在任何業務領域，能夠清楚地了解企業的財務狀況始終很重要。對於每個組織來說，了解有多少現金進出、資產和債務以及企業在哪裡獲得最大利潤至關重要。因此，會計對於任何類型的公司的成功至關重要，對於法律服務來說更是如此。律師的會計比其他行業的會計更複雜，因為信任和合規是法律服務的首要任務。在本文中，我們將嘗試描述律師事務所會計所遇到的挑戰和機遇，並發現改善律師服務會計的技巧。
內容概要
法律行業會計與其他行業會計的比較
任何類型的會計都始終遵循某些基本規則，但律師事務所會計有其特殊性。法律從業人員不僅需要有一定的能力來管理自己的財務狀況，而且還經常被要求為他人進行管理。律師可能需要投資信託或遺產帳戶，或從客戶的帳戶中支出（例如：向第三方組織支付專業服務或醫療援助費用）。這迫使他們使用為此目的開設的信託帳戶開展業務，並受到有關客戶資金和財產的嚴格會計程序的管理。
管理律師事務所運作的各個面向會帶來更多的複雜性。大多數法律從業人員使用計費小時向客戶收取完成特定任務所需的時間以及持續服務的費用。這些模型中的每一個都需要對所有金融交易進行適當的記錄，以避免向客戶收取過多費用或無法有效利用資源。
律師事務所基本會計規則
1.掌握公認會計原則（GAAP）的概念
公認會計原則 (GAAP) 是一種制度化程序，為財務會計和報告製定了標準指南。了解 GAAP 的複雜性可以大大幫助您與會計師合作，提高記錄保存的準確性，並為您提供實際的風險保護。除了合規性之外，財務實務的一致性還有助於改善法律服務的整體財務狀況。
2.確定會計方法
多項法律服務會計的本質不僅在於獲得準確的帳目，還在於獲得正確的會計方法。以下是可以考慮的三種主要方法：
- 收付實現制會計：這是一種明確的方法，用於在收到收入時記錄收入，而不是在提供服務時記錄收入。它們有助於改進發票追蹤並推遲納稅，直到錢存入帳戶。
- 應計制會計：根據 GAAP，此方法在開立帳單時確認收入，無論客戶的付款收據為何。儘管必須繳納帳單所得稅，但它可以更清晰地顯示每月的績效。
- 修改收付實現制會計：採用收付實現制和權責發生製相結合的會計方法，其中大多數日常交易採用收付實現制，而租金費用等長期成本採用權責發生製。這種方法為行業提供了靈活性，同時在稅務計算和報告方面遵守國稅局設定的標準。
3.了解總賬
會計中的總帳涉及組織財務交易的完整記錄，可分為資產、負債、收入、費用和所有者權益。它是會計複式記帳系統的基礎，每筆交易都記錄為借方和貸方。熟悉公司的總帳可以讓您更了解法律服務的財務狀況，並幫助您隨時了解自己的財務狀況以及其中的複雜細節。
4.閱讀主要財務報表
資產負債表和損益表是評估律師事務所財務狀況的非常重要的文件。應該注意三個關鍵聲明，它們包括：
- 損益表：提供特定期間內服務總收入、總支出和總淨收入的數據。
- 資產負債表：僅顯示公司在給定時間的資源、義務和所有權金額。
- 現金流量表：顯示公司資金的進出情況，通常採用每月計算方法。
它們包括固有的財務聲明，可為您提供有關公司財務業績和價值的寶貴資訊。
律師事務所面臨的具體會計挑戰
了解律師事務所內的會計實務需要了解其中的挑戰。以下是法律行業三個常見的會計挑戰和解決方案：
1. 客戶信託會計
代表客戶或其他方收到的資金透過客戶信託會計進行管理。為了防止將信託帳戶歸類為收入或向客戶收取手續費等錯誤，這些資金需要與業務營運資金分開保存。使用法律實務管理軟體時，可以透過整合支付功能和個人化報告簡化信託帳戶管理。了解如何使用 Xero 管理信託帳戶。
2. 收入與收入的區別
區分收入和收入至關重要，因為雖然商業組織收到了一些資金，但這些資金用於支付已經發生的費用，因此不能被視為收入。當使用法律實務管理軟體來幫助準備稅務或監管機構評估時報告收入時，通常會即時捕獲這些費用。
3. 追蹤計費時間
準確記錄計費時間非常重要，因為這是產生收入的基礎；然而，這可能很煩人，並且可能會犯很多錯誤。在法律實務管理中利用科技可以幫助律師透過任何設備記錄他們的時間，因此所有計費時間都應該得到適當追蹤。
使用firmTRAK 和 Xero實現及時、準確的報告，提供即時更新和雲端存取以獲得持續的洞察力。雙重整合將 Xero 的會計與firmTRAK 的 CRM 數據相結合，提高效能並幫助您監控和提高效率。
加強律師事務所會計的技巧
1.隨時了解會計準則的變化
經常修改現有的會計準則知識以確保服務正常運作至關重要。閱讀專業期刊和雜誌，聆聽產業影響者對不同運動的看法，並投資於培訓。您的會計服務必須是最新的，以便您的公司可以避免處罰並保持良好的聲譽。
2. 實施健全的內部控制
建立強而有力的內部控制來阻止詐欺。將任務分配給多人，這樣就沒有一個人負責所有財務事務，並建立安全的 IT 密碼和存取控制。頻繁的審計和帳目核對可以透過及早發現違規行為來幫助保護律師事務所的財務狀況。
3. 實踐道德帳單
確保您的計費程序誠實且公開。道德的計費實踐不僅可以建立信任，還可以提高律師事務所的信譽。
4.優化稅務規劃
有效的稅務管理是律師事務所會計的重要組成部分。維持稅務準備金，掌握申報和付款期限以防止處罰，並進行例行審查以確保合規性並最大限度地提高稅收效率。有效的稅務準備會對律師事務所的財務穩定性產生重大影響。
5.使用專門的會計科目表
使用為律師事務所製作的會計科目表結構，其中包括資產、負債、權益、收入和營運費用。確保它能夠解決該領域的行業特殊性，例如：信託帳戶和保留人。您可以從結構良好的會計科目表中獲得法律服務的清晰財務概覽。
6. 遵守 IOLTA 指南
應遵守IOLTA法律法規，以防止處罰和取消資格。接下來的建議包括對會計人員進行有關 IOLTA 規則的教育，將客戶帳戶與企業帳戶分開，以及在產生收入之前不要從 IOLTA 帳戶中提取資金。因此，妥善管理IOLTA增強對於律師會計服務的效率至關重要。
7. 選擇正確的發票開立流程
確保所有發票都以清晰一致的做法滿足客戶的要求，作為與他們保持良好關係的一種方式。與客戶簽訂新合約時，應明確傳達定價結構，應按特定間隔頻率付款，並且向客戶提供的發票應易於理解並在必要時突出顯示具體細節。簡單的發票程序有助於提高客戶滿意度並減少付款之間的延遲。
8.定期進行財務分析
改進財務分析的最佳方法是經常執行此流程，以便您可以獲得律師事務所生產力的指標，並指出相當有利可圖的活動以及必須改變的活動。使用不同的 KPI 使您能夠做出明智的決策並提出實施技術，從而提供良好的法律服務。
9.制定嚴格的預算程序
為律師事務所的財務管理制定嚴格的預算計劃以取得成功，因為它是任何業務的關鍵組成部分。每月定期制定預算，比較預估費率/預算與實際費率/預算，並做出相應修改。您追蹤支出的事實可以嚴格控制支出，並支持您和您的公司的長期策略發展。
10.投資適合律師事務所的會計軟體
投資專門的軟體，該軟體非常適合處理律師事務所的帳簿，以控制法律服務的財務管理。這些工具可以包含計費、發票和財務報告等功能，並且可以減少錯誤。它加強了您法律服務的會計流程並為您節省大量時間。
這些最佳實踐可以幫助您保持合規性、加強財務管理，並為律師事務所營運的可持續成功奠定堅實的基礎。
結論
儘管如此，與許多其他行業不同，律師事務所的會計可能看起來要複雜得多，遵循本指南中的最佳實踐將使您走上正軌。
向您介紹 GAAP，與總帳進行核對，並了解如何閱讀某些關鍵財務報表。使用法律實務管理軟體克服法律實務中會計的特殊性，以促進工作，同時確保其合法合規性。如果您的法律服務很好地掌握了這些基礎知識，未來的財務健康和永續性將會得到改善。在永捷集團的協助下增強律師事務所的財務管理。我們的會計服務專家可以根據法律行業的現行標準為您提供量身定制的建議，並保障您公司的財務狀況。如果您面臨困難的會計問題，而這些問題往往似乎阻礙了企業的成功，那麼您應該知道您並不孤單。立即致電我們以獲得最好的支援！