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公司秘书服务是什么？
「公司秘书服务是什么？」这是许多创业者在注册香港公司前最常问的问题之一。
在香港，每一家有限公司都 依法必须委任一位公司秘书。这个职位并非一般行政助理，而是一个承担法律责任、确保企业合规运作的专业角色。
公司秘书负责处理公司文件申报、协助董事会决策流程、监督公司法规遵从，并作为企业与香港政府部门之间的主要联络桥梁。
这也是为什么寻找 可信赖的秘书公司推介，对企业而言格外重要。
公司秘书的重要性
一个好的公司秘书能够为你的公司带来稳定的基础，原因如下：
法律要求：所有香港注册公司必须任命一位公司秘书。若没有履行此职责，公司有机会会受到法律惩罚。
法规合规：公司秘书确保遵守当地法律，保持您的业务合规和最新。在清盘及破产时，提供公司清盘及破产咨询，帮助公司在困难时期做出明智决策。
联络角色：他们作为您的业务与香港当局之间的主要沟通渠道，解答查询并提供必要的商业信息。
不要让行政负担减缓您的业务增长。与可信赖的香港公司秘书合作，让您能够专注于最重要的事务！
你应该外判你的公司秘书吗？
在决定外判、聘用香港公司秘书服务前，以下几点你需要考虑：
- 你的公司有多大？ 如果你没有太多企业活动，股份持有人也不多，其实可以考虑自己处理公司秘书的工作。
- 你的业务计划 – 你会否计划未来有一些内部重整？会否增加、减少股东？会否改名或改地址？工作量越多，外判给秘书服务公司就越合理。
- 你自己的时间 – 你有其他工作计划需要你处理吗？外判给秘书服务公司可以让你专注于处理一些对你业务更有利的工作，例如营销、招聘等。
为什么选择永捷的公司秘书服务？
合规与监管支持
维持最佳的公司管理，并遵守香港及亚太地区的所有相关法规。
节省时间
通过将公司秘书外判给 永捷，您可以将所有繁琐的文书工作交给我们，专注于您的核心业务活动。
专属公司秘书
我们将为您指派一位专属的公司秘书经理。这位经理将深入了解您的业务，并为您提供最佳的指导和解决方案。
为您节省开支
使用我们的服务后，您不再需要聘请内部秘书或内部行政人员来处理研究和行政工作。
公司秘书职责与法律要求
我们的专业团队提供全面的公司秘书服务，以确保您的业务遵守香港的当地规则和法规。
公司注册
我们可以帮助您在香港及其他地区（如英属维尔京群岛、开曼群岛、中国内地、新加坡、马来西亚等）设立公司。
根据香港公司条例为海外公司进行商业注册
根据公司条例，在香港注册的每个公司或非香港公司均被视为从事商业活动的人，并需要根据《商业登记条例》进行注册。
担任您的公司代表
指定代表的主要职责包括：
- 为执法官员提供有关公司重要控制人登记册（SCR）的问题支持。
- 确保该登记册在执法人员要求时可供检查。
- 完成并提交有关SCR所在地的NR2表格。
政府与您的业务之间的沟通桥梁
我们帮助您及时向政府更新有关您的提名董事、授权代表、注册地址、公司名称或地址变更、股东变更等信息。
表格和文件的提交与档案管理
我们理解当面对堆积如山的文书工作时，会感到沮丧，特别是当您有更迫切的事务需要处理时。FastLane 对于这些表格和文件的处理非常熟悉，能够为您提供有效的协助。
公司秘书有法律责任吗？
是的。根据《香港公司条例》，公司秘书对未履行申报义务、延误文件提交通常会承担法律责任。
这也是为什么选择 持有秘书公司牌照 且具备专业背景的服务商格外重要。
确保您的实体遵循最佳的公司治理实践，并遵守香港及亚太地区的所有相关法规。
我们可以提供以下协助：
- 就公司重组和行动提供建议和准备文件，包括董事和秘书的变更、股份分配和转让、名称变更、章程修订和资本减少。
- 年度法定申报，以确保遵守适用的法律和法规。
- 更新并安全存储法定登记册、会议记录和公司档案。
- 管理董事会会议。
- 管理股东会议。
根据香港公司条例第658条的规定，所有香港公司必须在本地拥有一个实体的注册办公地址。
我们的注册地址可以为您提供以下帮助：
- 及时回应政府通知，确保在截止日期之前采取行动，或避免因迟交而产生的罚款（例如，税务申报、商业登记续期通知和强制调查等）。
- 提供邮件转发和存储服务。
- 为您提供投资者和客户的即时认可。我们的地址可以用于名片、网站、信头和其他官方公司文件。
- 为您节省成本，因为不需要租用实体办公空间，而这在香港通常非常昂贵。
关闭一家公司需要您经过大量的程序和文件提交。FastLane 可以帮助您：
- 处理税务局 – 提交 IR1263 表格。
- 处理公司注册处 – 提交 NDR1 表格、“无异议”信及其他必要文件。
公司秘书服务收费
很多创业者会问：「公司秘书多少钱？」
收费视乎服务内容而定，一般包含基础合规服务、地址服务与文件申报。与其单一聘请秘书人员，选择外判给专业机构更具成本效益。
我们的收费方案透明、灵活，可依照初创企业或成熟企业的不同规模进行调整。
合规日历与检查清单
在香港营运企业，合规不仅仅是履行法定义务，更是维护公司信誉与稳健经营的基础。
为了协助企业轻松掌握法定期限与申报事项，FastLane 提供完整的公司秘书服务，协助您精准追踪全年重要节点，准时完成所有法定申报，避免罚款与不必要的法律风险，确保公司持续保持良好的法律地位与营运形象。
此外，您亦可 免费下载《香港合规日历》，快速掌握所有关键时程，成为您年度营运的重要参考工具。
年度合规截止事项
以下为香港企业每年必须遵守的主要申报时程，确保公司持续维持「有效注册」状态，并符合《公司条例》及相关法规：
| 申报／事件 | 说明 | 截止日期 |
|---|---|---|
| 年度申报表（Form NAR1） | 向公司注册处申报公司最新资料。 | 成立周年日起 42 日内 |
| 商业登记续期 | 续期年度或三年期商业登记证。 | 登记证到期日前 |
| 股东周年大会（AGM） | 如章程有规定则须召开。 | 按公司章程规定 |
| 利得税报税表 | 向税务局递交利得税报税表。 | 按税务局发出日期而定 |
常见变更触发事件与申报要求
除了年度申报外，企业在日常营运过程中，如有任何公司结构或治理上的变更，也必须在规定时限内完成申报与更新，以确保合法合规：
| 申报／事件 | 说明 | 截止日期 |
|---|---|---|
| 董事／公司秘书变更（Form ND2A） | 通知公司注册处有关委任或辞任事宜。 | 15 日内 |
| 注册地址变更（Form NR1） | 更新公司注册地址资料。 | 15 日内 |
| 公司名称变更（Form NNC2） | 注册新公司名称。 | 15 日内 |
| 配发股份（Form NSC1） | 申报股份发行或增资情况。 | 1 个月内 |
| 重要控制人登记更新（Form NR2） | 记录并申报重要控制人变动。 | 立即更新并提交 NR2 |
| 公司注销（Form NDR1 + IR1263） | 申请公司注销并完成税务清算程序。 | 完成停业前 |
公司秘书服务常见问题
公司秘书的主要职责是什么？
公司秘书负责确保公司运营符合所有法律法规，包括向公司注册处申报公司结构及人事变动、准备公司会议议程和周年股东大会的安排等。
我可以同时担任公司股东、董事和公司秘书吗？
根据香港法律，一人公司只能由一名自然人担任董事，而公司秘书必须是另一个人。因此，您无法同时担任股东、董事和公司秘书。
我可以让我的公司担任其他公司的公司秘书吗？
是的，您可以让自己的公司担任其他公司的公司秘书。请确保该公司符合所有法定要求并具备履行公司秘书职责的能力。
公司秘书会签署我所有要求的文件吗？
公司秘书会根据您的要求签署所需文件，但必须确保这些文件符合相关法律法规的要求。
什么是周年申报表（AR）？
周年申报表（AR）是公司每年必须向公司注册处提交的法定文件，用于更新公司的基本信息，如公司地址、董事和股东名单等。
香港公司条例对公司秘书有何资格要求？
根据香港的公司条例，公司秘书必须年满18岁，且需常驻香港。如果是法人机构，则需在香港注册并设有办公室。
我可以更改公司的秘书吗？
是的，您可以更改公司秘书。更改程序通常包括通知公司注册处及更新相关文件。
有限公司是否可以没有公司秘书？
根据《公司条例》第474条规定，每间香港有限公司必须委任一名公司秘书。若无公司秘书，公司将无法符合法定要求，可能面临罚款或其他法律后果。
非香港居民可以担任公司秘书吗？
根据香港法律，公司秘书必须是常驻香港的自然人。如果您不是香港居民，就无法担任公司秘书。不过，您可以聘请香港注册的秘书公司来担任此职位。
公司秘书服务包括哪些文件处理？
公司秘书服务通常包括处理周年申报表、商业登记证申请、股东及董事会议记录、公司变更文件等。
我需要如何配合公司秘书的工作？
您需要提供必要的公司资料和文件，并与公司秘书保持良好的沟通，以确保所有法定要求和申报文件能够及时处理。
迟交周年申报表会有什么罚款或后果？
迟交周年申报表可能会导致罚款，并且可能影响公司的法定地位，严重者可能会面临撤销公司注册的风险。
如果找不到合适的公司秘书人选怎么办？
如果没有合适的人选，您可以聘请专业的公司秘书服务公司来代任此职位。
公司秘书是否有权力管理公司？
公司秘书主要负责法律和行政支持，而不是日常业务管理。公司的管理权力通常由董事会负责。