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公司秘書服務是什麼？
「公司秘書服務是什麼？」這是許多創業者在註冊香港公司前最常問的問題之一。
在香港，每一家有限公司都 依法必須委任一位公司秘書。這個職位並非一般行政助理，而是一個承擔法律責任、確保企業合規運作的專業角色。
公司秘書負責處理公司文件申報、協助董事會決策流程、監督公司法規遵從，並作為企業與香港政府部門之間的主要聯絡橋樑。
這也是為什麼尋找 可信賴的秘書公司推介，對企業而言格外重要。
公司秘書的重要性
一個好的公司秘書能夠為你的公司帶來穩定的基礎，原因如下：
法律要求：所有香港註冊公司必須任命一位公司秘書。若沒有履行此職責，公司有機會會受到法律懲罰。
法規合規：公司秘書確保遵守當地法律，保持您的業務合規和最新。在清盤及破產時，提供公司清盤及破產諮詢，幫助公司在困難時期做出明智決策。
聯絡角色：他們作為您的業務與香港當局之間的主要溝通渠道，解答查詢並提供必要的商業信息。
不要讓行政負擔減緩您的業務增長。與可信賴的香港公司秘書合作，讓您能夠專注於最重要的事務！
你應該外判你的公司秘書嗎？
在決定外判、聘用香港公司秘書服務前，以下幾點你需要考慮：
- 你的公司有多大？ 如果你沒有太多企業活動，股份持有人也不多，其實可以考慮自己處理公司秘書的工作。
- 你的業務計畫 – 你會否計畫未來有一些內部重整？會否增加、減少股東？會否改名或改地址？工作量越多，外判給秘書服務公司就越合理。
- 你自己的時間 – 你有其他工作計畫需要你處理嗎？外判給秘書服務公司可以讓你專注於處理一些對你業務更有利的工作，例如營銷、招聘等。
為什麼選擇永捷的公司秘書服務？
合規與監管支持
維持最佳的公司管理，並遵守香港及亞太地區的所有相關法規。
節省時間
通過將公司秘書外判給 永捷，您可以將所有繁瑣的文書工作交給我們，專注於您的核心業務活動。
專屬公司秘書
我們將為您指派一位專屬的公司秘書經理。這位經理將深入了解您的業務，並為您提供最佳的指導和解決方案。
為您節省開支
使用我們的服務後，您不再需要聘請內部秘書或內部行政人員來處理研究和行政工作。
公司秘書職責與法律要求
我們的專業團隊提供全面的公司秘書服務，以確保您的業務遵守香港的當地規則和法規。
公司註冊
我們可以幫助您在香港及其他地區（如英屬維爾京群島、開曼群島、中國內地、新加坡、馬來西亞等）設立公司。
根據香港公司條例為海外公司進行商業註冊
根據公司條例，在香港註冊的每個公司或非香港公司均被視為從事商業活動的人，並需要根據《商業登記條例》進行註冊。
擔任您的公司代表
指定代表的主要職責包括：
- 為執法官員提供有關公司重要控制人登記冊（SCR）的問題支持。
- 確保該登記冊在執法人員要求時可供檢查。
- 完成並提交有關SCR所在地的NR2表格。
政府與您的業務之間的溝通橋樑
我們幫助您及時向政府更新有關您的提名董事、授權代表、註冊辦公室、公司名稱或地址變更、股東變更等信息。
表格和文件的提交與檔案管理
我們理解當面對堆積如山的文書工作時，會感到沮喪，特別是當您有更迫切的事務需要處理時。FastLane 對於這些表格和文件的處理非常熟悉，能夠為您提供有效的協助。
公司秘書有法律責任嗎？
是的。根據《香港公司條例》，公司秘書對未履行申報義務、延誤文件提交通常會承擔法律責任。
這也是為什麼選擇 持有秘書公司牌照 且具備專業背景的服務商格外重要。
確保您的實體遵循最佳的公司治理實踐，並遵守香港及亞太地區的所有相關法規。
我們可以提供以下協助：
- 就公司重組和行動提供建議和準備文件，包括董事和秘書的變更、股份分配和轉讓、名稱變更、章程修訂和資本減少。
- 年度法定申報，以確保遵守適用的法律和法規。
- 更新並安全存儲法定登記冊、會議記錄和公司檔案。
- 管理董事會會議。
- 管理股東會議。
根據香港公司條例第658條的規定，所有香港公司必須在本地擁有一個實體的註冊辦公地址。
我們的註冊辦公地址可以為您提供以下幫助：
- 及時回應政府通知，確保在截止日期之前採取行動，或避免因遲交而產生的罰款（例如，稅務申報、商業登記續期通知和強制調查等）。
- 提供郵件轉發和存儲服務。
- 為您提供投資者和客戶的即時認可。我們的地址可以用於名片、網站、信頭和其他官方公司文件。
- 為您節省成本，因為不需要租用實體辦公空間，而這在香港通常非常昂貴。
關閉一家公司需要您經過大量的程序和文件提交。FastLane 可以幫助您：
- 處理稅務局 – 提交 IR1263 表格。
- 處理公司註冊處 – 提交 NDR1 表格、“無異議”信及其他必要文件。
公司秘書服務收費
很多創業者會問：「公司秘書幾錢？」
收費視乎服務內容而定，一般包含基礎合規服務、地址服務與文件申報。與其單一聘請秘書人員，選擇外判給專業機構更具成本效益。
我們的收費方案透明、靈活，可依照初創企業或成熟企業的不同規模進行調整。
合規日曆與檢查清單
在香港營運企業，合規不僅僅是履行法定義務，更是維護公司信譽與穩健經營的基礎。
為了協助企業輕鬆掌握法定期限與申報事項，FastLane 提供完整的公司秘書服務，協助您精準追蹤全年重要節點，準時完成所有法定申報，避免罰款與不必要的法律風險，確保公司持續保持良好的法律地位與營運形象。
此外，您亦可 免費下載《香港合規日曆》，快速掌握所有關鍵時程，成為您年度營運的重要參考工具。
年度合規截止事項
以下為香港企業每年必須遵守的主要申報時程，確保公司持續維持「有效註冊」狀態，並符合《公司條例》及相關法規：
| 申報／事件 | 說明 | 截止日期 |
| 年度申報表（Form NAR1） | 向公司註冊處申報公司最新資料。 | 成立周年日起 42 日內 |
| 商業登記續期 | 續期年度或三年期商業登記證。 | 登記證到期日前 |
| 股東週年大會（AGM） | 如章程有規定則須召開。 | 按公司章程規定 |
| 利得稅報稅表 | 向稅務局遞交利得稅報稅表。 | 按稅務局發出日期而定 |
常見變更觸發事件與申報要求
除了年度申報外，企業在日常營運過程中，如有任何公司結構或治理上的變更，也必須在規定時限內完成申報與更新，以確保合法合規：
| 申報／事件 | 說明 | 截止日期 |
| 董事／公司秘書變更（Form ND2A） | 通知公司註冊處有關委任或辭任事宜。 | 15 日內 |
| 註冊辦事處地址變更（Form NR1） | 更新公司註冊地址資料。 | 15 日內 |
| 公司名稱變更（Form NNC2） | 註冊新公司名稱。 | 15 日內 |
| 配發股份（Form NSC1） | 申報股份發行或增資情況。 | 1 個月內 |
| 重要控制人登記更新（Form NR2） | 記錄並申報重要控制人變動。 | 立即更新並提交 NR2 |
| 公司註銷（Form NDR1 + IR1263） | 申請公司註銷並完成稅務清算程序。 | 完成停業前 |
公司秘書服務常見問題
公司秘書的主要職責是什麼？
公司秘書負責確保公司運營符合所有法律法規，包括向公司註冊處申報公司結構及人事變動、準備公司會議議程和周年股東大會的安排等。
我可以同時擔任公司股東、董事和公司秘書嗎？
根據香港法律，一人公司只能由一名自然人擔任董事，而公司秘書必須是另一個人。因此，您無法同時擔任股東、董事和公司秘書。
我可以讓我的公司擔任其他公司的公司秘書嗎？
是的，您可以讓自己的公司擔任其他公司的公司秘書。請確保該公司符合所有法定要求並具備履行公司秘書職責的能力。
公司秘書會簽署我所有要求的文件嗎？
公司秘書會根據您的要求簽署所需文件，但必須確保這些文件符合相關法律法規的要求。
什麼是周年申報表（AR）？
年周年申報表（AR）是公司每年必須向公司註冊處提交的法定文件，用於更新公司的基本信息，如公司地址、董事和股東名單等。
香港公司條例對公司秘書有何資格要求？
根據香港的公司條例，公司秘書必須年滿18歲，且需常駐香港。如果是法人機構，則需在香港註冊並設有辦公室。
我可以更改公司的秘書嗎？
是的，您可以更改公司秘書。更改程序通常包括通知公司註冊處及更新相關文件。
有限公司是否可以沒有公司秘書？
根據《公司條例》第474條規定，每間香港有限公司必須委任一名公司秘書。若無公司秘書，公司將無法符合法定要求，可能面臨罰款或其他法律後果。
非香港居民可以擔任公司秘書嗎？
根據香港法律，公司秘書必須是常駐香港的自然人。如果您不是香港居民，就無法擔任公司秘書。不過，您可以聘請香港註冊的秘書公司來擔任此職位。
公司秘書服務包括哪些文件處理？
公司秘書服務通常包括處理周年申報表、商業登記證申請、股東及董事會議記錄、公司變更文件等。
我需要如何配合公司秘書的工作？
您需要提供必要的公司資料和文件，並與公司秘書保持良好的溝通，以確保所有法定要求和申報文件能夠及時處理。
遲交周年申報表會有什麼罰款或後果？
遲交周年申報表可能會導致罰款，並且可能影響公司的法定地位，嚴重者可能會面臨撤銷公司註冊的風險。
如果找不到合適的公司秘書人選怎麼辦？
如果沒有合適的人選，您可以聘請專業的公司秘書服務公司來代任此職位。
公司秘書是否有權力管理公司？
公司秘書主要負責法律和行政支持，而不是日常業務管理。公司的管理權力通常由董事會負責。
