如何更改公司註冊地址？有限公司與無限公司完整指南

在香港營運企業期間，公司註冊地址的變更往往無可避免。無論是因租金上漲、業務擴展、集中管理，或希望將多家子公司整合至同一地址，註冊地址的更新均屬一項必須依法辦理的重要程序。若未按時申報，不僅會影響政府信函的接收，更可能構成違規，導致公司及負責人面臨法律責任與金錢罰則。

什麼是註冊辦事處地址？

註冊辦事處地址（Registered Office Address）是指公司在香港的法定通訊地址，為政府部門（如公司註冊處、稅務局、統計處等）發送正式通知、文件及信函的指定地點。根據《公司條例》第658條，所有在香港註冊的公司均須設有一個有效的註冊辦事處地址，以供官方聯絡及查核之用。

此外，註冊地址必須為商業用途地址，不得使用住宅地址或郵政信箱。政府機關在必要時，亦可前往該地址進行實地視察，以核實企業運作是否符合申報情況。

註冊辦事處地址與營業地址有何不同？

在香港註冊公司時，需同時設定註冊辦事處地址與營業地址。兩者雖然在日常用語中經常混淆，實際上具有截然不同的法律功能與管理機關。

例如：
李先生在九龍設有一個倉庫，作為其物流與客戶接待地點，這就是其營業地址；但其公司法定註冊地址則設於灣仔的一間寫字樓，用作接收政府信函與法定通知。

此外，根據最新程序，若使用電子註冊平台提交地址更改通知（表格NR1），系統將自動同步資料至商業登記署，並發出更新後的《商業登記證》，無需再額外提交 IRC3111A 表格，進一步簡化行政流程。

更改註冊地址的流程是什麼？

在香港，公司若需更改註冊辦事處地址，必須依據其公司形式（有限公司或無限公司）分別向有關政府部門申報。不同形式的公司，其更改流程與法定時限略有不同，詳情如下：

有限公司（Limited Company）

有限公司須同時通知公司註冊處與稅務局（商業登記署）。程序如下：

1. 向公司註冊處提交《註冊辦事處地址更改通知書》（表格 NR1）
   
   • 可透過「公司註冊處電子服務平台」提交電子表格，或以書面方式遞交
     
   • 表格必須於地址變更生效日起計 15 日內提交
     
2. 向稅務局提交《通知更改業務地址表格》（表格 IRC 3111A）（如未使用電子平台）
   
   • 表格需附上地址證明（如新租約或水電單）
     
   • 可郵寄或親身遞交至：香港灣仔告士打道 5 號 稅務大樓 4 樓 商業登記署
     

實務上，如透過電子平台提交 NR1，系統將自動同步至商業登記署，並更新《商業登記證》，無需再提交 IRC 3111A 表格，手續更為簡便。

無限公司（Sole Proprietorship / Partnership）

無限公司則只需通知稅務局（商業登記署）：

1. 填寫 IRC 3111A 表格或撰寫具法律格式的通知信
   
2. 附上有效地址證明文件
   
3. 親身或郵寄至稅務大樓 4 樓商業登記署
   
4. 必須於地址變更後 1 個月內完成申報
   

將多家公司的註冊地址更改為單一地址

若您經營多間公司，並希望將這些公司的註冊辦事處統一設於同一地址，香港公司註冊處提供了便利的方式，讓企業可一次處理多家公司地址的變更。

根據現行規定，申請人可於公司註冊處電子服務平台內，以一份 NR1 電子表格通知最多 10 間公司進行地址更新。此安排特別適用於控股公司架構、企業集團、或個人持有多間有限公司的情況，有助簡化行政流程與集中管理企業文書。

完成提交後，系統會將地址更新同步至稅務局，並自動簽發新版本的《商業登記證》。如有需要，企業亦可選擇分開提交個別公司的地址更改申請。

不論您選擇單一處理或逐間遞交，均須確保所有公司在更改地址後於法定時限內完成申報，以免觸犯公司條例相關罰則。

您應該什麼時候通知地方當局？

根據香港《公司條例》（第622章）第658條，公司一經更改註冊辦事處地址，須於更改生效日起計15日內通知公司註冊處。對於無限公司，則應於1個月內通知稅務局（商業登記署）。逾期申報將構成違法行為。

如公司或其負責人未能依時提交地址變更通知，將可能觸犯《公司條例》第658(5)條的規定：

• 公司及其高級人員可被處以第5級罰款（最高港幣50,000元）；
  
• 若違法情況持續，可每日另加罰款港幣1,000元，直至完成申報為止。
  

由於香港政府每年均會向公司發送稅務、統計等官方信件，若未即時更新地址，不但可能錯過關鍵文件，更會導致稅務或合規風險。因此，公司有責任確保註冊地址資訊始終正確，以保障業務穩定運作與法規遵從。

需要提交哪些文件？

在辦理註冊地址變更時，公司須根據實際情況準備並提交下列文件與資料：

有限公司需提交：

1. 註冊辦事處地址更改通知書（表格 NR1）
   
   • 可於公司註冊處電子服務平台遞交，或填妥書面表格後親身或郵寄遞交
     
   • 表格內容須包括：
     
     • 公司名稱及公司編號
       
     • 新註冊地址
       
     • 地址變更的生效日期
       
     • 提交人資料與簽署
       
2. 地址證明文件（如以書面方式遞交）
   
   • 例如：有效租約副本、水電費單、管理費單等，須能清楚顯示新地址與業權或使用權歸屬
     
3. 商業登記更改通知（表格 IRC 3111A）（如未使用電子平台提交 NR1）
   
   • 遞交至稅務大樓 4 樓商業登記署
     
   • 同樣需附上地址證明文件
     

無限公司需提交：

1. 表格 IRC 3111A 或正式通知信
   
   • 說明更改內容，並載明業務名稱、商業登記號碼、新舊地址及生效日期
     
   • 附上有效地址證明
     
   • 可郵寄或親身遞交至商業登記署
     

請注意：所有遞交表格必須由公司董事或授權人士簽署。如使用電子方式遞交，亦須具備註冊用戶身份與數碼簽署功能。

更改註冊地址後應採取的行動清單

完成註冊地址變更程序後，企業應儘快進行一系列後續更新與通知工作，確保公司運作不受影響，並維持對外資訊一致性。以下為建議執行的重點事項：

1. 通知所有業務關係人
   
   • 包括客戶、合作夥伴、供應商、服務提供者等
     
   • 若公司有授權代理、分銷商、境外合作單位，亦應一併通知
     
2. 通知金融與保險機構
   
   • 包括所有往來銀行、貸款機構、保險公司，確保帳戶文件與保單資料同步更新
     
   • 若涉及信用卡或收款服務，亦應主動申報地址變更
     
3. 更新公司對外資訊與文件
   
   • 更改公司網站上的聯絡地址
     
   • 更新名片、信頭、發票、合約樣板、報價單、電郵簽名檔等所有使用公司地址的文件模板
     
   • 確保新地址出現在政府所要求的展示位置（例如：公司營業處所內部）
     
4. 處理實體場地事宜
   
   • 如新地址尚未掛上永久公司招牌，可於門口張貼臨時告示，說明公司已遷址
     
   • 確保郵件收件機制已切換，避免遺漏任何重要信件
     
5. 確認收到更新後的《商業登記證》
   
   • 如透過電子註冊平台辦理，稅務局會郵寄新版登記證
     
   • 公司應妥善存檔並依規展示
     
6. 檢查政府信件是否正常投遞
   
   • 包括稅務局報稅表、公司註冊處通知、政府統計處問卷等法定信件
     
   • 建議於變更後一至兩週內致電相關部門確認聯絡資料已更新
     

註冊地址的更改並非單一文件提交即可完成，而是一項涵蓋法律、行政、對外形象及內部系統的全面調整。為避免疏漏，建議預先列好更新清單，並由公司秘書或行政專員逐項執行。

結語

註冊地址的變更不僅是一項行政手續，更是公司守法經營與資訊穩定傳遞的關鍵一環。無論是企業搬遷、擴張、成本考量，或希望整合多家公司地址，皆應於法定時限內準確完成申報，並全面更新相關對內對外資料，以維持法規遵從與商業運作的連續性。

對於同時管理多家公司、或缺乏內部資源的企業而言，尋求具備專業知識與實務經驗的外部團隊協助，將有助於降低錯漏風險，節省時間成本，確保每一項法定程序準確無誤。

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