對即將離開組織的員工進行離職面談是否明智？員工如何離職與他或她如何日入職一樣重要，因此進行離職面談非常重要。本文將指導您如何進行離職面談、必須避免的三個陷阱，以及可用於將對話引導至正確方向的十二個潛在問題。
內容概要
什麼是離職面談？
離職面談被定義為員工在離開公司之前與雇主進行的最終討論。會議的目的是深入了解組織可以優化哪些方面來留住優秀員工。進行離職面談是員工入職和離職整體策略的一部分，這一點至關重要。
通常，這類訪談可能由直屬經理或人力資源主管進行。值得一提的是，一次出色的離職面談旨在提升組織表現，並讓離職員工成為推薦資產。
離職面談中討論哪些議題？
員工在離職面談期間可能會被問到的一些問題包括：
- 他們為什麼要離開
- 他們對公司的看法
- 一些組織可能會在文化或管理方法上進行轉變。
- 潛在的改進領域
在理想情況下，對話遵循一系列問題和答案。透過這種方式，它可以保持穩定的一致性，使人力資源團隊可以從大量標準問題的答案中獲得更多見解。
公司需要進行離職面談嗎？
離職面談不屬於僱傭法的一部分，但它們在組織策略中非常有價值。離職面談對人力資源具有策略重要性，原因如下：
- 檢查公司狀況
- 創建並維持優秀雇主品牌
- 尋找提高員工留任率的新方法
離職面談的好處？
雖然允許員工安靜地離開可能很誘人，尤其是在憤怒或失望等情緒高漲的時候，但您的組織應該抵制這種衝動。為什麼？因為離職面談至關重要，主要原因有二：
暴露結構/文化問題
離職員工通常更願意討論他們在公司內觀察到的問題。由於不擔心批評可能會影響他們的職業生涯，他們變得更加坦誠。離職面談提供了深入研究企業和領導文化的調查機會，從而能夠識別潛在的內部問題。
保持健康的雇主品牌策略
離職面談是留下正面印象的最後機會。進行公開對話表明公司願意接受批評、承認自己的錯誤並致力於改善其實踐。透過認真傾聽離職員工的心聲並表達感激之情，您可以留下持久的正面印象，並有可能促使他們將來推薦您的公司。
每種情況都需要離職面談嗎？
無論員工是自行辭職還是被解僱，您最好始終進行離職面談。無論員工是否有正當理由離職，員工通常都能找到一些有建設性的東西供您的團隊使用。
如果情況變得糟糕，有必要確定離職面談是否有用。在某些情況下，最好保持低調。事情的起因始終是關鍵。
離職面談應該涵蓋哪些內容？
首先，事先說明談話的目的以及將與員工討論的主題會很有用。這將使他們做好準備，您將獲得更高品質的答案。
因此，讓對方知道您將讓他們參與一場對話非常重要
- 公開
- 完全保密內容
- 優先考慮他們的便利
何時該進行離職面談？
離職面談的理想時機是員工在公司的最後幾天。此時，通知已經發出，並且隨著新職位的出現，這是公平、反思和客觀對話的絕佳機會。建議在提供工作推薦後進行面試，以防止偏見的反應。
離職面談應該在哪裡進行？
離職面談應該在「中立情況」下進行，就像在一個單獨的地方一樣。與人力資源部門的對話應該是友善的，這樣員工就不會感到自己正在被審問。請務必記下員工的答案。
員工應該自己填寫問卷嗎？
絕對不。員工可能不願意以書面形式表達某些意見，這可能會妨礙你向他們取得真正的意見。
以問卷調查為指引的非正式對話通常會比過於正式的流程產生更有價值的資訊。
在討論中努力深入瞭解員工的想法和動機，並補充相關跟進問題。不過，關鍵是不要太衝動、激進，不要施加過大的壓力。如果員工選擇不評論某個話題，尊重他們的決定是很重要的。
遵守反饋會議的標準協議，不要評論或評判員工的言論。
離職面談的五個常見陷阱
就像生活中的任何其他事件一樣，大多數雇主在離職面談中都會犯一些錯誤。
以下是一些常見錯誤：
錯誤一：將離職面談的目的與其他討論混為一談。
為什麼重要－離職面談必須與離職流程的其餘部分明確分開。這些面談不應被視為解僱會議，解僱會議是嚴格、正式的，通常在公司代表在場的情況下進行。其次，它們不應該成為工作場所與同事和主管交接的一部分。一旦離職面談與移交過程等其他議程相結合或附加其他議程，信心和開放性就消失了。
錯誤二：讓主管參與離職面談過程。
為什麼重要－直屬或相關主管不應參加離職面談。與上司的最後一次會面，絕非離職面試，即使那是所謂的面試。在這種情況下，理想的情況是簡單的閒聊。最糟糕的是，對抗。只有當您與公正的第三方（最好是公司的人力資源部）一起進行這些調查時，它們才有意義，否則，您收到的資訊將與事實相去甚遠。
錯誤三：違反保密規定
為什麼重要－人力資源部門應評估調查結果。建議僅向主管或經理提供總結結果和概括的信息。在離職人數較少的小型組織中，結果的匿名性可能會成為挑戰。雖然分發會議紀要可能顯得合理，但應避免這種做法。如果確實發生了，離職員工的憤怒可能比員工得知離職面談中的機密批評被傳播的後果來得輕微。這種情況會阻礙未來員工提供真實反饋的意願。
錯誤四：沒有跟進反饋。
為什麼重要－如果從離職面談中獲得的寶貴見解沒有得到落實，員工可能會覺得他們的反饋被忽視，從而導致士氣和對組織的信任度下降。
錯誤5：沒有提供結束語或感謝。
為什麼重要－感覺不受重視或未克服困難的員工可能會對公司抱持負面情緒，影響他們未來的看法和潛在的建議。結束語和表達感激之情有助於留下正面的最終印象。
離職面談時可以問的 15 個問題
在與員工進行離職面談時建議提出哪些問題？在完成這份結構化問卷時，應抓住重點並取得可用於評估的資料。
如果準備充分，就可以平靜地進行討論，從而消除談話緊張或敷衍的機會。換句話說，它創造了一個有成效的過程。
以下是您可以在公司中使用的一些基本離職面談範例問題；
問題1：為什麼決定離開公司？
目的：如果是自願的，這可以提供特定員工離職的理由。
問題 2：事情有何不同可讓您留下來？
目的：即使現在無能為力，這也可能有助於保留未來的員工。
問題 3：您之前是否表達過任何批評？
目的：員工是否沒有受到關注，或者他/她是否因為結構干擾溝通而感覺自己不被理解？這可以幫助輕鬆找到原因。
問題 4：您在入職方面的經驗如何？
目的：此問題可以幫助確定組織是否已準備好讓員工在加入公司後立即取得成功。
問題 5：您能描述一下您與經理或主管的融洽關係嗎？
目的：了解關係或監督的關鍵領域是否需要修改。
問題6：您如何形容團隊氛圍？
目的：組織文化是否會對員工留任產生負面影響？確定我們的文化是否需要維護或改進。
問題7：面試過程符合您對該職位的期望嗎？
目的：這有助於瞭解你的招募來源或招聘程序是否有不足之處。
問題8：您覺得我們為您勾勒出一條合適的職涯道路嗎？
目的：員工是否因績效而離職？您能否更有效地支持員工的發展規劃？
問題9：您會推薦您的朋友到我們組織工作嗎？
目的：在您的雇主品牌建立中，您對前員工向您的公司推薦潛在求職者的信心有多大？
問題10：您能描述一下公司的企業文化嗎？
目的：這可以幫助確定您是否需要闡明、增強或發現如何實施公司價值觀或企業文化。
問題 11：我們可以直接從您收集哪些見解來改善保留工作？
目的：透過直接詢問員工，您可以從源頭獲得更多見解。
問題12：招募接班人時應注意哪些事項？
目的：了解該職位可能需要的領域，或了解可以增強該職位的領域。
問題 13：您對為您的職涯發展提供的支持和資源的滿意度如何？
目的：評估員工成長和技能提升的資源和支持是否足夠。
問題14：您認為您的貢獻和成就是否得到了充分的認可和讚賞？
目的：衡量組織內的認可和獎勵水平，並確定員工認可計劃中需要改進的領域。
問題 15：您在公司工作期間是否遇到任何您認為可以解決以提高員工整體滿意度的具體挑戰或障礙？
目的：了解公司內部可能影響員工滿意度和留任率的潛在痛點或改善領域。
請記住，這些離職面試問題中有一系列完全不同的主題。離職面談的運用不應僅圍繞員工的離職。這是您了解員工生命週期各個面向的最佳時機。這些都會影響保留率，並有望提高保留率。
每次離職面談都應該使用相同的問題嗎？
是的。使用相同的問題有助於評估和分析結果的一致性。事先做好充分準備是好事。
這意味著，如果基於相同的問題出現相同的批評，則可能立即表明出現了問題。其次，它有助於驗證已實施的一些措施是否後來在其他前僱員的反饋中得到體現。
一般來說，在這些流程中保持這種一致性意味著在處理離職流程時可以遵循有效的最佳實踐。因此，任何充當人力資源角色的工具或系統都非常有幫助，因為：
- 可儲存問卷
- 可以保留所有調查結果的記錄
- 可以檢查流程中的每一步是否有系統地完成。
考慮將離職面談與離職流程結合起來
員工離職不是你能控制的，因為這種情況隨時都可能發生。
但如何擺脫他們完全在你的能力範圍內。值得注意的是，雖然結構化的離職面談很不錯，但您需要確保整個過程是順利的。
透過永捷集團，您可以確保離職與入職一樣有效率。您可以簡化您的離職流程，並從我們的專家那裡獲得寶貴的見解。確保離職員工無縫過渡並立即改善您的組織策略。立即聯絡我們！