香港的公司秘書：職責與重要性

香港被視為自由經濟區之一，也是設立公司的離岸業務中心之一。香港在1995年至2019年間獲得了全球最自由經濟體的地位，為公司提供了完美的平台，讓它們在亞洲和國際間取得前所未有的成就。首先，您必須在香港正式設立您的公司。

香港《公司條例》規定，除了在司法管轄區登記的其他義務外，擁有公司秘書也是要求之一。

在這裡，我們將描述香港公司秘書的職責、職能和重要性，並確定為什麼應該正確履行這些職責。

香港公司秘書做什麼的？

在香港，公司秘書是企業的指定代表，負責確保公司及其活動在法律範圍內進行。公司代表可以被稱為“秘書”，但其職責不是文書工作。

為什麼香港公司秘書很重要？

當您在香港成立公司時，公司秘書是最重要的代表之一，其角色甚至超出了合規促進的範圍。您應該聘請公司秘書的一些主要原因如下：

法定要求

在香港註冊公司時，公司秘書是不可或缺的選擇。根據《公司條例》，如果您沒有秘書，您的公司將無法註冊。如果您嘗試在沒有公司秘書的情況下運作，您也可能會被收取費用。因此，在開始您的企業註冊程序之前，請選擇最好的公司秘書。

將您的公司與香港政府建立聯繫

連接您的公司與香港政府的橋樑是公司秘書。這意味著秘書負責政府機構可能需要的所有有關公司的解釋。

確保合規

香港的商業運作受到一些特定法律和政策的監管。秘書將非常有助於您了解和觀察當地公司、財務和財務義務的特殊性，並避免讓您的業務與法律發生衝突。

香港公司秘書的責任

香港公司秘書的職責範圍很廣，從管理到行政。其中一些責任包括。

協助稅務合規

香港有專業的公司秘書，確保遵守稅法，是其主要職責之一，因此問題嚴重程度將大大降低。對香港政府來說，首先要做的事情之一就是稅務問題。公司秘書是負責確保公司正確運作並繳付所有稅款的個人。以下是其中一些職責內容：

• 本公司成立後已向稅務局（IRD）註冊。確保公司的身份被列入政府記錄中至關重要。
• 因此，在涉及稅收的情況下，可能需要更多的批准才能開展業務。當您處理需要從有關部門尋找答案的棘手稅務問題時，您將會意識到這個角色的重要性。
• 在每個會計年度結束時，公司秘書確保按照法定程序編制納稅申報表並及時移交給相關部門。這也有助於確保您獲得應得的退稅並且不會受到處罰。

當您在香港註冊公司時，公司秘書必須持有所有法定文件。這為政府機構提供了一種直接、便捷的方式來獲取他們所需的特定文件。例如：如果公司出現稅務合規問題，稅務局將聯絡公司秘書進行記錄檢查。

然而，在記錄上，公司秘書應在詳細資訊變更時及時更新記錄。例如：當股東購買更多公司股份時，秘書應更新股東和董事名冊。

為了讓股東正確了解公司的營運情況，秘書還負責各種報告和帳目的複製和分發。

組織和參加董事會會議

您的公司秘書也需要安排和出席您公司的所有董事會或股東會議。秘書應協助制定主要議程、準備這些會議的記錄並確保遵循適當的程序。

香港公司秘書也根據董事會的決議對合規性做出貢獻。秘書確保會議期間所做的決定按照香港法律和政策執行。

公司成立後備案

您在成立時已為香港公司選擇了特定的結構，但稍後您可能需要修改設定。其中一些變更可能涉及罷免或增加股東或董事、更改公司名稱、增加/減少公司股本或更改註冊地址。當這些變更發生時，香港公司秘書必須準備有關變更的文件，並將文件提交給註冊處。

與不同利害關係人溝通

在香港，公司秘書另一個不可或缺的角色是與各利害關係人合作。特別是，秘書必須與影響公司活動的組織合作。其他可能包括香港證券交易所、稅務局和公司註冊處等。這種協作有助於秘書立即意識到何時需要新政策、何時制定新規定或需要立即採取行動。此外，秘書必須與公司董事、股東和其他高階主管密切合作。

注意：上面提到的職責是最重要的，但在香港，一位優秀的公司秘書會做更多的事情。大多數公司依賴公司秘書來理解新市場，尤其是在業務剛起步時。在其他情況下，秘書在幫助識別最佳人員和日常運營方面非常有用。

任命誰為香港公司秘書

從上述香港公司秘書的職責和責任來看，有一點是很明確的你必須選擇最佳候選人，只有這樣才能成功。在這種情況下，秘書必須是一名香港居民，並且所在的公司必須在香港註冊成立。

自2018年3月起，每位持有受託人協會執業執照的香港公司秘書都必須持有TCSP執照。

以下是您在選擇公司秘書職位時應使用的標準：

公司治理專業知識

香港公司秘書是涉及企業管治的職責之一。因此，尋找一位接受過公司秘書專業和正規培訓的秘書是一個明智的決定。

另一個要求是對您的職位有積極性，並專門分配時間來了解涉及業務的所有最新法規。

營運效率

公司秘書有許多重要任務需要執行，但其中最突出的兩項是他們參加董事會會議以及就對業務至關重要的合規問題向董事提供建議。

因此，應謹慎考慮尋找一位熟練的秘書來協助制定導致企業成功的策略，這是需要考慮的關鍵因素之一。

較強的策劃能力

香港公司秘書的職責是基於強大的組織能力，因此時間管理、規劃和監控的重要性是公司日常管理中的基本技能。如果應用良好的規劃策略，秘書將成功組織會議。每個參與者都將遵守不同的時間表。

檢查候選人之前所做的工作也是了解他/她的計劃有多徹底和良好的好方法。如果他們感到高興，你很有可能也會有同樣的感覺。

卓越的溝通技巧

以香港為例，公司秘書大部分的工作職責都涉及與各類人士的溝通。因此，秘書應負責向包括董事、經理和投資者在內的其他利害關係人提供及時的資訊。 

• 情緒智商
• 談判技巧
• 團隊協作技巧
• 語言能力
• 外交

負責任和自信

香港公司秘書的一個重要角色是作為公司記錄的保管者，因此是了解公司事務的人。因此，就您而言，最正直的人應該是您選擇的國務卿。

秘書的職位對於領導組織的治理至關重要，因此培養一個有勇氣和奉獻精神的秘書是不可或缺的。相反，秘書必須是最自主、最善於溝通的人，能夠提醒人們注意可能損害品牌的問題。

盡忠職守

作為一名出色的香港公司秘書，必須表現出絕對的奉獻精神。秘書應該尋找機會，以達成組織短期和長期運作目標和目的。

為您的香港公司秘書選擇顧問公司的理由

尋找最佳公司秘書的品質是獲得最佳人選的實際方法之一，而使用代理機構為您選擇則是一個不錯的選擇。有很多代理機構可以提供服務，協助將公司註冊在香港以進行離岸業務。這些代理人接受過良好訓練，並在幫助其他希望透過在其他國家註冊以節省稅款的公司方面積累了豐富的經驗。

以下是使用代理機構作為公司秘書的主要好處：

機構可以協助公司註冊並擔任公司秘書

選擇一個機構作為您的秘書是至關重要的一步，甚至建議您在提交註冊程序之前這樣做。否則，它也可以用作您的辦公地址。這將有助於減少與保護自己的辦公室和盡快提交商業文件相關的費用，同時享受專業商業秘書提供的所有服務。

諮詢機構由專門從事秘書服務的專業人員管理

顧問公司為客戶提供的優勢在於，它們由經驗豐富的專家經營。這是他們的研究領域，也是他們精通的職業。他們的營運以公司治理為基礎，並將盡最大努力確保您的離岸公司繼續順利運作。這種專業精神確保他們（顧問公司）成為計劃首次遷移到香港的公司的最佳選擇。

諮詢機構在香港公司秘書方面擁有多年豐富的經驗和技能

香港一個地方成立後，你可以看出，這裡的運作條件或環境與你在自己的國家所經歷的有很大不同。

在香港商業市場一段時間後，代理商已經看到了大多數企業常犯的這些常見錯誤。現在，您可以避免這些錯誤並根據您公司的需求獲得客製化協助。除了實施他們的策略之外，他們的專業知識還將幫助您實現業務目標。

諮詢機構可以協助維護重要控制人登記冊（SCR）

以2018年《公司條例》修正案為背景，所有公司都必須準備並保存SCR。如果您決定與提供公司秘書服務的機構合作，那麼它對組織、保存和更新登記冊也會有很大幫助。

至於香港的公司秘書，你不想聘用一個不適合這個職位的人，而讓公司的問題坐以待斃。請務必考慮最好的代理機構，該代理機構可能具有可靠的專業知識證據，並致力於為您的公司建立對外聯繫。

永捷集團如何提供協助？

永捷可以擔任您的香港公司秘書– 介入幫助您完成香港商業註冊和合法化的各個方面。對於剛開始在香港經營的公司來說，擁有一家專業且經驗豐富的公司在您身邊可以幫助您避免許多新公司或業務陷入的陷阱。

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