4 Tips to Elakkan Kesilapan Pengurusan Gaji

4 Tips untuk Mengelakkan Kesilapan Pengurusan Gaji

Hubungi Kami

HR & Gaji

Pengurusan gaji merujuk kepada penghitungan pekerja untuk perkhidmatan mereka. Di samping itu, ia mencerminkan dedikasi syarikat kepada pekerjanya, pematuhan kepada peraturan kerajaan dan pengurusan rekod kewangan.

Oleh itu, adalah perlu untuk mempunyai sistem gaji yang mesra pengguna dan berkesan yang akan memudahkan perniagaan anda berjalan tanpa gangguan. Pengurusan gaji yang betul memberi kelegaan yang ketara kepada majikan sekali gus membolehkan mereka menumpukan perhatian kepada peningkatan perniagaan. Dengan artikel ini, kami berusaha untuk menjelaskan dengan jelas kepentingannya dan membantu dalam mengoptimumkan pengurusan gaji.

1. Mengapa anda perlu mengoptimumkan pengurusan gaji?

Pengurusan gaji sangat beroperasi dan melibatkan prosedur seperti urus niaga gaji, sistem kawalan masa, perubahan dalam pengambilan baru / perletakan jawatan pekerja; manakala pematuhan kepada undang-undang tempatan. Walau bagaimanapun, kebanyakan pasukan terpencil berada dalam zon waktu dan negara yang berbeza. Selain itu, ini menjadikan senarai gaji sebagai urusan yang rumit apabila melibatkan undang-undang cukai, peraturan buruh, peraturan keselamatan sosial dan cara pembayaran dan mata wang. Untuk kekal mematuhi undang-undang tempatan yang sentiasa berubah, adalah penting bagi mana-mana perniagaan menyemak dan mengoptimumkan proses pengurusan gaji dengan kerap. Kegagalan untuk mematuhi boleh membawa kepada penalti.

Di samping itu, pengurusan gaji yang betul merupakan faktor penting dalam kadar pengekalan. Kajian menunjukkan bahawa, secara purata, 43% pekerja berhenti jika majikan mereka melambatkan gaji secara berterusan atau setiap kali membuat kesilapan untuk membayar mereka.

Elakkan Kesilapan Pengurusan Gaji dengan FastLane

2. Bagaimana untuk mengoptimumkan pengurusan gaji jauh anda?

2.1 Merancang prosedur dan dasar yang komprehensif

Walau bagaimanapun, apabila syarikat anda berkembang, set prosedur dan dasar bertulis akan menghalang anda daripada membuat kesilapan senarai gaji dan membantu menguruskannya walaupun bekerja dari jauh.

Prosedur dan dasar ini mesti memperincikan cara anda merancang untuk:

  • Dapatkan dan Sahkan Data Pekerja Anda
  • Secara kerap, susun dan simpan dokumen penting seperti kontrak, borang cukai, slip gaji dsb.
  • Kekerapan membuat pembayaran/bilangan pembayaran setahun
  • Jejaki masa dan kehadiran
  • Bagi setiap pekerja, sesuaikan mata wang syarikat anda berdasarkan lokasi geografinya
  • Pilih Pilihan Pembayaran (Deposit Langsung/Pemindahan/Bayar Kad/Cek)

2.2 Memastikan pematuhan peraturan dan peraturan tempatan

Selalunya, adalah penting untuk mematuhi kategori dan membayar pekerja (kontraktor atau sepenuh masa) secara patuh untuk mengelakkan sebarang kemungkinan isu undang-undang akibat kesilapan atau salah faham. Walau bagaimanapun, kontraktor menerima bayaran untuk menjalankan projek tertentu dan tiada bayaran tambahan lain. Pekerja sepenuh masa menerima gaji, majikannya membayar cukai dan untuk keselamatan sosial serta dia menikmati faedah masa bergaji.

Sebaliknya, pematuhan gaji berbeza-beza antara negara dan negeri yang berbeza. Kadangkala sukar untuk diikuti apabila setiap wilayah mempunyai peraturan, peraturan dan keperluan yang berbeza. Pastikan anda mendapat maklumat terkini tentang cara menyediakan senarai gaji di setiap lokasi yang anda sewa supaya syarikat anda boleh mengelakkan penalti kos tinggi serta tindakan undang-undang. Untuk mengelak daripada dikenakan penalti kerana ketidakpatuhan, pastikan anda menyemak dengan undang-undang tempatan dari semasa ke semasa, kerana ia berubah yang mungkin menjejaskan gaji.

2.3 Gunakan alatan berasaskan awan

Xero ialah salah satu alat berasaskan awan yang telah mengubah kerja jauh di pelbagai kawasan, dan ia telah dilihat dengan kesan nominal pada membayar pekerja dalam talian. Sistem automatik memudahkan pasukan menambah baik persediaan dan pengurusan senarai gaji, oleh itu meningkatkan kecekapan dan produktiviti.

Ciri Pentadbir Gaji Xero menghalang kakitangan yang tidak dibenarkan daripada mengakses fungsi gaji mereka dan maklumat sensitif pekerja. Selain antara muka yang mudah digunakan, Xero menyediakan beberapa ciri tambahan seperti pengiraan cukai dan potongan cuti hanya untuk menamakan beberapa yang menjadikannya lebih berharga.

2.4 Gunakan organisasi profesional dengan kepakaran tempatan

Platform automasi gaji memudahkan proses tetapi kepentingan pengetahuan tempatan dalam mengendalikan senarai gaji tidak boleh dipandang remeh. Memandangkan dinamik persekitaran kerja hari ini, majikan harus membayar pekerja mereka tepat pada masanya dan mematuhi undang-undang. Di situlah FastLane melangkah masuk. Dengan pengetahuan tentang perundangan tempatan, pasukan HR kami yang berpengalaman akan membawa anda melalui rupa bumi yang dinamik. Bertenang kerana pakar kami yang berpengalaman akan mengendalikan senarai gaji anda secara profesional, memastikan anda berasa selesa dan yakin.

3. Bagaimanakah FastLane boleh membantu?

Apabila boleh, FastLane menggunakan teknologi moden untuk memudahkan pembayaran gaji yang bermanfaat kepada pelanggan kami yang dihormati. Proses penggajian automatik kami memastikan kecekapan yang hebat; ia menghapuskan kesilapan penggajian dan kesilapan pentadbiran, membawanya ke platform awan/dalam talian yang selamat. Akibatnya, pemilik perniagaan dapat menumpukan perhatian di mana syarikat membuat keuntungan. Alami kemudahan dengan keselesaan anda hari ini – buat pesanan hari ini!

Introduction


Payroll management is the system by which employers compensate their employees monetarily for work done. Furthermore, businesses need to show their dedication to employees, follow government regulations and maintain organization among financial records.

 

To keep your business running smoothly, it’s important to have an efficient payroll system that is easy to use. Having the right payroll management, employers can achieve a sense of relief and more time to focus on developing their business. Thus, this article will explain why payroll management is important and how you can optimize the process.

 

What you’ll learn:

1. Why do you need to optimize payroll management?

2. How to optimize your payroll management?

    2.1 Plan for comprehensive procedures and policies

    2.2 Ensure compliance with local rules and regulations

    2.3 Use cloud-based tools

    2.4 Employ professional organizations with local expertise

3. How can FastLane help?

Why do you need to optimize payroll management?


Payroll management is process-oriented and detail-heavy, handling things like payroll transactions and time control systems while always being aware of potential changes (new hires, resignations) — all the while following local laws. Although, the majority of remote teams are situated in distinct time zones and countries. This makes payroll complicated when it comes to taxes, labor rules, social security laws, and payment methods and currencies. To stay compliant with ever-changing local regulations, it is critical that companies revisit and optimize their payroll management process on a regular basis. If you don’t comply, you may be subject to penalties.

 

In addition, payroll management also has an effect on employee retention. According to studies, if an employer frequently pays their employees late or with the wrong amount, 43% of those workers would leave. 

4 Tips to Avoid Payroll Management Mistakes | Payroll | FastLane

.

How to optimize your remote payroll management?


1. Plan for comprehensive procedures and policies

Because managing payroll remotely can be complicated, having written procedures and policies will help you prevent errors and ensure compliance as your company grows. 

 

These procedures and policies must detail how you plan to:

  • Get and confirm your employees’ data
  • Keep important documents like contracts, tax forms, and pay slips organized and accessible
  • Determine the frequency of making payments and the number of payments every year
  • Track time and attendance
  • Adapt your company’s currency according to every employee’s geographical location.
  • Choose a payment method (direct deposit, transfer, pay cards, or checks)

 

2. Ensure compliance with local rules and regulations

Without exception, it is critical to compliantly categorize and pay employees (contractors or full-time) to sidestep any potential legal issues that could arise from errors or misconceptions. Contractors are only paid for specific projects, have a set price, and receive no additional benefits. Full-time employees are paid a wage, their employers cover their taxes and social security, and they’re eligible for benefits and paid time off. 

 

Payroll compliance differs depending on the country and state. With different rules, regulations, and requirements in each area, it can be tough to keep up. Avoid costly penalties and legal action by ensuring your business is up-to-date on how to set up payroll in every location you hire for. Check local laws often for changes that might affect payroll, so you can avoid penalties for non-compliance.

 

3. Use cloud-based tools

Cloud-based tools like Xero are slowly taking over different aspects of remote work, and payroll management is one area that has been significantly impacted. Through simplifying and hastening payroll setup and management, automated payroll systems help teams to enhance efficiency and upgrade productivity.

 

Xero’s Payroll Admin feature guarantees that only those with the proper permission can use its payroll features and view employees’ sensitive data. In addition to being easy to use, Xero also offers a number of helpful add-ons, like tax calculation and leave deductions.

 

4. Employ professional organizations with local expertise

Although a payroll automation platform facilitates the process, local expertise is critical to managing payroll. With the changing landscape of work, it is now more important than ever for companies to correctly pay their employees in compliance with local laws and on time. This is where FastLane can help. Our locally based HR experts will aid you in following changing domestic laws and regulations. With our experienced specialists, you will feel confident about knowing your payroll is being managed correctly.

4 Tips to Avoid Payroll Management Mistakes | Payroll | FastLane

.

How can FastLane help?


FastLane offers payroll services to assist our clients by utilizing online payroll tools to automate HR and payroll-related tasks. We automate and handle various aspects of the traditional payroll and HR process by moving our clients’ tedious payroll and administrative work to an online platform. This would improve the payroll process which makes it easier and more efficient to get your employees paid, lowering expenses and allowing you to focus on the key business activities that make your business profitable. Get started and contact us today!



hello there