混合工作模式與傳統工作模式完全不同。然而，混合工作到底是什麼？是如何演變的？目前已被廣泛接受，是多年來在世界各地整合且充滿活力的工作模式。儘管全球數百萬組織信賴這種模式來激勵員工並提升生產力，但混合工作並非絕對化的解決方案。相反，它根據不同業務類型以各種形式存在。本文將解釋混合工作模式的含義以及如何輕鬆切換到混合工作模式。
內容概要
什麼是混合工作？
混合工作是一種靈活的工作模式，意味著員工一部分時間在辦公室，一部分時間遠距工作。混合工作並不是一種絕對化的模式，其範圍可以從高度靈活到要求員工按照不同的時間表工作。因此，採用混合工作模式的組織可以輕鬆平衡員工的工作與生活。這實際上提高了生產力和員工滿意度，從而提高了工作效率，也提高了業務營運效率。
混合工作模式的優點和缺點
混合工作模式在員工眼中具有其優勢。根據2023年進行的蓋洛普民意調查，超過50％的遠程工作員工更喜歡“混合工作”模式。雇主們也明白，讓員工在某種程度上回到辦公室是有益的。類似的調查顯示，每週需要到辦公室兩到三天的員工，參與度最高，倦怠率最低，離職意圖也最少。CNBC的一項相關研究表明，儘管當前仍處於疫情期間，90％的公司計劃在2024年底前讓員工回到辦公室工作。
正如任何重大改變一樣，混合工作有其優缺點，我們會深入研究每個方面。
好處#1：員工可以隨時工作，並擁有與其生產力相適應的喜好。
按照傳統辦公室模式，員工的工作時間為週一至週五上午9時至下午5時。混合工作安排讓員工有更多選擇在任何地方、任何模式、任何員工覺得最有效率的時間完成工作。這表示工作時間的排程都可以最輕鬆地變更。例如，有些員工在早上工作時表現優異，而有些員工在深夜工作時卻很出色。因此，他們亦可決定與同事在工作場所面對面合作，或在偏遠地點獨立工作。
好處#2：更好地控制工作與生活的平衡
混合工作以彈性為動力，當一個人待在彈性工作環境時，更容易找到平衡。當員工對工作時間有更好的控制時，他們可以以最佳方式管理時間，以關注個人生活，包括跑腿、從托兒所接孩子，或在送貨時留在家中。
好處#3：在全球招募人才
如果您有興趣擴展人力資源選擇，全球招聘人才是一個理想的解決方案。分散結構的優勢在於無論地理位置如何，您的公司都可以接觸到最優秀和最合資格的求職者。這意味著在招聘員工時，您可以尋找具備組織所需特定技能的人才。您可以利用這一點來獲得競爭優勢，將業務擴展到新地區，甚至實現全天候的生產力。
好處#4：降低房地產費用
在混合工作模式下，工作日上班的員工會大幅減少，這意味着減少一些公司的房地產需求。混合工作模式能讓你決定需要多少辦公空間來支援你的員工。重新部署工作場所可減少房地產開支，或將節省下來的資金重新規劃新的微型辦公室和輕型共用工作空間。
缺點#1：與遠距工作人員協作更具挑戰性
員工會在不同周的不同日子到公司工作。這表示人們有時會衝突，而且無法立即同時協調。要克服上述問題，必須選擇合適的技術。透過使用工具管理工作場所，你的員工可以安排時間，安排其他員工何時可以與他們協調。
缺點#2：需要監督才能有效運作
混合工作有很多缺陷，要有效管理，公司需要付出大量的資源。如果您希望在工作場所鼓勵員工並讓他們在工作方式上擁有一定的自由，這往往需要付出一定程度的控制和規範。例如：領導者可能更喜歡“結構化混合”工作模式，即某些團隊在一周中的特定一天親自到工作場所，以增強團隊凝聚力。這可能與靈活性相矛盾，但人們需要聚集在一起，這樣他們才能享受其他的自由，如：遠端工作後的剩餘時間。除了靈活性，混合工作還需要採用其他核心方面，如：適應靈活性。有時候，為了每個人的福祉，調換在辦公室工作的日子可能會有用。
缺點#3：混合工作方式並不適合所有產業
需要指出的是，混合工作模式可能並不適用於所有產業。有些人選擇完全遠端，而有些人則不能完全遠端（至少對於某些業務而言）以有效運營，例如：醫療保健、教育或製造。因此，員工或求職者可以根據可用的靈活性程度申請不同的行業。
四種不同類型的混合工作時間表
由於混合工作是一種靈活的工作模式，因此有許多方法可以使其在公司環境中發揮最大效率。例如，您可能必須給予員工盡可能多的自由，讓他們在沒有指示或建議的時間表的情況下安排自己的工作週。您還可能得出結論，您的員工將需要在辦公室工作至少指定的天數，以使每個人的工作更有效率、更滿意度。根據您的業務狀況決定最合適的混合工作時間表至關重要。這意味著每個時間表都是獨一無二的，並且都有其優點和缺點。以下是大多數公司使用的四種主要工作安排選項。
- 混合隨意：這意味著員工可以自由選擇他們必須來辦公室的工作日。
- 「結構化混合」或混合分週：通常為現場和遠端工作或公司的不同小組/團隊/職能部門設定幾天。
- 混合主管調度：主管可以決定他們的團隊必須在一周中的哪一天或哪幾天通勤到工作場所。
- 混合組合：所有選項的組合。
多年來混合工作文化變化的主要教訓
在某種程度上，混合工作似乎並不新鮮。事實上，目前有超過70%的美國公司採用混合工作形式，因此對許多人來說這是相當正常的。不過，以混合方式工作的想法已經存在了比你預期更長的時間。然而，根據蓋洛普的研究，數據顯示2019年約32%的美國工人（約6000萬人）採用彈性工作安排。目前的情況是，隨着企業、人們試圖以混合模式尋找最佳工作方式，並進行了很多嘗試，至今未必停止。以下是過去幾年觀察到的關於混合工作的一些觀點：
- 有效混合工作的關鍵是選擇合適的工具。混合工作不僅是員工在辦公室和家裡工作的方法，也是辦公室為員工提供服務的方式。透過使用適當的工具來提高組織的整體生產力。它們可以是簡單的功能，例如：“輪用辦公桌”功能或“房間預訂”功能，甚至是員工的簡單入住功能。
- 混合工作的想法是為了工作場所的多用途所需要的。如果您的員工是從家裡到辦公室的話，這很重要。換句話說，當您的員工在工作場所有目的時，混合式工作最適合，它可以是與同事面對面互動、參加會議，或是專注於工作任務。確保辦公室能提供他們所需的東西，讓他們以最適合自己的方式發揮最佳效能。
- 混合工作的概念因公司而異。混合工作的效率取決於使用的人以及用途。當您在工作場所採用混合工作的概念時，請以適合您需求的方式進行。這可能是不同的事情，例如：您應該為您的員工分配哪個輪班，或者除了擁有大型中央辦公室之外，是否還應該租用小型辦公室。重要的是要記住，混合工作並不是一個通用模式，不能適用於所有情況。
- 混合工作的未來前景仍然不確定。混合工作不會有任何進展，也沒有明確的終點。隨著工作場所結構的變化，混合工作的未來將會出現不同的觀點。
如何實施混合工作設置
現在您已經了解了什麼是混合工作、混合工作安排的類型以及優點和缺點，是時候將混合工作模式付諸實踐了。如果沒有合適的人員、流程，更重要的是技術，混合工作模式是不可能實現的。以下是您可以遵循的混合工作最佳實踐的一些範例：
- 與您的員工溝通：在您的組織中實施新模式的工作政策時，您的決定可能會影響所有員工。為了確保他們不會感到被忽視，您應該在實施混合工作模式或更改有關混合工作的政策前諮詢他們。
- 與人力資源部門和IT部門合作：將混合工作納入您的企業時，採用跨職能工作至關重要，以確保您的工作場所技術能夠順利地適用於企業中的每個人。
- 培養適當的工作環境：不再有閒置和正式的工作空間。混合工作的進一步發展表明，辦公室必須成為員工願意來的空間，因此創造一個充滿活力的環境非常重要。
- 吸引並支持遠端和現場員工：混合工作模式意味著一些員工在家工作，而另一些員工在辦公室工作。找到讓每個人都參與公司平台的方法來保持員工的幸福感至關重要。
如果您遵循上述混合工作最佳實踐，則可以在您的組織中成功實施混合工作模式。現在，讓我們探討一些可以引導您過渡到混合工作環境的因素。
詢問你的員工和領導者他們想要什麼
為了能夠開發出對業務有效的混合模型，您應該先詢問員工對於混合工作模型的需求。詢問員工和高階主管同樣有用，因為他們會提供不同的見解。除了辦公室現在如何使用之外，不要忘記詢問他們每個人最有生產力的工作設定。透過詢問一系列人，您可以建立一個工作模型，讓人們為改革做好準備，並鼓勵他們盡力而為。以下是您應該在調查中包含的一些問題：
- 具體來說，您選擇現場工作主要是為了專注於自己還是與團隊合作？
- 您認為您每週需要來辦公室幾天？
- 您是否認為如果有一個離您所在地區較近的工作場所，您是否願意使用它而不是去辦公室？
設計適合您公司的工作設置
採用混合式工作方式是為了連接遠端與現場協作，讓人們可以呈現最好的自己。工作場所的科技投資，例如：遠端通訊設備、視訊會議設備和軟體，將可提升工作設定的效能。確定是否可以重新利用現有的工具，還是需要購買新的工具。在公司內部制定理想的溝通方法，並確保團隊經理為團隊成員在溝通時的行為方式設定標準。例如，您可以使用異步溝通方式，以便在地球一端的員工處於午夜時分時，另一端的員工能有效及時地與您溝通。合理安排辦公室時間，控制交通，讓員工正常工作，也是一個很好的實施計劃。舉例來說，您的彈性模式可能是混合任意政策，其中員工可以選擇他或她應在哪天上班，或者您也可以制定經理排班政策，其中經理會自行調整排班時間，並決定誰必須在一周中的哪一天上班。
投資企業文化
文化是企業的本質，因為它定義了企業成員如何相互合作。這可能是一個巨大的競爭優勢，也是所考慮的混合工作模式的一個突出問題。確保您積極主動地為公司文化定下基調，這對於採用混合或分散式員工隊伍是必要的。根據組織的核心價值為新的混合工作環境設計參與活動也同樣重要。例如：如果您的組織高度重視「團隊合作」價值，您可以組織現場或場外「團隊建立」活動。
打造一個非常令人愉悅的工作場所
創造良好的混合工作模式最關鍵的要素是工作場所體驗。員工不一定每天都上班，但每天的工作都必須有意義、有效且順利。現場工作的人越多，現場與同事進行身體互動的感覺就越好。創造良好的辦公室體驗需要空間、技術和人這三個要素。考慮每個組件如何融入策略可以增強您的混合工作模型。例如：將工作場所設計得更有目的性將增強工作場所的體驗，因為有多種選擇可供員工考慮。它們可以是安靜區域、會議區、協作室或休息區。支持不同類型的人和工作將有助於支持您的混合工作風格。支援各種類型的人員和工作活動將幫助您支援您選擇的混合工作模式。
收集持續回饋
在計劃實施最適合您的組織的混合工作場所時，請務必確保收集員工的回饋。確保給員工以不只一種方式表達意見的機會。例如，您可以啟動一個持續「敞開大門」的 Slack 管道，以獲得員工的回饋。除此之外，您可以為員工製定季度回饋調查。收集這些回饋將使您能夠不斷改進，並創建一個對所有員工都有利的混合工作場所。有關如何獲取真實和原始員工回饋的更多建議，您可以在此處閱讀我們的貼文。
實施混合工作所需的工具和技術
透過這份終極指南，您將掌握在公司成功啟動混合工作設定所需的所有詳細資訊。現在是時候仔細研究混合工作軟體，它將支援您的模型並改變工作環境。這裡有四種工具可以幫助提升您的混合工作結構。
- 辦公桌/房間預訂技術：輪用辦公桌和房間預訂使您的員工能夠透過行動應用程式預訂空間。還允許各個員工預訂私人工作空間或獲得用於小組工作的辦公桌和房間。
- 工作場所時間表：您可以與同事和工作小組成員保持聯繫，不致於在辦公室裡失去彼此。在工作場所使用排班表，您可以快速知道誰在何時報到，也可以選擇邀請同事加入您和其他同事的協作和現場會議。
- 辦公室導覽：這是是混合型工作場所成功的真正路線圖！辦公室導覽就像是您的辦公室地圖，讓您的員工能夠尋找他們的同事、空閒的桌子、其他會議室等等。
- 工作場所分析軟體：提高您對誰佔用您的空間以及如何佔用您的空間的認識，以便您可以不斷改進它如何幫助或阻礙您的員工。深入了解人流和空間使用情況，以便您可以繼續努力為您的員工創造理想的工作環境，讓他們發揮最佳水平。
混合模式不僅僅是一種臨時的工作方式，而是一種正常的工作方式。然而，與任何其他工作模式一樣，它也有優點和缺點。身為領導者，你有責任確保他們的組織滿足人才的需求，否則有才華的員工就會跑到那些能滿足他們的組織。遵循此指南可確保組織中混合工作的整合。
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