 保險及不合規問題可能導致刑事責任 |
| 稅務申報 | 錯誤申報導致罰款 |
| 財務負擔 | 補發薪酬、罰款、法律費用及營運中斷 |
3. 未遵守最低工資法規
香港法定最低工資自2025年5月1日起調整為每小時42.10港元。此金額由原先的40港元調升，適用於大多數勞動者，但不含住宿家務助理及特定實習生。
此錯誤常見成因：
- 工時計算錯誤：雇主未將加班時數、用膳時間或特定津貼納入工資計算
- 兼職人員疏漏：臨時與兼職員工可能因薪資系統設定不當而被遺漏
- 記錄保存失準：不完整的工時表或出勤記錄導致薪酬短付
違規后果：
員工申訴：勞工可透過勞工處或勞資審裁處追討欠薪Hong Kong’s minimum wage is HKD 42.10 per hour, effective from May 1, 2025. This rate was increased from the previous HKD 40 per hour and is applied to most workers, excluding live-in domestic helpers and certain interns.
法律裁罰：支付低於最低工資可遭檢控、罰款及追討補發薪資
商譽損害：因剋扣工資被舉報將損害企業形象，影響未來招聘
4. 加班費計算錯誤
根據香港法例，加班費雖非法定強制要求，但一旦明訂於合約或公司政策中即具法律約束力。常見錯誤包括：誤解「連續性合約」定義、計算時薪時未納入津貼或獎金，以及依賴人工試算表計算。
後果：勞資審裁處每年處理數千宗薪酬爭議，其中加班費糾紛佔相當比例。短付加班費可能導致追溯補發、法律罰則及員工信任破裂。
✅ 最佳實踐：於合約明確定義加班條款、採用自動化薪資系統，並定期稽核計算結果以避免代價高昂的失誤。
5. 薪資發放延誤
延遲支付薪資是香港最具殺傷力的薪資失誤之一。根據《僱傭條例》，工資必須在每個工資期結束後7天內支付。無正當理由逾期支付即屬違法。
問題嚴重性：
- 法律後果：延遲支付薪資的雇主可能被檢控，最高可處罰款35萬港元，情節嚴重者甚至面臨監禁
- 員工關係：遲發薪資侵蝕信任、打擊士氣，可能促使員工向勞工處提出申索
- 營運風險：重複違規可能引發審計調查、法律糾紛及商譽損害，在競爭激烈的行業中尤其嚴重
實例說明：
若公司原定每月7日發薪卻持續延至15日，員工有權提出申訴。此情況可能升級至勞資審裁處處理，雇主除需補發欠薪外還需承擔罰則。
✅ 最佳實踐：採用帶提醒功能的自動化薪資系統、預先備妥薪資撥備金，並設定明確內部截止日期以確保合規。
6. 強積金（MPF）供款錯誤
強制性公積金（MPF）是香港法定的退休儲蓄制度。雇主與員工均須按員工「有關收入」的5%進行供款（雙方每月供款上限各為1,500港元）。
強積金錯誤常見成因
- 「有關收入」定義複雜：
雇主可能誤判應計入收入項目，例如加班費、佣金及津貼必須納入計算，但年終花紅或特定報銷款項則可能豁免，此灰色地帶常導致錯誤 - 員工狀態變動：
新入職、兼職人員或工作滿60天 eligibility 門檻的員工易被遺漏，尤其在人手流動率高的行業 - 人工薪資處理流程：
依賴試算表或過時系統的公司，更容易出現計算錯誤、遲交供款或錯過截止期限 - 供款上下限規則：
雇主可能忽略5%供款設有每月1,500港元上限，而月收入低於7,100港元的員工可豁免供款，誤解這些規則會導致供款不足或超額 - 缺乏薪資專業知識：
香港許多中小企業未配置專職人力資源／薪資人員，缺乏專業知識易忽略積金局規例合規要求
7. 記錄保存不完善
許多企業仍以人工方式處理薪資、低估七年保存期限要求，且因人員流動頻繁而難以維持記錄完整性，導致記錄保存不完善成為普遍現象。然而透過數位化薪資系統與有條理的檔案管理，這其實是最易避免的錯誤之一。
根據香港《僱傭條例》，雇主必須保存至少七年薪資記錄（含工資、強積金供款、出勤及休假紀錄）。許多中小企業不僅不了解此規定，更低估其合規重要性。
如何避免這些薪酬管理錯誤？
| 薪酬錯誤項目 | 為何會發生 / 風險 | 如何避免 |
|---|---|---|
| 員工資料輸入錯誤 | 人工輸入錯誤導致薪酬率、強積金 (MPF) 計算錯誤或遺漏扣款 | 使用薪酬系統、仔細檢查輸入資料並設置審批流程 |
| 錯誤分類員工 | 將員工誤當作合約工，導致缺失 MPF、休假及法定福利 | 明確界定僱員身份、檢視合約並遵循《僱傭條例》 |
| 不符合法定最低工資 | 漏算工時、忽略兼職員工、考勤記錄不準確 | 定期審核工時表、納入所有津貼/工時，確保工資 ≥ 每小時 HKD 42.10（2025 年 5 月起） |
| 加班費計算錯誤 | 合約條款誤解、排除津貼或花紅、使用手工試算表 | 在合約中明確列出 OT 條款，正確計算並使用自動薪酬工具 |
| 延遲發薪 | 薪酬資金準備不足或流程混亂 | 提前設定內部截止日期、自動化薪酬流程並設置提醒 |
| 強積金 (MPF) 供款錯誤 | 誤分類「有關收入」、忽略新僱員、遺忘供款上限或豁免條款 | 培訓員工熟悉 MPF 規則、每月審核供款、使用更新的薪酬軟件 |
| 紀錄保存不善 | 使用手工記錄、不清楚需保存 7 年、員工流動率高 | 數碼化薪酬紀錄、使用安全雲端系統，確保資料保存 7 年 |
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香港的薪資管理涉及強積金法規、最低工資合約性要求及詳盡的記錄保存規定，複雜性高且不容出錯。即使微小失誤也可能引發罰則、勞資糾紛及耗時的修正工作。透過外包給專業薪資服務公司，您將獲得：持續掌握本地法規動態的專家團隊、自動化精算系統，以及確保薪資始終準確準時發放的保障。這不僅能降低合規風險，更能讓您的團隊專注業務發展，將薪資作業交由可靠的专业團隊處理。
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作為香港最卓越的薪資服務供應商之一，FastLane 深諳《僱傭條例》與強積金法規精髓。無論是兼職排班複雜度，還是佣金計算的特殊方案導致薪資處理困難，我們都能精准高效完成任務。