簡介
作為一個企業家，了解和監督您公司的財務狀況，對於企業的成長是至關重要。這就是為什麼記賬對任何企業來說都是如此重要。如果您的企業剛剛起步，您可以自行追蹤您的財務狀況。如果您期望將更多的時間用於核心業務，您可以考慮將您的記賬工作外判給專業人士，例如永捷。
在這篇文章中，我們將列出9個記賬技巧，幫助所有小企業追蹤自己的財務狀況。
你將學到什麼？
什麼是簿記？
簿記是記錄企業財務交易的過程，包括企業的銷售、採購和付款。該程序應包括追蹤收入和支出。會計師和簿記員會運用電子表格來記錄所有以上的活動。他們還會承擔更複雜的責任，例如開發票、支付賬單、準備報稅、追蹤關鍵績效指標 (KPI)，以及為預算和支出規劃提供足夠的信息。
9個小企業必須知道的記賬技巧
以下是有一些關於小型企業記賬的的技巧：
1. 追踪所有的付款
記下每一項付款以及付款或收款的時間，這樣您就可以在需要時迅速找到它們。
通過保持詳細的實體記錄，便能保留公司所有的重要的文件。您需要保留投資者的收據，或者保存您最近購買的網絡廣告的電子郵件收據。在納稅季節的時候，您便會慶幸之前曾紀錄這些文件。此外，以上紀錄還有助於您通過記錄所有的索賠，便能獲得申報合法商業費用的全部稅收利益。
2. 選擇一種會計方法
您的簿記將作為您的會計的基礎。儘早決定您將使用哪種方法進行記賬是至關重要的，您應該從一開始就謹慎選擇。傳統會計在發票的日期記錄收入和支出。相反，現金收付會計會在您實際收到或支付款項的日期記錄款項。小型公司一般使用現金收付會計的形式，因為它更有利於和減少您需要為尚未收到的款項而交稅的風險。
3. 避免逾期付款
及時付款並為您的顧客設定一個付款期限，以便您能有效地追蹤他們的付款。注意任何逾期付款者，如果他們繼續不付款，必須避免與他們合作。因此，您必須在與顧客合作前，進行信用控制，這將有助於小型企業保持健康的現金流動。
4. 監測可變動的支出
我們建議您按周而不是按月來追蹤您的可變動支出，但是分析這些費用依然可以按月來進行。
如果您經營的是電子商務業務，季節性可能會影響您的財務，例如，營銷等領域的分配預算可能會受到季節性影響。當涉及到農曆新年和聖誕節等競爭激烈的銷售期時，這時的競爭會更加激烈，因此，您在數碼廣告所投放的額外營銷支出，將影響您產品的價格。
由此可見，您應該密切關注營銷預算等支出，以確保您對這種波動感到滿意，如果需要，便在月底前立即採取行動。
5. 監測現金流動
您有足夠的資金來繼續運營嗎？您目前的財務狀況是怎樣的？您如何能運用這筆資金？為了回答這些問題，您必須定期管理您的現金流動。
一些企業家認為，賺取一定數量的收入意味著他們的銀行賬戶裡有那麼多錢。然而，您的現金流動還包括日常採購和其他公司成本。因此，您必須清楚掌握您的現金流動，使您能夠做出更合理的經濟決策。
6. 整理所有銀行賬單和發票
確保您保存所有的銀行對賬單和發票（購買和銷售）都是最新的，並按照時間順序排列。否則，您的記賬員將需要使用更多的時間，追蹤支出和歸類以上文件。如果有些文件因缺乏整理而遺失了，您可能會因逾期申報而被罰款。
因此，您必須把已支付的的發票（即是您欠的金額）的文件放在一個地方，與未支付的發票和文件分開，並按供應商名稱的字母順序歸檔。您一定要記得在付款後轉移至已支付的賬單。按時間順序將發票從最低到最高的未付金額進行編號，確保您能有效地追蹤它們。
7. 每月進行一次審查
雖然您應該每天和每週都進行記賬，但不要忘記每個月翻閱一次賬本。以下是如何進行每月審查的方法：
檢查您的成本
作出商業決定對企業家來說必定是有壓力的。運用您的每月審查有助審視公司在上個月的行動，以及您如何在未來更好地利用這些支出。從而考慮您如何可以改善公司的現金流動，以確保您的公司每天都能順利運行。
檢查您公司的財務狀況
您應該每個月檢查公司的整體健康狀況，以便更好地了解整體的情況和公司的進展。確保您已經記錄了所有的支出，然後考慮從下個月將如何作出財務決策或更改。如果您負責處理任何新的活動或預測，首先必須檢查一下公司的財務狀況，了解它們是否影響您的成本、銷售或兩者。
進行適當的修改
每家公司都有一個獨特的商業模式，對一家公司有效的東西也可能對您不適用。這就是為什麼你必須要每月進行一次審查，這樣您就能了解您的收入和成本是否需要一套不同的記賬需求。如果您的公司只需要每月的總體銷售額，是否真的有必要記錄和追蹤您每個訂單。在以上的情況下，簡化步驟，並檢查每月的銷售統計可能會更簡單。
8. 選擇您的會計軟件
雲端會計已經在小型企業和初創企業中廣泛運用，因為它有許多優點。市場上存在許多替代方案，而企業正不斷尋找最適合其需求的平台。 Xero 無疑是最好和最受歡迎的會計軟件之一，因為它提供了5個主要的好處：
- 即時製作財務報告以供決策使用
- 與個別需要的應用程序連結、提供客製化的體驗
- 通過同步銀行信息，減少人手操作
- 瀏覽和分析數據方式的靈活性
- 全球公認的安全平台
如需要探索Xero會計軟件更多精彩功能和更新，請訪問www.xero.com 。
9. 外判您的簿記
如果您的公司是一家初創公司，剛剛起步，選擇自己記帳可能更具成本效益。隨著企業的進展，您必須記錄每週投入於記帳的時間，並把自己記帳的時間成本，與外判給專業公司記帳的成本相比較。一個稱職的記賬員可能在幾個小時內就完成了每月的審計工作，所以您必須考慮聘用如永捷的專業公司所提供的會計服務。
作為Xero的認證顧問和白金合作夥伴，以及使用和提供雲端會計解決方案的豐富經驗，我們有信心提供量身定制的體驗和高質量的Xero諮詢服務，以幫助您的企業的會計和簿記，包括：
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