作為雇主，糧單不僅是法律要求的文件，更是您與員工建立信任的橋樑。一張設計完善的薪資單能夠：
✔️ 確保合規性——避免因格式錯誤或漏列資訊導致法律風險
✔️ 提升透明度——讓員工清楚理解薪酬結構與扣除項目
✔️ 強化雇主品牌——專業的薪資單反映企業的管理水準
✔️ 簡化爭議處理——完整記錄可作為薪資糾紛時的明確依據
在2025年，隨著勞動法規更新與數位轉型加速，傳統的薪資單格式已無法滿足現代企業需求。本指南將以不同payroll系統及行業的糧單範本來協助你的糧單結算。
目錄
糧單是什麼？
薪資單是一份正式文件，清楚列明員工的：
✓ 應得收入
✓ 各項扣除款項
✓ 實發薪資金額
這份文件不僅是重要的收入證明，更是員工掌握薪酬明細的關鍵依據。根據行業需求，薪資單可提供電子版或紙本格式，版型設計也各有不同。
各Payroll系統的薪資單範例
我們為您展示不同薪資系統的：
✓ 薪資單功能特色
✓ 數據輸入介面
✓ 管理後台儀表板實際樣貌
1. Workstem
2. Talenox
3. Andica Payroll
4. MYOB
各行業糧單範例
不同行業和公司的薪資單可能差異很大，但它們都包含一些共同的要素，使其具有可識別性和功能性。一張典型的企業薪資單通常會在頂部顯示公司標誌，接著是薪資期間和員工資訊。主體部分通常包含一個表格，一邊列出收入項目（基本工資、加班費、獎金），另一邊則是扣除項目（聯邦所得稅、州稅、社會安全稅、醫療保險稅、健康保險費）。
1. 零售業
在零售業環境中，薪資單通常會包含佣金收入和績效獎金的額外欄位。這些薪資單可能會列出已達成的銷售目標和相應的佣金比率。對於時薪制員工，薪資單通常會顯示工作時數、每小時薪資率以及任何加班費計算。以下是一個簡潔專業的零售業薪資單範例：
| 糧單項目 | 資料 |
|---|---|
| 公司名稱： | RetailCo HK Ltd. |
| 員工姓名： | Alex Johnson |
| 職位： | 銷售顧問 |
| 員工編號： | R12345 |
| 薪資期間： | 2025年5月1日 – 2025年5月31日 |
| 發薪日期： | 2025年6月1日 |
| 收入項目 | 工時/天數 | 時薪/單價 (HKD) | 金額 (HKD) | 扣減項目 | 金額 (HKD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 基本薪金 | 160 小時 | 150.00 | 24,000.00 | 所得稅 | 3,600.00 |
| 加班費 | 10 小時 | 225.00 | 2,250.00 | 強積金供款 | 1,200.00 |
| 銷售佣金 | – | – | 3,600.00 | 醫療保險 | 800.00 |
| 月度績效獎金 | – | – | 1,600.00 | ||
| 總收入 | 31,450.00 | 總扣減 | 5,600.00 |
| 實發薪金 (Net Pay) | 25,850.00 HKD |
2. 醫療保健業
醫療保健業的薪資單通常包含針對不同班次、待命時數或專業津貼的特殊收入代碼。這些詳細的分項說明能讓醫護人員清楚了解他們複雜的薪資組合如何轉化為實際所得。以下是一份以港幣(HKD)計算的醫療保健業薪資單範例，專為護理人員設計：
| 糧單項目 | 資料 |
|---|---|
| 公司名稱： | 和諧醫療中心 (Harmony Healthcare Centre) |
| 員工姓名： | Emily Wong |
| 職位： | 註冊護士 |
| 員工編號： | HN56789 |
| 薪資期間： | 2025年5月1日 – 2025年5月31日 |
| 發薪日期： | 2025年6月1日 |
| 收入項目 | 工時/天數 | 時薪/單價 (HKD) | 金額 (HKD) | 扣減項目 | 金額 (HKD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 基本薪金 | 160 小時 | 180.00 | 28,800.00 | 所得稅 | 4,200.00 |
| 加班費（夜班） | 15 小時 | 270.00 | 4,050.00 | 強積金供款 | 1,440.00 |
| 值班津貼 | – | – | 2,000.00 | 醫療保險 | 1,000.00 |
| 危險工作津貼 | – | – | 1,500.00 | ||
| 總收入 | 36,350.00 | 總扣減 | 6,640.00 |
| 實發薪金 (Net Pay) | 29,710.00 HKD |
3. 建築業
建築業的薪資單通常會包含針對不同工地或專案的分項紀錄，這能協助僱主與員工追蹤各項目的勞動成本，並確保向客戶正確請款。以下是一份以港幣(HKD)計算的建築業薪資單範例，專為工地工人設計：
| 糧單項目 | 資料 |
|---|---|
| 公司名稱： | SolidBuild 建築有限公司 |
| 員工姓名： | 陳家明 |
| 職位： | 地盤工人 |
| 員工編號： | C78910 |
| 薪資期間： | 2025年5月1日 – 2025年5月31日 |
| 發薪日期： | 2025年6月1日 |
| 收入項目 | 工時/天數 | 日薪/單價 (HKD) | 金額 (HKD) | 扣減項目 | 金額 (HKD) |
|---|---|---|---|---|---|
| 基本薪金 | 26 天 | 1,000.00 | 26,000.00 | 所得稅 | 3,000.00 |
| 加班費（週末） | 4 天 | 1,500.00 | 6,000.00 | 強積金供款 | 1,300.00 |
| 工地安全獎金 | – | – | 1,500.00 | 工會會費 | 300.00 |
| 全勤獎金 | – | – | 1,000.00 | 醫療保險 | 800.00 |
| 總收入 | 34,500.00 | 總扣減 | 5,400.00 |
| 實發薪金 (Net Pay) | 29,100.00 HKD |
糧單種類
薪資單有多種格式，每種格式皆為滿足不同組織需求及符合各地區法規要求而設計。雇主選擇的格式通常反映其所屬產業、公司規模及技術能力。
1. 標準糧單
標準薪資單是最常見的通用格式，包含所有法定必備項目，同時保持簡潔清晰的呈現方式。這類薪資單採用一致的結構，即使非財務專業的員工也能輕鬆理解。
標準薪資單通常以「標頭資訊」開頭，包含：
- 公司資料：名稱與地址
- 員工資訊：姓名、員工編號、部門及職位
- 薪資週期與「支付方式」
「收入明細」會列出：
其他收入項目（加班費、獎金、佣金等），各項目皆獨立列示並標註金額
基本薪資（或時薪）
工作時數（針對時薪制員工）
2. 客製化糧單
客製化薪資單針對特定產業需求、特殊薪酬結構或企業品牌形象設計，在符合法定項目的前提下，增加專屬欄位以提升不同工作環境的透明度。
科技業常見的客製化項目：
- 股權薪酬明細（股票選擇權、限制性股票單位/RSUs）
- 歸屬時間表、當前市值及稅務影響
醫療機構的特殊設計：
- 複雜班別津貼（如日夜班薪資差異）
- 待命加給與專業證照加給
佣金制產業（如房地產、銷售業）的專屬欄位：
- 分層佣金結構
- 團隊績效獎金
- 預支佣金扣抵
糧單的好處
摘要
糧單提供財務透明度，有助於建立雇主與員工之間的信任關係。
糧單能作為雙方發生爭議時的法律保障依據。
完善的薪資紀錄有助於員工進行個人財務規劃與信用貸款申請
薪資單所提供的價值，遠不止於告知員工應得薪資金額。在現代職場中，這些文件對雇主與員工皆具有關鍵功能。讓我們深入解析其具體優勢，以及為何在2025年這個數位優先的環境中，薪資單依然不可或缺。
薪資透明化
薪資單透過明確展示薪酬計算方式，為雇主與員工建立信任基礎。當員工能清楚看到總收入如何分解為基本薪資、加班費、獎金及佣金時，他們會更確信自己獲得正確的工作報酬。
扣除項目的細目同樣重要。員工往往不了解有多少收入用於繳稅、退休金提撥、健康保險或其他代扣項目。一份清晰的薪資單能幫助他們理解實領薪資與總薪資的差異，這種透明度可避免誤解損害勞資關係。
預防薪資糾紛
明確的薪資文件能大幅減少薪酬爭議。當從正常工時、加班費到特殊獎金等所有支付項目都被完整記錄時，雙方在討論薪酬時便有參考依據。
對時薪制員工而言，詳細記載工作時數與適用費率的薪資單，能驗證工時系統是否運作正常；對月薪制員工來說，則可確認約定的薪酬方案（包括績效獎金或佣金結構）是否被如實履行。
紀錄保存
除即時透明度外，薪資單更創造了僱傭歷史與薪酬的永久紀錄。這些文件在員工職涯與財務生活中發揮多重作用：
- 個人理財：長期收入紀錄有助追蹤收入成長、規劃預算及制定職涯決策
- 稅務需求：多數財務顧問建議至少保存3年常規紀錄，稅務相關文件則需保留7年
2025年薪資系統的數位轉型使紀錄保存更加簡便，許多企業提供安全線上平台，讓員工點擊幾下即可存取多年薪資歷史。這項便利性讓員工能在最需要時隨時取得財務資訊。
法律保障
從法律角度而言，詳盡的薪資文件能同時保護雇主與員工雙方權益：
對雇主的保護
- 證明符合勞動法規要求，包括：
✓ 基本工資規範
✓ 加班費計算標準
✓ 法定休息時間安排
對員工的保障
當發生以下爭議時可作為關鍵證據：
✓ 薪資短付
✓ 薪酬計算錯誤
✓ 各類應得款項漏發
糧單範本結構與組成要素
公司薪資單
雇主資訊：
公司名稱：[公司名稱]
公司地址：[街道、城市、州、郵遞區號]
雇主編號：[統一編號/稅籍編號]
員工資訊：
員工姓名：[員工姓名]
員工編號：[員工編號]
所屬部門：[部門名稱]
職 位：[職稱]
薪資週期資訊：
薪資週期：[起始日期] 至 [結束日期]
發薪日期：[付款日期]
薪資類型：[時薪制/月薪制/佣金制]
收入項目
| 收入類別 | 工時/單位 | 單價 | 本期金額 | 本年累計 |
|---|---|---|---|---|
| 基本薪金 | ||||
| 加班費 | ||||
| 假期工資 | ||||
| 獎金 | ||||
| 佣金 | ||||
| 其他收入 | ||||
| 總收入 (GROSS PAY) | $______ | $______ |
扣除項目:
| 扣減類別 | 本期金額 | 本年累計 |
|---|---|---|
| 聯邦所得稅 | ||
| 社會保障稅（Social Security Tax） | ||
| 醫療保險稅（Medicare Tax） | ||
| 州所得稅 | ||
| 醫療保險 | ||
| 牙科保險 | ||
| 視力保險 | ||
| 退休計劃 (401(k)) | ||
| 彈性福利/健康儲蓄賬戶 (FSA/HSA) | ||
| 其他扣減 | ||
| 總扣減 (TOTAL DEDUCTIONS) | $______ | $______ |
彙總明細
應發總額：$______
扣除總額：$______
實發淨額：$______
休假餘額（小時）：
✓ 特休可用時數：_______
✓ 病假可用時數：_______
✓ 個人休假可用時數：_______
附加資訊：
[公司專用備註或公告欄位]
[付款方式詳細說明]
結論
在2025年的現代職場中，薪資單已成為工作透明度的重要環節。這些文件不僅顯示您的收入明細，更完整記錄您與雇主間的財務關係。透過正確解讀與運用薪資單，您將能有效掌握個人財務規劃，並確保薪酬給付無誤。
無論企業採用標準或客製化格式，優質的薪資單都能在法規遵循與易讀性間取得平衡。現代薪資系統透過行動裝置存取、自動更新等功能，讓勞資雙方的作業流程更加順暢。
請謹記：您的薪資單不只是一張紙本或電子文件——它是包含稅務申報、貸款申請與個人理財規劃關鍵資訊的財務快照。務必仔細核對每期薪資單內容，若發現異常請立即提出疑問。
隨著薪資系統持續進化，培養解讀這些重要文件的能力，將成為每位職場人士不可或缺的專業技能。