在香港，創業者成立有限公司後，經常會收到一個名為「公司綠盒」的套裝。然而，許多創業新手對綠盒內部的資料與用途並不熟悉。這篇文章將深入解構公司綠盒的作用、內容，以及如何有效運用這些資源來管理您的公司，讓您在開展業務時更加清晰。
什麼是綠盒？
「綠盒」，顧名思義，是一個深綠色的盒子，通常由註冊公司或公司秘書在完成公司註冊和商業登記程序後交付給公司負責人。這個盒子內裝有公司成立所需的多種法定文件和印章，用來證明公司的合法性並符合香港《公司法》的要求。綠盒不僅是公司各類法定文件的儲存箱，也是公司在日常運營及遵守法律法規時必備的工具。
在香港，綠盒象徵著公司的正式成立，是新公司在開展業務前的第一個重要「財產」。這些資料和文件在處理銀行業務、借貸、開設銀行戶口、申請貸款和簽署法律文件等場合中都能發揮作用。儘管數碼化讓許多資料可以在線上存放，但實體綠盒依然具備重要的象徵和法律意義。
公司綠盒包括了什麼?
通常情況下，公司的綠盒包含以下幾項基本文件和印章：
- 公司簽名印：又稱財務章或長形章，主要用於日常業務文件的簽署。
- 公司圓印：用於文件修改和簽收，但不適合用於合同確認。
- 公司鋼印：又稱法團印章（common seal），多用於法律契約或股票證書的簽署。
- 公司章程：包含公司內部管理和運營的規範條款。
- 股票本：記錄股東股份轉讓和變動的法定文件。
- 法定紀錄冊：紀錄董事、股東和公司秘書的資料，還包括董事會和股東會議的紀錄。
- 商業登記證/公司註冊證書：證明公司成立並具有合法經營資格的文件。
這些文件和印章不僅僅是公司合法性的象徵，在日常業務和法定義務中也發揮著重要作用。接下來將詳細說明綠盒內各項文件的用途。
公司綠盒內資料用途
公司綠盒內的每個文件和印章在不同的法律場景和業務活動中都有其獨特的作用。以下是綠盒中主要物品的用途解釋：
簽名方印
公司簽名印，又稱財務章或長形章，是公司在日常業務和財務活動中常用的印章。這枚印章通常是長方形，下方有簽名橫線，用於合同、賬單和公司內部文件的簽署。需注意的是，簽名印必須與授權人簽名配合使用方具法律效力。此印章多以藍色或紫色製成，是公司日常管理中不可或缺的工具之一。
圓印
公司圓印，又稱小圓章或修改章，用於文件中的錯誤修正處，並通常用於表示已知悉更改內容。圓印的外圈通常刻有公司的英文名稱，顏色以紫色或藍色為主。雖然圓印可以作為文件的確認印章，但不建議用於正式的合同簽訂，適合日常操作和文件的初步確認。
鋼印
鋼印，又稱為法團印章（common seal），是一個金屬印章，多數為圓形，刻有公司的全名，通常壓印於貼紙上後粘附於文件上。鋼印主要用於重要的法律契約或股票證書的簽署，特別在涉及公司重大事項時，如股票發行或與其他公司合作。自2014年新《公司條例》實施後，公司已不強制需要鋼印，但其法律地位依然存在，並在特定文件中具有重要性。
公司章程
公司章程是每家公司設立時必須備存的重要文件。章程包含公司的內部架構、運作方式、公司成員責任、股本細則、組織條款等資訊。在開設銀行戶口、變更股本或股東時，公司章程可能會被要求出示。此文件不僅保障公司的合法運營，還能幫助股東和董事理解公司的管理規範。
股票本
股票本是記錄公司股份轉讓、股東變更和股份持有情況的重要文件。在股東間進行股份買賣或轉讓時，股票本是證明股份變動的合法依據，確保公司股東結構的透明度，並在法律上起到保護作用。
法定紀錄冊
法定紀錄冊包括了董事、股東和公司秘書的名冊和個人資料，並記錄了董事會和股東會議的會議記錄。這本紀錄冊是公司內部管理和遵守法律法規的基本憑證。法定紀錄冊確保公司運營中的透明性，並在進行審計或法規檢查時提供所需資料。
商業登記證/公司註冊證書
商業登記證和公司註冊證書是公司成立的法律證明，並每年需續期一次。這些文件在稅務申報、銀行開戶和準備審計報告時必不可少。商業登記證的有效期為一年，並在每年周年日前需完成續期手續。
第124（1）條修例為綠盒重要性帶來什麼變化？
2014年修訂的新《公司條例》第124（1）條明確規定，香港公司可以選擇是否使用法團印章（鋼印）。這一修例簡化了公司設立程序，使得實體綠盒和鋼印的強制性逐漸降低。如今許多新成立的公司選擇以電子方式保存文件，但綠盒內的文件和印章依然在銀行開戶、申請貸款和簽署重要文件時提供了便利，特別是當文件需要實體印章時。
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