Xero 與 Eats365 整合指南 2024

2024年11月28日

在當前競爭激烈的餐飲業中，提升營運效率和精確的財務管理是成功的關鍵。對於餐廳經營者來說，將 Xero 會計軟體與 Eats365 POS 系統進行整合，是一個突破性的解決方案，能夠自動化會計流程、簡化銷售追蹤，並加強即時報告功能。本指南將帶您了解整合 Xero 與 Eats365 的多項好處，並提供詳細的操作指南，助您快速上手。

Content Outline

Key Takeaways

Xero 與 Eats365 的整合優勢

將 Xero 會計軟體與 Eats365 POS 系統整合，能自動化會計流程，減少手動輸入錯誤，並提供即時銷售和財務狀況更新，提升餐廳的營運效率和財務管理。

Xero 和 Eats365 介紹

Xero 提供發票管理、銀行對帳、費用追蹤和財務報告等功能；Eats365 為餐飲業專設的 POS 系統，具備訂單管理、銷售追蹤和菜單自訂等功能，讓餐廳營運更加流暢。

操作指南

指南提供了使用 Eats365 處理訂單、結帳、現金與信用卡對帳的步驟，並說明如何在每天營業結束後執行日結對帳以確保財務數據準確。

FastLane 支援服務

FastLane 提供整合設置、系統支援、培訓和定制報表服務，幫助餐廳順利執行 Xero 和 Eats365 的整合，進而專注於提升顧客服務和業務成長。

什麼是 Xero？

Xero 是全球最受歡迎的雲端會計平台之一，受到各種規模的企業信賴。Xero 以其使用者友好的設計和強大的功能著稱，提供以下工具：

發票管理：快速創建、發送並管理發票。
銀行對帳：自動對帳銀行交易，減少人工錯誤。
費用追蹤：即時追蹤費用並管理預算。
財務報告：生成詳細的財務報表，包括損益表、資產負債表和自定義報表。

通過將 Xero 與 Eats365 整合，餐廳經營者可獲得一個自動化的會計解決方案，簡化流程，並提供清晰、即時的財務健康狀況概覽。

什麼是 Eats365？

Eats365 是一款強大的、基於 iPad 的 POS 系統，專為餐飲行業設計。其功能旨在簡化訂單管理、支付處理和數據追蹤。Eats365 在香港餐飲市場非常受歡迎，以其易用性和強大的整合能力而著稱。

Eats365 的主要功能包括：

訂單管理：員工可以輕鬆接收訂單，客製化菜單，並通過幾個點擊來調整數量。
即時銷售追蹤：系統會即時更新銷售數據，並可從任何連接網路的裝置上存取。
可自訂的菜單：可在後台修改和組織菜單項目，方便更新特別菜色或季節性菜單。

Eats365 使訂單和支付管理無縫進行，讓餐廳業主能有效地管理營運，並為顧客提供更順暢的用餐體驗。

為什麼整合 Xero 與 Eats365 很重要？

將 Eats365 與 Xero 整合對於想要優化運營並提高財務準確性的餐廳業務極具好處。以下是這項整合改變遊戲規則的原因：

自動數據同步：Eats365 的銷售和支付數據直接同步到 Xero，減少手動輸入數據的需求，並降低人為錯誤風險。
即時財務洞察：通過整合 Xero，餐廳經營者可以即時了解每日銷售、現金流和營收表現。
增強的報告與分析：Eats365 與 Xero 的整合報告提供了有關利潤率、成本管理和暢銷產品的洞察，幫助餐廳經營者做出明智的決策。

簡而言之，此整合提高了運營效率，減少手動工作，並幫助餐廳經營者更深入了解業務的財務狀況。

如何使用 Eats365 POS 系統？

使用 Eats365 POS 非常簡單，該系統具有多種功能，可簡化餐廳管理的各個方面。以下是有效使用 Eats365 的逐步指南。

如何使用 Eats365 處理訂單

透過 Eats365，員工可以直接在 iPad 上接收顧客的訂單。他們只需從菜單中選擇項目、調整數量並自訂選項（例如，加配料或附餐）。訂單下達後，會即時顯示在後台，便於管理人員和其他團隊成員查閱，確保溝通順暢並快速服務。

步驟 1：在 iPad 上登入 Eats365

打開 iPad 上的 Eats365 應用程式。
使用指定的角色登入（例如，經理、服務員）。

步驟 2：選擇桌位或訂單類型

選擇用餐選項：
- 堂食：選擇顧客所在的桌位。
- 外帶：如果訂單是取餐外帶，選擇外帶選項。

步驟 3：輸入顧客人數（堂食訂單選填）

對於堂食訂單，您可能需要輸入桌位上的顧客人數。

步驟 4：打開菜單並選擇項目

在應用程式中打開菜單，查看可供選擇的項目。
根據顧客點餐選擇項目。
對每個項目，您可以：
- 調整數量。
- 自訂選項（例如，加配料、附餐或具體說明）。

步驟 5：自訂訂單（如有需要）

如果顧客有具體要求，選擇該項目以打開自訂選項。
根據需要進行調整，例如選擇份量或加減配料。

步驟 6：檢查訂單

添加所有項目後，檢查訂單摘要以確認準確性。
如有需要，進行最後調整。

步驟 7：將訂單發送至廚房

一旦訂單確認無誤，點擊「發送」或「下單」將訂單提交至廚房。
根據系統設置，訂單將顯示在廚房螢幕或打印出訂單小票。

步驟 8：監控訂單狀態

可以從 Eats365 應用程式中監控訂單狀態。
當每道菜準備完成並準備好送到桌位或外帶取餐處時，您會看到更新狀態。

步驟 9：將訂單送達顧客

訂單完成後，將其送至顧客桌位或準備好給外帶顧客。

如何通過 Visa 和現金結帳

Eats365 支援多種付款方式，包括現金、Visa 和其他卡類型。在顧客結帳時，員工可以在結帳頁面選擇合適的付款方式，並且 Eats365 還支持分開付款。這種靈活性讓餐廳更容易滿足顧客的付款偏好，並加快結帳過程。

當需要在 Eats365 系統中結帳時，系統允許使用多種付款方式，例如 Visa 和現金分開支付。以下是具體步驟：

開啟結帳畫面

當顧客準備結帳時，前往 Eats365 系統中的對應桌位（例如，桌位 B）。
點擊右下角的付款按鈕進入結帳畫面。

查看總帳單

系統會顯示應付的總金額（例如，770 單位）。
注意：此金額可能包含適用的服務費。

選擇付款方式

若顧客希望分開付款，他們可以使用不同的付款方式，如現金和 Visa。
您可以選擇個人或團體付款，並將金額分配至不同的付款選項。

處理現金付款

對於部分以現金支付的顧客，選擇現金作為付款方式。
輸入現金支付金額（例如，200 單位），並確認交易。

處理 Visa 付款

對於剩餘的金額，選擇 Visa 作為付款方式。
輸入 Visa 支付的金額（例如，570 單位），並確認交易。

完成交易

當現金和 Visa 付款都輸入完成後，系統將自動更新帳單為已支付。
點擊完成以完成交易。

如何對帳現金與現金抽屜

對帳對於精確的財務管理至關重要。Eats365 簡化了現金對帳流程，讓餐廳經營者可以將抽屜中的實際現金與每班結束時的記錄銷售額進行比較。此過程確保了現金處理的準確性，並幫助及早發現差異。

在每天營業結束時，您可以使用 Eats365 的日結（EOD）功能來對帳現金抽屜，確保收到的現金與記錄的銷售額一致。以下是具體步驟：

進入現金對帳畫面

在營業結束時，點擊 Eats365 螢幕左上角的 設定圖示（通常是齒輪圖標）。
選擇 現金摘要 選項以開始對帳過程。

輸入收到的現金

計算現金抽屜中的實際現金。
例如，若當天收到的現金為 200 單位，則在摘要畫面中輸入 200 單位。

檢查總銷售與預期金額

將 Eats365 上記錄的現金總額與實際計算出的現金進行比較。
驗證實際現金是否與當天的預期銷售總額一致，以確認所有現金交易都已記錄。

執行日結對帳

當您確認現金抽屜與記錄的銷售額相符後，繼續執行 日結（EOD） 對帳。
選擇日結以完成當天的交易。

同步數據至 Eats365 後台和 Xero

完成日結後，Eats365 將自動將每日銷售數據（包括現金總額）發送到後台。
後台系統將同步這些數據到 Xero，您可以在 Xero 中進一步查看每日銷售報告。

如何執行日結對帳

在每天營業結束時，Eats365 讓餐廳經營者進行日結對帳。此功能匯總每日銷售數據並自動同步至 Xero，無需手動輸入數據。透過每日對帳，餐廳經營者可以保持精確的財務記錄並簡化會計流程。

Eats365 的日結對帳流程可幫助您結束當日的交易、對帳現金和信用卡支付，確保所有數據準確記錄並同步至 Xero 進行會計處理。以下是完成此流程的步驟：

驗證現金抽屜總額

在營業結束時，先計算現金抽屜中的實際現金。
打開 Eats365 系統並進入 現金摘要 畫面，輸入收到的現金總額。
將此金額與記錄的銷售預期現金總額進行比較。

檢查付款總額

檢查所有付款類型，包括信用卡交易和其他支付方式（例如 Visa、MasterCard 及其他第三方支付）。
確保每種付款方式的記錄金額與實際收到的金額一致。

進入日結對帳畫面

點擊 Eats365 螢幕上的設定（通常是齒輪圖標）。
選擇 日結（EOD） 選項以開始日結對帳流程。

確認銷售和付款摘要

在 EOD 畫面上檢視總銷售和付款明細的摘要。
確認所有交易，包括現金、信用卡及其他支付方式，均已準確記錄。

完成並提交日結對帳

在驗證所有金額後，選擇提交或 完成日結 以完成 EOD 流程。
此操作將當日交易在 Eats365 中結算並標記為已完成。

同步數據至 Xero

完成 EOD 後，Eats365 將自動同步當日的銷售和付款數據至 Xero。
登入 Xero，檢查發票或 銷售報告 區域，以確認 Eats365 的數據已成功匯入。

銷售分析與報告

Eats365 提供多種商業智能（BI）報告，讓餐廳業主可以監控每日銷售額、顧客數量和熱門菜單項目等績效指標。透過分析這些報告，您可以更好地了解顧客偏好、評估員工表現，並根據數據驅動的決策來調整菜單或行銷推廣。

每日銷售概覽

在 Eats365 後台中查看每日銷售總額，包括服務的顧客數量和完成的交易總數。
確認當日的 前 10 名暢銷項目，以了解需求量最高的產品。

長期銷售趨勢

存取歷史銷售數據，以分析特定期間的趨勢，例如從去年到目前為止的數據。
查看累計銷售總額、每日銷售數據、顧客數量和人均消費。
追蹤折扣和其他影響銷售總額的調整因素。

營運和銷售報告

生成營運報告以查看累計數據，例如總銷售額、交易次數和顧客數量。
檢視各種貢獻銷售的服務類型，包括服務費、外送費和折扣，並了解其對總收入的影響。

付款方式分析

查看按付款方式分類的銷售數據，確定最常使用的付款方式（如現金、信用卡）。
確定各種付款方式的收入貢獻，以幫助財務規劃和付款處理最佳化。

堂食與外帶訂單分佈

分析堂食與外帶訂單的分佈，了解大多數銷售來自哪一類型。
此報告還提供每種訂單類型的 小費金額 和 服務費 的相關資訊。

產品和類別分析

按產品類別劃分銷售數據，顯示哪些類型的商品（如飲料、主菜）最受歡迎。
分析各類別中的單品銷售，以查看特定產品的詳細表現。
監控套餐或組合銷售，以了解顧客的偏好。

按時間段和類別的銷售報告

生成基於特定時間段或產品類別的報告，識別銷售高峰期和受歡迎的產品趨勢。
此分析有助於根據銷售績效規劃庫存、員工安排和促銷活動。

按產品類型或類別的銷售

後台還提供按產品類型的銷售分析，讓您查看特定類別的總銷售額，並根據數據做出菜單調整的決策。

Eats365 的這些報告功能提供了寶貴的洞察，使餐廳業主能夠針對菜單提供、定價和營運改善做出戰略決策。每個報告都可自訂顯示不同時間範圍的數據，有助於優化餐廳的整體表現和財務健康。

如何將 Eats365 與 Xero 整合？

將 Eats365 與 Xero 整合非常簡單，以下的逐步指南將幫助您順利完成設置流程，確保業務無縫銜接。

步驟 1：開始整合流程

Eats365 與 Xero 的整合使您的餐廳 POS 數據可直接連接至 Xero，實現會計任務自動化。
在 Eats365 上執行日結（EOD）功能後，每日銷售摘要將自動發送至 Xero。此摘要包含銷售和付款帳戶的詳細分類，有效簡化您的會計流程。

步驟 2：從 Eats365 商戶後台登入 Xero

登入 Eats365 商戶後台。
前往整合標籤並選擇 Xero。
點擊 連接到 Xero。如果 Xero 登入頁面沒有彈出，請確認您的瀏覽器允許彈出視窗。
使用您註冊的電子郵件和密碼登入 Xero。
點擊 允許訪問 以授權 Eats365 與 Xero 連接。

步驟 3：設置 Xero 整合與數據映射

映射每日結算報告項目：
- 授權 Xero 後，將每日結算報告中的每個項目對應到相應的 Xero 帳戶。確保所有項目都已映射，以避免在每日銷售報告中出現錯誤。
- 保存您的更改。
為 Eats365 創建 Xero 聯絡人：
- 前往匯出標籤，並在 Xero 中創建專門用於 Eats365 帳單的聯絡人。此聯絡人將在每日報告匯出到 Xero 時使用。
- 保存此聯絡人設置。
帳戶映射：
- 在 帳戶映射 標籤下，將每個項目分配到適當的 Xero 帳戶（例如，食品銷售、飲料銷售等）。
- 接下來，在 帳戶映射 區域中，將每種付款方式（例如，現金、信用卡）映射到相應的 Xero 付款帳戶。
映射銷售稅（如適用）：如果您的國家或地區需要收取銷售稅，請將 Xero 帳戶中的稅率映射到 Eats365 中設定的稅率。
設置追蹤類別（可選）：如果您經營多個分店，可以在 追蹤類別 標籤下添加每個地點。此功能可讓您在 Xero 中追蹤各分店的業績。
保存所有設置：當所有設置配置完成並保存後，Eats365 在每次 POS 系統完成日結（EOD）流程時，將自動發送每日銷售報告至 Xero。

將每日銷售和付款數據從 Eats365 同步至 Xero

完成整合設置後，Eats365 會自動將每日銷售和付款數據發送到 Xero。此同步過程省去了手動輸入數據的需求，節省時間並減少錯誤風險。所有銷售數據同步至 Xero 後，您可以輕鬆監控現金流、追蹤收入並分析利潤率。

步驟 1：完成 Eats365 的日結（EOD）流程

在每天營業結束時，在您的 Eats365 POS 系統中執行日結（EOD）流程。此操作會自動觸發同步，將當天的銷售摘要和付款數據發送到 Xero。

步驟 2：在 Xero 的發票中驗證數據

完成 EOD 後，登入您的 Xero 帳戶。前往發票區域，檢查從 Eats365 匯入的銷售數據是否成功。

步驟 3：檢查具體銷售資訊

在發票區域中，您應該能看到詳細的銷售資訊，例如每天的記錄（例如，1 月 4 日），以確認數據已準確傳輸。每日銷售數據將包含銷售項目的詳細分類和付款狀態（例如，標記為已付款）。

在 Xero 中對帳 Eats365 的付款

對帳對於精確的會計處理至關重要。在 Xero 中，餐廳經營者可以確認所有來自 Eats365 的付款是否已準確記錄。此功能有助於防止收入追蹤中的差異，並提供餐廳財務狀況的清晰圖像。

將您的現金抽屜與 Eats365 記錄的銷售數據對帳，有助於確保會計準確，並順利處理任何交易費用或差異。以下是一個逐步指南：

在 Xero 中驗證現金付款：
- 當每日銷售數據同步到 Xero 後，前往發票區域，檢查當日記錄的現金付款。
- 確認 Xero 中記錄的現金金額與現金抽屜中的實際現金相符。
與 AR Global Payment 對帳信用卡交易：
- 信用卡交易（例如 Visa）通常在 Xero 中記錄在 應收帳款（AR）Global Payment 下。
- 幾天後，當 Global Payment 處理這些付款時，您將收到款項，但會扣除任何處理或手續費。

記錄 Global Payment 結算：
- 當 Global Payment 的款項到賬時，您需要針對手續費調整任何差異。
- 例如，如果最初的信用卡交易金額為 570 單位，在 Global Payment 處理後的最終金額可能略少（例如 552.9 單位）。

添加手續費：
- 在 Xero 中，前往該發票並添加一個項目行來記錄手續費。
- 包含以下詳情：
  1. 交易日期（例如：1 月 4 日）。
  2. 描述（例如：「收入結算」或「Global Payment 手續費」）。
  3. 手續費金額（例如：17.1 單位）。
- 選擇 AR Global Payment 作為帳戶，並輸入扣除手續費後的最終金額。