Pemprosesan gaji di Malaysia memerlukan pemahaman yang mendalam tentang undang-undang tempatan, undang-undang buruh dan sensitiviti budaya. Untuk mengekalkan pematuhan yang ketat di samping memastikan operasi yang bersih, adalah penting bagi syarikat untuk menjalankan pembayaran gaji dengan betul. Panduan di bawah menggariskan elemen-elemen penting sistem dan pengurusan gaji di Malaysia.
Isi Kandungan
Pendaftaran
Di Malaysia, semua majikan dikehendaki mendaftarkan pekerja mereka dengan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN). Tidak kira saiz perniagaan dan bilangan pekerja, pendaftaran untuk semua pekerja adalah wajib.
Pendaftaran majikan: Syarikat yang menggaji pekerja di Malaysia mesti mendaftar dengan LHDN untuk tujuan cukai, KWSP untuk dana persaraan mandatori, dan SOCSO untuk faedah insurans.
Pendaftaran pekerja: Pekerja baru perlu didaftarkan dengan kedua-dua KWSP dan SOCSO untuk memastikan mereka layak mendapat manfaat yang sewajarnya.
Komponen Gaji
Gaji pekerja di Malaysia terdiri daripada tiga komponen utama iaitu gaji asas, elaun dan kerja lebih masa.
Gaji asas adalah jumlah asas yang dipersetujui dalam kontrak pekerjaan. Ini adalah jumlah yang dijamin akan dibayar kepada pekerja, tanpa mengira faktor-faktor lain.
Elaun adalah pembayaran tambahan yang diberikan kepada pekerja seperti elaun perumahan, elaun pengangkutan dan elaun perubatan.
Kerja lebih masa ialah bayaran untuk kerja yang dilakukan di luar waktu kerja biasa, yang biasanya 1.5x hingga 2x kadar per jam.
Potongan Statutori
Potongan statutori adalah potongan wajib yang majikan perlu membuat daripada gaji atau upah pekerja seperti yang ditetapkan oleh undang-undang dan peraturan kerajaan.
Cukai pendapatan: Ini adalah potongan di sumber, biasanya dirujuk sebagai PCB (Potongan Cukai Bulanan) atau Potongan Cukai Bulanan. Jumlah cukai pendapatan yang ditolak bergantung kepada gaji pekerja dan jika terdapat pelepasan cukai atau potongan cukai, pembayar cukai berhak mendapatkan bayaran balik daripada pemfailan cukai pendapatan tahunan.
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP): Ini adalah skim simpanan persaraan wajib untuk semua pekerja di Malaysia. Pekerja dan majikan menyumbang sebahagian daripada gaji pekerja kepada KWSP. KWSP boleh dikeluarkan pada usia 55 tahun.
Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO): PERKESO menyediakan faedah kepada pekerja dalam kes kemalangan, kecederaan, atau penyakit yang berkaitan dengan kerja. Majikan dan pekerja menyumbang peratusan gaji pekerja kepada PERKESO.
Sistem Insurans Pekerjaan (SIP): SIP ialah skim jaminan sosial yang direka untuk melindungi pekerja yang menghadapi kehilangan pekerjaan dan jumlah pampasan atau elaun yang berfungsi sebagai bantuan kewangan sementara.
Kelayakan Cuti
Pekerja di Malaysia berhak mendapat cuti wajib yang berbeza-beza bergantung pada tahun perkhidmatan pekerja dan spesifik kontrak pekerjaan. Kelayakan cuti yang paling biasa ialah:
Cuti tahunan: Ini adalah cuti berbayar yang boleh diambil oleh pekerja untuk bercuti atau sebab peribadi yang lain. Jumlah kelayakan cuti tahunan berbeza-beza, iaitu 8 hari setahun untuk pekerja yang mempunyai kurang daripada 2 tahun perkhidmatan dan ia meningkat mengikut tahun perkhidmatan pekerja.
Cuti sakit: Ini adalah cuti berbayar yang boleh diambil oleh pekerja jika mereka sakit atau cedera. Jumlah kelayakan cuti sakit berbeza-beza seperti berikut 14 hari setahun untuk pekerja yang mempunyai perkhidmatan kurang daripada 1 tahun dan ia meningkat mengikut tahun perkhidmatan pekerja. Dalam kes hospitalisasi, pekerja berhak mendapat cuti sakit selama 60 hari.
Cuti bersalin: Pekerja wanita berhak mengambil cuti bersalin sebelum dan selepas bersalin. Ibu yang layak berhak mendapat cuti bersalin bergaji selama 98 hari selepas bersalin.
Faedah dan Elaun
Selain daripada gaji asas, majikan boleh menawarkan pelbagai faedah dan perquisites kepada pakej pampasan pekerja mereka:
Insurans Perubatan dan Kesihatan: Ini dapat membantu menampung kos penjagaan perubatan, termasuk lawatan doktor, penginapan hospital dan ubat preskripsi.
Elaun Pengangkutan: Ini boleh membantu dalam pampasan perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan pergi dan balik kerja.
Bonus: Biasanya dibayar sama ada secara tahunan atau bergantung pada prestasi, ini boleh memberikan dorongan kewangan yang besar.
Elaun Telefon: Ini adalah elaun yang dibayar kepada pekerja untuk menampung bil telefon mereka.
Elaun Bekerja dari Rumah: Ini adalah peruntukan kewangan yang diberikan kepada pekerja untuk menanggung kos yang berkaitan dengan menubuhkan pejabat di rumah, termasuk seperti sambungan internet, penggunaan elektrik, dan bekalan pejabat.
Elaun Cuti Tahunan Berbayar: Menggambarkan jumlah hari yang pekerja berhak cuti setiap tahun dengan bayaran penuh, faedah ini boleh menjadi penting bagi pekerja yang mencari penenangan, pembaharuan, atau peluang untuk melancong melawat keluarga atau meneroka destinasi baru.
Kitaran Pembayaran Gaji Malaysia
Kitaran pembayaran gaji yang paling biasa di Malaysia adalah bulanan, dengan gaji dibayar pada atau sebelum hari ke-7 bulan berikutnya.
Bagaimanapun, sesetengah syarikat mungkin memilih untuk menggunakan kitaran gaji alternatif, seperti dua mingguan atau mingguan, terutamanya untuk pekerja sambilan atau berbayar sejam. Jadual pembayaran yang lebih kerap ini selaras dengan waktu kerja dan struktur pampasan yang berubah-ubah yang sering dikaitkan dengan peranan sedemikian.
Pencatatan Rekod
Perniagaan yang menggaji atau menggunakan pekerja sepenuh masa atau separa masa adalah wajib untuk mengekalkan dokumentasi untuk semua rekod gaji. Rekod gaji meliputi butiran peribadi pekerja, surat tawaran, slip gaji bulanan, bukti pembayaran EPF dan Socso, dan rekod cuti. Adalah penting untuk menyimpan semua dokumen ini untuk tempoh minimum tujuh tahun. Berikut adalah dokumen penting yang perlu disimpan:”
Maklumat peribadi: Ini termasuk nama pekerja, alamat, kad pengenalan, maklumat hubungan, dan maklumat hubungan kecemasan.
Surat Tawaran: Kontrak tersebut menggariskan terma perkhidmatan serta gaji asas, faedah, skop kerja dan lain-lain.
Slip Gaji: Slip gaji harus dikeluarkan kepada pekerja secara tetap, dan ia harus menunjukkan gaji pekerja, potongan, dan gaji bersih pekerja.
Potongan cukai: Jumlah cukai yang dipotong daripada gaji pekerja perlu direkodkan.
Caruman KWSP dan PERKESO: Sumbangan pekerja kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial Pekerja (PERKESO) perlu direkodkan.
Rekod-rekod cuti: Kelayakan cuti dan penggunaan pekerja harus dirakamkan.
Penamatan Kerja dan Bayaran Akhir
Bayaran akhir diberikan kepada pekerja apabila pekerja diberhentikan, meletak jawatan, atau ditamatkan perkhidmatan. Bayaran akhir ini terdiri daripada yang berikut:
Gaji terakhir yang diterima: Ini adalah gaji yang dibayar kepada pekerja untuk bulan terakhir bekerja mereka.
Konversi cuti tahunan yang tidak digunakan: Jika pekerja mempunyai baki cuti tahunan yang belum digunakan, ia harus ditukar kepada gaji.
Bayaran balik untuk harta syarikat: Pekerja mesti mengembalikan harta syarikat seperti komputer riba, telefon bimbit, kereta, atau aset lain yang dimiliki oleh syarikat.
Manfaat-manfaat lain komisen atau bonus seperti yang dinyatakan dalam kontrak: Ia harus dibayar sebagai sebahagian daripada bayaran akhir mereka.
Pematuhan dan Pelaporan
Majikan di Malaysia dikehendaki melaporkan kepada beberapa badan berkanun secara berkala. Berikut adalah beberapa laporan yang majikan dikehendaki untuk menghantar:
Potongan cukai bulanan kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN): Potongan cukai bulanan perlu dibayar kepada LHDN secara bulanan.
Sumbangan bulanan ke Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO): Sumbangan majikan dan pekerja mesti dibuat kepada badan berkanun secara bulanan.
Penyerahan tahunan borang EA: Majikan perlu menyediakan borang EA kepada pekerja untuk tujuan penyerahan tahunan bagi tujuan cukai pendapatan pekerja.
Technologi dan Perisian
Pembayaran gaji ialah proses yang kompleks dan memakan masa, oleh itu adalah penting untuk menggunakan sistem yang boleh mengautomasikan proses tersebut. Perisian gaji mempunyai banyak faedah yang boleh membantu majikan mengurangkan kesilapan manusia:
Perisian penggajian ini boleh meningkatkan kecekapan dengan menjalankan tugas-tugas secara automatik seperti:
- Mengira gaji dan upah
- Potongan cukai dan caruman
- Menjana slip gaji
- Penyerahan laporan kepada badan berkanun
- Pengurusan permohonan cuti
- Menjejak waktu pekerja
Menyumber Luar Pembayaran Gaji Malaysia
Banyak syarikat di Malaysia memilih untuk menyerahkan fungsi penggajian mereka kepada pakar. Jimat masa dan kos dapat dicapai apabila memilih pilihan ini kerana ia membantu memproses gaji dengan cekap dan patuh undang-undang.
Fastlane Group terkenal sebagai pentadbir gaji yang disenaraikan sebagai pilihan utama, kami menggabungkan pengalaman yang luas dengan penyelesaian perisian gaji terkini. Dengan profesionalisme kami, anda akan mengalami pengalaman yang lancar tanpa sebarang gangguan dan memenuhi semua keperluan dengan lancar.
Kesimpulannya
Kerumitan pemprosesan dan pentadbiran gaji di Malaysia boleh kelihatan menakutkan. Bagaimanapun, dengan bekerjasama dengan rakan kongsi yang dipercayai seperti Fastlane Group, perniagaan boleh mengharungi landskap ini dengan cekap dan yakin. Bercakap dengan pakar kami atau jadualkan mesyuarat sekarang.