有效管理發票是保持會計流程順暢的關鍵。如果您正在轉移到 Xero 並需要匯入多個銷售發票，本指南將逐步引導您完成操作，幫助您節省時間和精力。
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Xero 的銷售總覽
Xero 的「銷售總覽」是管理所有銷售發票的入口。操作步驟如下：
- 點擊主菜單中的 商業 (Business)。
- 選擇 銷售總覽 (Sales Overview)。
在這裡，您可以查看所有發票的狀態摘要，並深入了解例如未付款、逾期或已付款的詳細資訊。如果您正在啟用 Xero 並且只有少量未付款發票，可以手動輸入。但如果需要批量處理，Xero 提供匯入發票功能，讓您節省時間並減少人工輸入錯誤。
第一步：下載模板
在匯入發票之前，請從 Xero 下載發票模板：
- 進入 銷售總覽 區域。
- 找到匯入選項，並下載提供的模板檔案。
使用模板可以確保您的數據符合 Xero 的欄位結構要求，減少匯入過程中的錯誤。
第二步：複製您的發票
使用下載的模板準備您的發票數據：
- 從舊系統匯出當前的發票數據為 逗號分隔檔案 (CSV)。
- 使用試算表編輯器（如 Excel）打開匯出的檔案。
- 將發票數據複製並粘貼到 Xero 模板的相應欄位中。
準確性提示：
- 請勿刪除、更改順序或重新命名模板中的欄位。
- 確保包含 聯絡人名稱 和 發票編號，因為這是草稿發票的必填欄位。
- 如果聯絡人已存在於 Xero，請確保名稱完全匹配以避免重複記錄。
- 如果發票有多個明細項目，請使用相同的發票編號來將它們歸入一張發票。
第三步：匯入您的 CSV 檔案
當文件準備完成後：
- 將文件儲存為 CSV 格式。
- 返回 Xero，點擊 瀏覽 (Browse) 上傳檔案。
- 調整稅額設置：
- 選擇您的數據是 未含稅 (Tax-Exclusive) 還是 含稅 (Tax-Inclusive)。
- 決定是否使用匯入的聯絡人地址覆蓋 Xero 中已存在的聯絡人資料。
調整設置後，點擊 匯入 (Import)。
第四步：檢查匯入內容
Xero 將提供匯入過程的摘要。如果存在錯誤，Xero 將突出顯示需要修正的地方。常見錯誤包括：
- 缺少必填欄位，例如 聯絡人名稱 或 發票編號。
- 日期格式錯誤（請使用 日-月-年 (DD-MM-YY)）。
- 稅類名稱與 Xero 的格式不匹配。
修正錯誤後重新上傳檔案。一旦沒有錯誤，即可完成匯入，Xero 會將發票保存到 草稿 (Draft) 分頁。
第五步：批准發票
匯入後，您的發票將保留在 草稿 (Draft) 分頁中。批量批准發票的步驟如下：
- 全選所有草稿發票。
- 點擊 批准 (Approve)。
- 確認操作並點擊 確定 (OK)。
批准的發票將移至「等待付款 (Awaiting Payment)」分頁，當收到付款時即可進行對帳。
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